Ile kosztuje przechowywanie dokumentów w magazynie akt
Firmy archiwizacyjne liczą przechowanie w metrach bieżących akt, czyli w długości półki zajętej przez segregatory albo teczki. Poniższe stawki pochodzą z cenników, które kilka firm archiwizacyjnych publikuje na swoich stronach. Wszystkie są cenami netto, do których dochodzi 23 procent VAT.
| Usługa | Jednostka | Stawki z opublikowanych cenników (netto) |
|---|---|---|
| Przechowanie akt w magazynie | metr bieżący miesięcznie | 9 zł do 9,50 zł, w innym cenniku 135 zł rocznie (około 11,25 zł miesięcznie) |
| Wynajem regału w magazynie bez obsługi | metr bieżący miesięcznie | od 20 zł |
| Uporządkowanie dokumentacji kategorii B | metr bieżący | od 49 zł do 50 zł, w pełnym opracowaniu 500 zł do 700 zł |
| Uporządkowanie materiałów kategorii A | metr bieżący | 800 zł do 1 500 zł |
| Uporządkowanie akt osobowych | teczka | 12 zł do 100 zł |
| Niszczenie dokumentów | metr bieżący albo kilogram | 31 zł za metr albo 0,90 zł za kilogram, z odbiorem 220 zł za metr albo 4,80 zł za kilogram |
| Brakowanie dokumentacji kategorii B | metr bieżący | 250 zł |
| Skanowanie A4 czarno-białe | strona | 0,30 zł |
| Praca archiwisty | godzina | 45 zł do 120 zł |
| Dokumentacja zlikwidowanej firmy | do 1 metra bieżącego | ryczałt 4 000 zł |
Rozrzut jest duży, bo pod słowem „archiwizacja" firmy sprzedają różne rzeczy. Za 50 zł za metr dostajesz zwykle ułożenie teczek w pudłach i spis. Za 600 zł za metr dostajesz pełne opracowanie: kwalifikację według kategorii, opis teczek, spis zdawczo-odbiorczy i przygotowanie do brakowania.
Jak przeliczyć segregatory na metry bieżące
Standardowy segregator ma grzbiet 75 mm, więc na metrze półki stoi ich około 13. Segregator z grzbietem 50 mm to około 20 sztuk na metr. Firma, która ma w szafach i piwnicy 400 segregatorów 75 mm, ma więc około 30 metrów bieżących akt. Taką liczbę podaje się firmie archiwizacyjnej przy prośbie o wycenę.
Przykład z 400 segregatorami w zewnętrznym magazynie
Firma z 30 metrami bieżącymi akt kategorii B, przy stawce 9,50 zł za metr miesięcznie:
- przechowanie: 30 × 9,50 zł = 285 zł netto miesięcznie, czyli 3 420 zł netto rocznie,
- jednorazowe uporządkowanie w najprostszym wariancie: 30 × 50 zł = 1 500 zł netto,
- jednorazowe pełne opracowanie w droższym wariancie: 30 × 600 zł = 18 000 zł netto,
- niszczenie jednego rocznika po terminie (powiedzmy 3 metry): 3 × 31 zł = 93 zł netto.
Widać, że samo przechowanie nie jest drogie. Drogie są dwie rzeczy: porządkowanie nieopisanego archiwum i trzymanie dokumentów, które dawno można było zniszczyć.
Ukryty koszt, czyli płacisz za pudła po terminie
Magazyn akt przechowuje to, co dostał, tak długo, jak płacisz. Przechowawca nie wie, że faktury z 2018 roku już się przedawniły, a akta pracownika zatrudnionego po 2018 roku wystarczy trzymać 10 lat. Tę wiedzę ma tylko firma, która oddała dokumenty, i to ona musi zlecić brakowanie.
W praktyce wygląda to tak: jeśli w naszym przykładzie jedna trzecia pudeł jest po terminie, czyli 10 metrów, firma płaci za nie 10 × 9,50 zł × 12 miesięcy = 1 140 zł netto rocznie. Zniszczenie tych samych 10 metrów kosztuje jednorazowo około 310 zł. Każdy rok bez brakowania to kolejne 1 140 zł, a do tego dane osobowe przechowywane bez podstawy, co jest ryzykiem z RODO.
Żeby to policzyć, potrzebujesz rejestru: co jest w którym pudle, jakiego rodzaju to dokumenty i do kiedy trzeba je trzymać. Okresy dla najczęstszych dokumentów zebraliśmy w tabeli okresów przechowywania. Zanim podpiszesz umowę z magazynem, sprawdź też pytania do firmy archiwizacyjnej, które chronią przed ukrytymi opłatami.
