RODO archiwizacja dokumentów i ochrona danych firmy
Archiwum firmy to dane kontrahentów, pracowników i finansów. Poniżej opisujemy, jak Archiwizacje chroni te dane i jak pomaga spełnić obowiązki z RODO, przede wszystkim zasadę ograniczenia przechowywania.
Archiwizacja dokumentów zgodnie z RODO
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO wymaga, żeby dane osobowe przechowywać nie dłużej, niż jest to potrzebne. Dla dokumentów firmowych ten czas wyznaczają przepisy o rachunkowości, podatkach i dokumentacji pracowniczej. Archiwizacje zapisuje termin przy każdym dokumencie, przypomina o jego upływie i dokumentuje zniszczenie w protokole.
- Termin przechowywania z podstawą prawną przy każdej pozycji.
- Terminarz dokumentów z danymi osobowymi, którym minął okres.
- Protokół brakowania jako dowód usunięcia danych.
- Eksport ścieżki audytu dla inspektora ochrony danych.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Przetwarzamy dane z Twojego archiwum w Twoim imieniu, więc zawieramy umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO. W planie Enterprise zawieramy indywidualną umowę powierzenia, dopasowaną do wymagań Twojego działu IT.
Zabezpieczenia techniczne
- Szyfrowanie połączeń TLS i szyfrowanie danych w spoczynku.
- Kopie zapasowe w osobnej lokalizacji.
- Wersje plików zachowane, podmiana pliku zostawia wpis w historii.
- Dedykowana instancja w planie Enterprise.
Kto ma dostęp do dokumentów
- Każda osoba ma własne konto, bez kont wspólnych.
- Uprawnienia według działu w planie Firma i wyższych.
- Logowanie SSO: SAML, Microsoft Entra ID, Google Workspace w planie Organizacja i Enterprise.
- Zatwierdzanie brakowania przez dwie osoby w planie Organizacja.
Ścieżka audytu bez edycji
Każda operacja na dokumencie zapisuje się z osobą i czasem: dodanie, zmiana, wypożyczenie, zwrot, wydanie i brakowanie. Wpisów nie da się zmienić ani usunąć, także z kontem administratora.
Twoje dane zostają Twoje
Eksportujesz cały rejestr, ścieżkę audytu i skany w każdej chwili. Po zakończeniu umowy dane usuwamy w terminie opisanym w regulaminie.
Pytania dotyczące bezpieczeństwa
Pytania działu IT i inspektora ochrony danych prześlij na kontakt@archiwizacje.pl.