Archiwum zakładowe w firmie prowadzone w jednym programie
Archiwum zakładowe przyjmuje akta z działów, przechowuje je przez wymagany okres, udostępnia i brakuje. W wielu firmach robi to jedna osoba obok innych obowiązków. Archiwizacje daje jej rejestr, terminy i dokumenty, które zwykle przygotowuje się ręcznie.
Przyjmij teczkę do archiwum zakładowego i zobacz jej termin
Wybierz rodzaj dokumentu przekazanego z działu, wpisz datę i dodaj pozycję do rejestru. Archiwum od razu pokazuje datę końca przechowywania z przepisem i status pozycji. W koncie tak samo przyjmujesz całe spisy zdawczo-odbiorcze z komórek, a terminarz zbiera wszystko, co przejdzie do brakowania.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Archiwum zakładowe a składnica akt
Nazwa archiwum zakładowe dotyczy przede wszystkim jednostek, które wytwarzają materiały archiwalne, czyli dokumentację kategorii A. W pozostałych firmach to samo miejsce nazywa się zwykle składnicą akt. Zadania są podobne: przyjęcie akt, ewidencja, przechowywanie, udostępnianie i brakowanie. Ile kosztuje wykonywanie ich przez archiwistę na etacie, firmę zewnętrzną albo własnego pracownika z programem, policzyliśmy w tekście o koszcie prowadzenia archiwum zakładowego.
Przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych
- Dział przekazuje teczki ze spisem zdawczo odbiorczym, a pozycje trafiają do rejestru z lokalizacją.
- Każda teczka dostaje sygnaturę i kategorię z JRWA.
- Okres przechowywania liczy się z reguły przypisanej do kategorii albo do rodzaju dokumentu.
- Spis zdawczo odbiorczy generujesz z rejestru, bez przepisywania.
Własny jednolity rzeczowy wykaz akt
W planie Firma i wyższych wgrywasz własny JRWA: symbole klasyfikacyjne, hasła i kategorie A, B5, B10, B50, BE. Dokument przypisany do symbolu dziedziczy kategorię i okres. Zmiana w wykazie przelicza terminy w całym archiwum.
Wypożyczenia i karta udostępnień
- Kto wziął akta, z którego działu, kiedy i na jak długo.
- Przypomnienie o zwrocie wysyłane mailem.
- Pełna historia udostępnień każdej teczki w ścieżce audytu.
- Uprawnienia według działu: kadry nie widzą dokumentów zarządu, a księgowość akt osobowych.
Brakowanie w archiwum zakładowym
Terminarz pokazuje teczki, którym kończy się okres. Spis dokumentacji do brakowania i protokół generujesz do PDF, a teczki kategorii A nigdy nie trafiają na listę. W jednostkach, które tego wymagają, spis służy do wniosku o zgodę archiwum państwowego. Zakład produkcyjny trzyma w tym samym archiwum komplety, które mają własny termin, na przykład dokumentację techniczną maszyn przez 10 lat od ostatniej sztuki.
Archiwum w kilku miejscach
Część akt leży w biurze, część w piwnicy, a część u zewnętrznego przechowawcy. W planie Organizacja prowadzisz wiele lokalizacji i spółek na jednym koncie, a rejestr pokazuje, gdzie fizycznie leży każda teczka.
Uporządkuj archiwum zakładowe
Zaimportuj obecny spis teczek, przypisz kategorie i zobacz terminy.