Ile kosztuje prowadzenie archiwum zakładowego
Archiwum zakładowe ma cztery stałe zadania: przyjmuje akta z działów, prowadzi ich ewidencję, udostępnia je pracownikom i kontrolerom oraz brakuje dokumentację, której termin minął. Każde z nich wymaga czyjegoś czasu, a koszt prowadzenia archiwum to w praktyce koszt tego czasu plus miejsca.
Tak wyglądają trzy sposoby, w jakie firmy to organizują. Kwoty są netto, w skali roku.
| Wariant | Co płacisz | Koszt roczny |
|---|---|---|
| Archiwista na pełnym etacie | wynagrodzenie około 5 800 zł brutto miesięcznie (mediana z portali płacowych) plus około 20% składek pracodawcy | około 83 600 zł |
| Archiwista na ćwierć etatu albo pracownik administracji z dodatkiem | część wynagrodzenia, zwykle 1 500 do 2 000 zł miesięcznie z kosztami pracodawcy | 18 000 do 24 000 zł |
| Obsługa przez firmę archiwizacyjną | praca archiwisty 45 do 120 zł za godzinę, przechowanie 9 do 12 zł za metr bieżący miesięcznie, porządkowanie i brakowanie osobno | 8 000 do 20 000 zł przy 30 metrach akt, zależnie od liczby godzin |
| Własny pracownik z programem do rejestru | abonament od 349 zł miesięcznie albo 2 088 zł rocznie i kilka godzin pracy w miesiącu | od 2 088 zł plus czas pracownika |
Stawki godzinowe i za metr pochodzą z publicznych cenników firm archiwizacyjnych, które zebraliśmy w tekście o tym, ile kosztuje przechowywanie dokumentów w magazynie akt. Wynagrodzenie archiwisty to mediana podawana przez portale płacowe dla 2025 roku. W dużych miastach i w firmach, które wymagają uprawnień archiwalnych, kwota bywa wyższa.
Pełen etat archiwisty ma sens w firmie, która co tydzień przyjmuje akta z kilku działów, codziennie wypożycza teczki i ma kilkaset metrów dokumentacji. W firmie od 20 do 200 osób archiwum to zwykle kilka godzin pracy w miesiącu i jedno brakowanie w roku. Tam etat jest najdroższą odpowiedzią na problem, którego większość stanowi brak spisu.
Jeśli mimo to szukasz osoby na etat albo na część etatu, pomaga dobrze opisane ogłoszenie o pracę z zakresem obowiązków z listy niżej. Bez niego zgłaszają się kandydaci, którzy znają archiwum państwowe, a nie firmowe.
Przykład dla firmy z 30 metrami akt i 120 pracownikami
Weźmy firmę produkcyjną: 120 pracowników, księgowość i kadry na miejscu, 30 metrów bieżących akt w piwnicy, około 300 nowych teczek i segregatorów rocznie, 40 wypożyczeń teczek w roku i jedno brakowanie. Tak wygląda rok w każdym wariancie:
| Pozycja | Etat archiwisty | Firma archiwizacyjna | Pracownik z programem |
|---|---|---|---|
| Przyjmowanie akt z działów | w etacie | 24 godziny po 120 zł, 2 880 zł | 12 godzin pracownika |
| Ewidencja i wyszukiwanie | w etacie | spis przechowawcy, wydanie teczki 15 do 35 zł, 600 do 1 400 zł | wpis przy przyjęciu, wyszukiwanie w rejestrze |
| Przechowanie | własna piwnica | 30 metrów po 9,50 zł miesięcznie, 3 420 zł | własna piwnica |
| Brakowanie raz w roku | w etacie | 3 metry po 250 zł, 750 zł | protokół z terminarza, 4 godziny pracownika |
| Niszczenie | 93 zł za 3 metry | 93 zł | 93 zł |
| Narzędzie | arkusz albo program | w cenie usługi | 2 088 zł rocznie w planie Start |
| Razem | około 83 700 zł | około 7 700 do 8 500 zł plus porządkowanie na start | około 2 200 zł plus około 20 godzin pracy |
Porządkowanie na start dochodzi w dwóch ostatnich wariantach, jeśli archiwum nigdy nie miało spisu. Za 30 metrów akt kategorii B firmy archiwizacyjne liczą od 1 500 zł w prostym wariancie do kilkunastu tysięcy przy pełnym opracowaniu. Ile to kosztuje i jak zmniejszyć zakres, rozpisaliśmy w tekście o cenie porządkowania dokumentacji za metr bieżący.
W wariancie z programem 20 godzin rocznie to mniej niż dwie godziny w miesiącu. Pracownik nie liczy terminów, bo rejestr robi to przy każdej pozycji, i nie pisze protokołu brakowania od zera, bo drukuje go z listy pozycji po terminie.
Zasady prowadzenia archiwum zakładowego, które musisz spełnić
Archiwum zakładowe obowiązkowo prowadzą jednostki, w których powstają materiały archiwalne, czyli głównie urzędy i instytucje publiczne oraz spółki, którym archiwum państwowe nadało taki status. Prywatna spółka zwykle nie ma takiego obowiązku. Ma za to obowiązki, które archiwum zakładowe albo składnica akt wykonują w praktyce: przechowuje dokumenty przez okresy z przepisów, chroni je przed utratą i niszczy po terminie z dowodem. Różnice między archiwum zakładowym a składnicą akt opisaliśmy w osobnym tekście o tym, czym składnica akt różni się od archiwum zakładowego.
