Co obejmują usługi archiwizacyjne i za co płacisz
Pod hasłem „usługi archiwizacyjne" firmy sprzedają kilka różnych rzeczy. W ofertach warto rozdzielić je od razu, bo każda ma inną jednostkę rozliczenia:
| Usługa | Jak się ją rozlicza | Na co uważać w ofercie |
|---|---|---|
| Przechowanie akt w magazynie | metr bieżący albo pudło miesięcznie | czy stawka obejmuje ubezpieczenie i ochronę, czy są doliczane osobno |
| Uporządkowanie dokumentacji | metr bieżący, jednorazowo | czy w cenie jest spis zdawczo-odbiorczy w arkuszu, który zostaje u Ciebie |
| Wypożyczenie i skan na żądanie | za teczkę albo za stronę | czas dostarczenia i dopłata za tryb pilny |
| Odbiór i transport | za kurs albo za pudło | minimalna opłata za kurs przy kilku pudłach |
| Brakowanie i niszczenie | metr, kilogram albo pudło | kto przygotowuje listę do zniszczenia i czy wydaje protokół |
| Zakończenie umowy | za pudło albo ryczałt | opłata za wydanie całego archiwum, często pomijana w pierwszej rozmowie |
Stawki z opublikowanych cenników, od około 9 zł netto za metr miesięcznie za przechowanie po kilkaset złotych za metr pełnego opracowania, zebraliśmy w tekście o tym, ile kosztuje przechowywanie dokumentów w magazynie akt. Osobno rozpisaliśmy, ile kosztuje porządkowanie dokumentacji za metr bieżący i jak obniżyć tę wycenę.
9 pytań do firmy archiwizacyjnej przed podpisaniem umowy
| Pytanie | Dobra odpowiedź | Sygnał ostrzegawczy |
|---|---|---|
| 1. Czy macie wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej? | tak, z numerem wpisu u marszałka województwa | „nie jest potrzebny", przy ofercie na akta pracowników |
| 2. Za co dokładnie płacę co miesiąc? | jedna stawka za metr lub pudło, reszta w cenniku | „to zależy", bez pisemnego cennika usług dodatkowych |
| 3. Ile kosztuje i jak szybko dostanę jedną teczkę? | cena za wypożyczenie, skan w ciągu 1 do 2 dni roboczych | brak ceny, termin „do uzgodnienia" |
| 4. Ile kosztuje wydanie całego archiwum przy wypowiedzeniu? | stawka za pudło w cenniku, termin wydania | opłata ustalana indywidualnie przy rozstaniu |
| 5. Czy dostanę spis dokumentów w arkuszu? | tak, z numerem pudła i opisem teczek | spis tylko w systemie firmy, bez eksportu |
| 6. Kto pilnuje, kiedy mija termin przechowywania? | spis z datami, które możesz sprawdzić sam | „przechowujemy, dopóki płacicie" |
| 7. Jak wygląda niszczenie po terminie? | lista do akceptacji i protokół zniszczenia | niszczenie bez spisu pozycji |
| 8. Kto ma dostęp do moich dokumentów i czy jest to zapisywane? | imienne upoważnienia i rejestr wydań | brak rejestru wydań |
| 9. Jak wygląda umowa powierzenia przetwarzania danych? | gotowa umowa z art. 28 RODO | dane osobowe pominięte w umowie |
Pytania 4, 5 i 6 zadaje najmniej klientów, a od nich zależy, czy za kilka lat będziesz mógł zmienić dostawcę albo przestać płacić za pudła, których nikt już nie potrzebuje.
Wpis do rejestru marszałka, gdy oddajesz akta pracowników
Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania to działalność regulowana. Firma, która świadczy taką usługę, musi mieć wpis do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa, a także regulamin świadczenia usług. Nie może jej prowadzić osoba fizyczna na jednoosobowej działalności ani spółka cywilna. Rejestry są publiczne, więc numer wpisu sprawdzisz przed spotkaniem.
Przy fakturach, umowach i księgach wpis nie jest wymagany, ale jeśli jedna firma ma przechowywać całe archiwum, łącznie z aktami osobowymi, sprawdź go zawsze. Firma przechowuje Twoje akta przez 10 albo 50 lat, więc warto też zobaczyć jej kondycję finansową przed podpisaniem umowy na tak długi czas.
Jak porównać oferty firm archiwizacyjnych
Oferty rzadko mają tę samą jednostkę. Jedna firma podaje cenę za metr bieżący, druga za pudło, trzecia ryczałt. Przelicz je na jeden koszt roczny dla swojego archiwum, łącznie z usługami, z których będziesz korzystać.
