Brakowanie dokumentacji z terminarzem, spisem i protokołem
Brakowanie dokumentacji to wybranie dokumentów, którym minął okres przechowywania, sporządzenie spisu i protokołu, a potem zniszczenie ich w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. W Archiwizacjach każdy z tych kroków ma swoje miejsce, a całość zostaje w ścieżce audytu.
Sprawdź, które dokumenty z Twojej szafy możesz już wybrakować
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i dodaj pozycję do rejestru. Pozycje po terminie dostają status „do brakowania”, a zakładka Terminarz pokazuje, co przejdzie do brakowania w kolejnych latach. W koncie z tych pozycji powstaje spis i protokół brakowania w PDF.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Terminarz, czyli co można wybrakować w tym roku
Każdy dokument w rejestrze ma datę końca przechowywania. Terminarz zbiera je w listy na 30, 90 i 365 dni i w oś czasu pogrupowaną po latach. Mail z listą przychodzi do osoby odpowiedzialnej za archiwum, zanim termin minie.
- Status: w okresie przechowywania, brakowanie w ciągu 12 miesięcy, do brakowania.
- Filtry według działu, spółki, lokalizacji i kategorii JRWA.
- Blokada prawna wyłącza z brakowania dokumenty objęte sporem, kontrolą albo postępowaniem, a kancelariom pozwala trzymać akta sprawy do końca terminu z ustawy (archiwizacja dokumentów w kancelarii adwokackiej).
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej krok po kroku
- Wybór. Terminarz pokazuje pozycje z upływem okresu. Zaznaczasz te, które idą do brakowania.
- Spis. System generuje spis dokumentacji do brakowania w PDF: sygnatura, tytuł teczki, lata, kategoria, liczba teczek, lokalizacja.
- Ocena i zatwierdzenie. Komisja przegląda spis, a osoba uprawniona zatwierdza brakowanie w systemie. W planie Organizacja zatwierdzają dwie osoby.
- Protokół. System generuje protokół brakowania z miejscem na podpisy członków komisji.
- Zniszczenie. Po zniszczeniu dokumentów, samodzielnie albo przez firmę niszczącą, oznaczasz pozycje jako wybrakowane i dołączasz potwierdzenie zniszczenia.
- Ślad. Ścieżka audytu zapisuje każdy krok z osobą i czasem.
Wzór i kolejne kroki: protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Niszczenie dokumentów księgowych, które roczniki wolno zniszczyć w 2026 roku
Kategorie archiwalne a brakowanie
Jednolity rzeczowy wykaz akt dzieli dokumentację na kategorie. Kategoria A to materiały archiwalne przechowywane wieczyście. Kategoria B z liczbą, na przykład B5 albo B10, to dokumentacja niearchiwalna z okresem przechowywania w latach. Kategoria BE oznacza dokumentację, którą po upływie okresu ocenia się pod kątem wartości historycznej. W planie Firma i wyższych ustawiasz własny JRWA, a system bierze kategorię pod uwagę przy brakowaniu.
- Kategoria A nigdy nie trafia na listę do brakowania.
- Kategoria BE trafia na listę z oznaczeniem do ekspertyzy.
- W jednostkach, które wytwarzają materiały archiwalne, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wymaga zgody właściwego archiwum państwowego. System drukuje spis w postaci gotowej do złożenia wniosku.
Brakowanie bez ryzyka zniszczenia za wcześnie
- Dokument nie trafi na listę przed końcem okresu wyliczonego z przepisu.
- Blokada prawna ma pierwszeństwo przed terminem.
- Zmiana reguły przelicza terminy, zanim ktokolwiek zatwierdzi brakowanie.
- Zatwierdzenie wymaga uprawnień, a nie samego dostępu do rejestru.
Co daje regularne brakowanie
Dokumenty trzymane dłużej, niż trzeba, zajmują miejsce w biurze i w magazynie zewnętrznym, za które firma płaci co miesiąc. Dane osobowe w takich dokumentach są ryzykiem RODO. Brakowanie raz w roku według terminarza utrzymuje archiwum w rozmiarze, który wynika z przepisów, a nie z przyzwyczajenia.
Przygotuj pierwsze brakowanie w systemie
Zaimportuj spis archiwum i zobacz listę dokumentów do brakowania od razu.