Niezależnie od nazwy, dobrze prowadzone archiwum firmy spełnia sześć zasad:
- Akta przyjmuje się z działów w ustalonym terminie, najczęściej raz w roku za poprzedni rok, z listą tego, co przekazano.
- Każda teczka, segregator albo pudło ma sygnaturę, opis, daty, miejsce i koniec okresu przechowywania.
- Okres przechowywania wynika z przepisu albo z wykazu akt firmy (JRWA), a nie z pamięci pracownika.
- Każde udostępnienie teczki jest zapisane: kto wziął, kiedy i czy oddał.
- Dokumenty po terminie niszczy się z protokołem, a dokumenty potrzebne w sporze lub kontroli są wyłączone z niszczenia.
- Dostęp do akt z danymi osobowymi mają tylko upoważnione osoby, a historia zmian zostaje.
Archiwista na etacie spełnia te zasady swoją pracą. Firma archiwizacyjna spełnia je dla dokumentów, które ma u siebie, ale nie dla tych w siedzibie. Program spełnia punkty od 2 do 6 sam, a człowiek odpowiada tylko za punkt 1, czyli za odebranie akt z działów.
Kiedy etat archiwisty, a kiedy obsługa zewnętrzna
Etat archiwisty opłaca się, gdy archiwum ma pracę codziennie: kilkaset metrów akt, kilka lokalizacji, codzienne wypożyczenia, a do tego materiały kategorii A przekazywane do archiwum państwowego. Tak wygląda archiwum w szpitalu, uczelni albo dużym zakładzie. Nawet tam archiwista pracuje szybciej z rejestrem niż z arkuszem.
Obsługa zewnętrzna ma sens, gdy firma chce oddać papier z siedziby, bo brakuje miejsca albo biuro się przeprowadza. Wtedy płacisz za metr przechowania i za każde wydanie teczki. Warto, żeby firma miała przy tym własny spis z terminami, bo przechowawca zwykle nie pilnuje, kiedy dokumentację można zniszczyć, i fakturuje pudła po terminie tak samo jak pozostałe. Jak porównać takie oferty, pokazujemy w tekście o tym, jak wybrać firmę archiwizacyjną.
Własny pracownik z programem to wariant dla większości firm do kilkuset osób. Akta zostają na miejscu, terminy liczą się same, a koszt to abonament i kilka godzin w miesiącu.
Co robi program do prowadzenia archiwum zakładowego
Archiwizacje to rejestr archiwum firmy, papierowego i elektronicznego. Każda pozycja dostaje sygnaturę, miejsce i datę końca przechowywania z przepisem, na przykład 5 lat dla faktur i 10 albo 50 lat dla akt osobowych. Terminarz pokazuje, czemu termin minie za 30, 90 i 365 dni, a po terminie drukujesz spis i protokół brakowania w PDF.
W planie Firma dochodzą wypożyczenia z kartą udostępnień, własny JRWA i reguły przechowywania oraz blokada prawna, która wstrzymuje niszczenie dokumentów potrzebnych w sporze. Ścieżka audytu zapisuje, kto dodał, zmienił, wypożyczył i zniszczył każdą pozycję, więc po zmianie osoby odpowiedzialnej archiwum nie traci pamięci.
| Plan | Cena netto | Dla kogo |
|---|---|---|
| Start | 349 zł miesięcznie albo 2 088 zł rocznie | do 10 000 pozycji i 5 kont, jedno archiwum |
| Firma | 790 zł miesięcznie albo 4 740 zł rocznie | do 100 000 pozycji i 20 kont, wypożyczenia i JRWA |
| Organizacja | 1 890 zł miesięcznie albo 11 340 zł rocznie | do 500 000 pozycji i 75 kont, wiele spółek i lokalizacji |
Pełne zestawienie jest w cenniku.
Pytania o prowadzenie archiwum zakładowego
Czy prywatna firma musi prowadzić archiwum zakładowe?
Zwykle nie. Archiwum zakładowe obowiązkowo tworzą jednostki, w których powstają materiały archiwalne, czyli głównie podmioty publiczne i firmy wskazane przez archiwum państwowe. Prywatna firma musi jednak przechowywać dokumenty przez okresy z przepisów, na przykład 5 lat dla dokumentów księgowych i 10 albo 50 lat dla akt osobowych, i dlatego prowadzi składnicę akt albo rejestr archiwum.
Ile zarabia archiwista zakładowy?
Portale płacowe podają dla 2025 roku medianę około 5 800 zł brutto miesięcznie, z rozrzutem od około 5 300 do 7 700 zł. Z kosztami pracodawcy pełen etat to około 7 000 zł miesięcznie, czyli około 83 600 zł rocznie. Dlatego mniejsze firmy powierzają archiwum osobie z administracji na część czasu.
Czy prowadzenie archiwum zakładowego można zlecić firmie zewnętrznej?
Tak. Firmy archiwizacyjne prowadzą archiwum w siedzibie klienta albo przechowują akta u siebie i rozliczają się za godzinę pracy archiwisty, za metr bieżący przechowania i za każde wydanie teczki. Odpowiedzialność za terminy przechowywania i zniszczenia zostaje przy firmie, której dokumenty dotyczą.
Kto może prowadzić archiwum zakładowe w firmie?
W prywatnej firmie wystarczy osoba wyznaczona przez kierownika, na przykład z administracji albo kadr. Przepisy wymagają kwalifikacji archiwalnych tylko w jednostkach, które przekazują materiały do archiwum państwowego. W praktyce najważniejsze jest, żeby ta osoba miała spis akt z terminami, a nie żeby była archiwistą z wykształcenia.