Własne archiwum czy magazyn akt, porównanie kosztów
| Własne archiwum | Zewnętrzny magazyn akt | |
|---|---|---|
| Koszt stały | miejsce w biurze albo piwnicy, regały, zabezpieczenie | opłata za metr bieżący miesięcznie |
| Dostęp do dokumentu | od ręki | po zamówieniu, termin i koszt według umowy |
| Porządkowanie | pracownik albo archiwista na godziny | usługa wyceniana za metr |
| Pilnowanie terminów | firma | firma |
| Brakowanie i niszczenie | firma organizuje komisję i niszczarkę albo firmę niszczącą | na zlecenie, z protokołem zniszczenia |
| Kiedy się opłaca | dokumenty z bieżących lat, często potrzebne | stare roczniki, rzadko potrzebne, brak miejsca |
Najczęściej opłaca się model mieszany: bieżące dwa, trzy lata zostają w firmie, starsze roczniki idą do magazynu. W obu miejscach obowiązek pilnowania terminów zostaje po stronie firmy. Szerzej opisujemy to na stronie o przechowywaniu dokumentów firmowych.
Jak zmniejszyć rachunek za przechowywanie dokumentów
- Opisz archiwum w rejestrze: sygnatura, rodzaj dokumentu, rok i miejsce, w tym numer pudła u przechowawcy.
- Przypisz każdej pozycji okres przechowywania z przepisów. Faktury i dowody księgowe mają inny termin niż akta osobowe czy dokumentacja BHP.
- Raz w roku zleć brakowanie wszystkiego, co jest po terminie, ze spisem i protokołem.
- Nie oddawaj do magazynu dokumentów, które powstają już elektronicznie. Faktury wystawiane w KSeF przez program do faktur z KSeF nie muszą trafiać do segregatora, więc papierowe archiwum przestaje rosnąć.
- Przy wyborze przechowawcy sprawdź, czy wydanie i zwrot teczki są w cenie, czy liczone osobno, na przykład jako godzina pracy archiwisty.
Ile kosztuje program, który pilnuje terminów
Archiwizacje to rejestr archiwum firmy, papierowego i elektronicznego, z okresem przechowywania wyliczonym dla każdej pozycji i terminarzem brakowania. Plan Start kosztuje 349 zł netto miesięcznie (do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont), plan Firma 790 zł netto. Szczegóły są w cenniku.
Uczciwie: przy 30 metrach akt abonament jest droższy niż sam magazyn. Program nie zastępuje półek, tylko robi to, czego magazyn nie robi. Mówi, które pudła są po terminie, drukuje spis i protokół brakowania, pokazuje miejsce każdej teczki przy kontroli i zapisuje, kto co wypożyczył. Opłaca się firmom, które mają kilka tysięcy teczek, akta osobowe z okresami 10 i 50 lat albo dokumenty kilku spółek, bo tam ręczne pilnowanie terminów kosztuje najwięcej czasu i najłatwiej o błąd.
Jak wygląda rejestr segregatorów i pudeł w praktyce, pokazujemy na stronie archiwizacja dokumentów papierowych.
Pytania o cennik przechowywania dokumentów
Ile kosztuje przechowywanie dokumentów w firmie archiwizacyjnej?
Według opublikowanych cenników od 9 do około 11 zł netto za metr bieżący akt miesięcznie. Metr to około 13 segregatorów z grzbietem 75 mm. Osobno płaci się za uporządkowanie akt, wydanie dokumentów w części umów i za niszczenie po terminie.
Ile kosztuje archiwizacja metra bieżącego akt?
Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B kosztuje od około 50 zł netto za metr w prostym wariancie do 500 do 700 zł przy pełnym opracowaniu. Materiały archiwalne kategorii A są droższe: 800 do 1 500 zł netto za metr, bo wymagają dokładnego opisu każdej teczki.
Ile kosztuje przechowanie dokumentacji po likwidacji firmy?
Przechowawcy liczą za to zwykle ryczałt z góry za cały okres przechowywania. W jednym z opublikowanych cenników to 4 000 zł netto za dokumentację do 1 metra bieżącego, większe ilości są wyceniane indywidualnie. Akta osobowe i płacowe może przejąć tylko przechowawca wpisany do rejestru prowadzonego przez marszałka województwa. Jak obniżyć tę kwotę, rozdzielając akta według terminów, pokazujemy w tekście o przechowywaniu dokumentów po likwidacji firmy.
Czy magazyn akt pilnuje okresów przechowywania?
Zwykle nie. Przechowawca przechowuje pudła i niszczy je na zlecenie, ale to firma wie, jakie dokumenty są w środku i do kiedy trzeba je trzymać. Bez własnego rejestru z terminami firma płaci za pudła, które mogła już wybrakować.