Przykład dla firmy z 30 metrami bieżącymi akt (około 400 segregatorów 75 mm, czyli około 150 pudeł), 20 wypożyczeniami teczek rocznie i niszczeniem 3 metrów raz w roku:
| Oferta A | Oferta B | Oferta C | |
|---|---|---|---|
| Przechowanie | 9 zł za metr miesięcznie, 3 240 zł | 2,20 zł za pudło miesięcznie, 3 960 zł | ryczałt 300 zł miesięcznie, 3 600 zł |
| 20 wypożyczeń teczki | 35 zł, 700 zł | w cenie do 12 rocznie, potem 25 zł, 200 zł | 15 zł, 300 zł |
| Niszczenie 3 metrów | 31 zł za metr, 93 zł | 12 zł za pudło, 180 zł | 250 zł za metr z protokołem, 750 zł |
| Rok razem, netto | 4 033 zł | 4 340 zł | 4 650 zł |
| Wydanie archiwum przy rozstaniu | 8 zł za pudło, 1 200 zł | 15 zł za pudło, 2 250 zł | brak w cenniku |
To przykład z liczbami przyjętymi do rachunku, nie cennik konkretnej firmy. Pokazuje jednak, że najtańsza stawka za przechowanie nie musi dać najtańszego roku, a brak ceny wyjścia w ofercie C to ryzyko, którego nie widać w pierwszej kolumnie.
Czego firma archiwizacyjna nie zrobi za Ciebie
Magazyn akt przechowuje pudła, które dostał. Nie sprawdza, czy pudło z fakturami z 2017 roku wolno już zniszczyć, bo to wymaga wiedzy o Twoich dokumentach: dat zakończenia pracy, raportów ZUS RIA, terminów płatności podatku, spraw w toku. Dopóki tego nie wiesz, firma archiwizacyjna rozlicza pudło co miesiąc, także po terminie.
Odpowiedzialność za dokumenty też zostaje przy Tobie. Jeśli pracownik poprosi o świadectwo pracy sprzed 12 lat albo urząd skarbowy o fakturę sprzed 4 lat, musisz wiedzieć, w którym pudle jej szukać i czy jeszcze istnieje.
Firma archiwizacyjna i własny rejestr, jak to połączyć
Najtańszy układ dla większości firm to magazyn akt na papier i własny rejestr z terminami. Rejestr prowadzisz u siebie, a magazyn dostaje od Ciebie konkretne polecenia: wydaj pudło 114, zniszcz pudła z listy.
- Przed umową. Spisujesz archiwum i od razu brakujesz dokumenty po terminie. Do magazynu trafia tylko to, co trzeba trzymać, więc płacisz za mniej metrów.
- W trakcie. Przy każdej pozycji zapisujesz numer pudła u przechowawcy. Teczkę zamawiasz po numerze, bez szukania w spisie firmy.
- Raz w roku. Terminarz pokazuje pudła, którym minął termin. Wysyłasz listę do zniszczenia i przestajesz za nie płacić.
- Przy zmianie dostawcy. Masz własny spis z terminami, więc nowa firma wycenia archiwum bez ponownego porządkowania.
Archiwizacje prowadzi taki rejestr dla dokumentów w siedzibie, w składnicy akt i u zewnętrznego przechowawcy naraz. Każda pozycja ma datę końca przechowywania z przepisem, miejsce i historię zmian. Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie, szczegóły są w cenniku.
Pytania o usługi archiwizacyjne
Ile kosztują usługi archiwizacyjne?
Przechowanie w magazynie akt kosztuje zwykle od 9 do 12 zł netto za metr bieżący miesięcznie. Uporządkowanie dokumentacji to od około 50 zł za metr w prostym wariancie do kilkuset złotych za pełne opracowanie. Do tego dochodzą wypożyczenia, transport, niszczenie i opłata za wydanie archiwum przy rozstaniu, które warto mieć w cenniku przed podpisaniem umowy.
Czy firma archiwizacyjna musi mieć wpis do rejestru?
Tak, jeśli przechowuje dokumentację osobową i płacową pracodawców. To działalność regulowana i wymaga wpisu do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. Dla samych dokumentów księgowych i umów wpis nie jest wymagany, ale jest dobrym sygnałem, że firma zna przepisy o przechowywaniu akt.
Czy firma archiwizacyjna pilnuje terminów przechowywania?
Zwykle nie w sensie, który obniża Twój rachunek. Magazyn przechowuje pudła, dopóki płacisz, i niszczy je na Twoje zlecenie. Żeby wiedzieć, co zlecić do zniszczenia, potrzebujesz daty końca przechowywania dla każdej teczki, a te zależą od danych, które ma tylko Twoja firma.
Jak przygotować dokumenty do przekazania firmie archiwizacyjnej?
Spisz teczki z rodzajem dokumentu, latami i obecnym miejscem, policz datę końca przechowywania dla każdej pozycji i zniszcz z protokołem to, czego termin minął. Resztę podziel na pudła według roku końca terminu. Wtedy firma wycenia tylko to, co realnie trzeba trzymać, i łatwo niszczy kolejne roczniki.
Firma archiwizacyjna czy własne archiwum?
Własne archiwum opłaca się, gdy masz wolne i bezpieczne pomieszczenie oraz osobę, która je prowadzi. Magazyn akt opłaca się, gdy każdy metr w siedzibie jest drogi. W obu przypadkach potrzebujesz rejestru z terminami, bo bez niego płacisz za przechowanie dokumentów po terminie niezależnie od tego, gdzie leżą.