Co to jest dokumentacja niearchiwalna
Dokumentacja niearchiwalna to dokumenty, które mają znaczenie praktyczne przez określony czas, a potem mogą zostać zniszczone. W jednolitym rzeczowym wykazie akt oznacza się ją kategorią B z liczbą lat (na przykład B5, B10, B50) albo kategorią BE, która wymaga oceny przed zniszczeniem. W firmie prywatnej to prawie cała dokumentacja: faktury, dowody księgowe, umowy, akta osobowe, dokumenty BHP.
Krok 1. Wybór dokumentów
Przejrzyj rejestr i wybierz teczki, którym minął okres przechowywania. Wyłącz z listy dokumenty objęte kontrolą, sporem, postępowaniem albo zawieszeniem biegu przedawnienia. Sprawdź, czy okres nie wynika z kilku przepisów jednocześnie: obowiązuje najdłuższy.
Krok 2. Spis dokumentacji do brakowania
Spis to tabela, która jest załącznikiem do protokołu. Każdy wiersz opisuje jedną teczkę albo jedną grupę dokumentów:
- liczba porządkowa,
- znak teczki albo sygnatura,
- tytuł teczki, na przykład faktury zakupu, styczeń do czerwca,
- daty skrajne, czyli od jakiego do jakiego roku,
- kategoria archiwalna albo okres przechowywania,
- liczba teczek albo pudeł,
- uwagi, na przykład lokalizacja w magazynie zewnętrznym.
Na końcu spisu podaje się łączną liczbę teczek i, jeśli to przydatne, szacunkową ilość w metrach bieżących.
Krok 3. Komisja i ocena
Komisja w firmie to zwykle dwie albo trzy osoby: osoba odpowiedzialna za składnicę akt i przedstawiciele działów, z których pochodzą dokumenty. Komisja sprawdza, czy dokumenty w spisie rzeczywiście mają upływ okresu i czy żaden nie jest potrzebny. Dokumenty kategorii BE ocenia się pod kątem wartości, zanim trafią do zniszczenia.
W jednostkach, które wytwarzają materiały archiwalne, spis przesyła się do archiwum państwowego z wnioskiem o zgodę na brakowanie. Firma prywatna, która nie jest do tego zobowiązana, podejmuje decyzję sama.
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej to dokument, w którym komisja stwierdza, że teczki ze spisu mają upływ okresu przechowywania i nie są już przydatne. Sporządza się go przed zniszczeniem, razem ze spisem dokumentacji przeznaczonej do brakowania. W jednostkach objętych nadzorem archiwum państwowego ten protokół i spis dołącza się do wniosku o zgodę na brakowanie, a samo zniszczenie następuje zgodnie z protokołem oceny i uzyskaną zgodą.
Firma prywatna, która nie wytwarza materiałów archiwalnych, nie musi prosić archiwum o zgodę, ale ten sam układ dokumentów (protokół oceny, spis, zatwierdzenie i potwierdzenie zniszczenia) najlepiej chroni ją przy kontroli i w sporze z byłym pracownikiem. Archiwizacje drukuje spis i protokół w PDF z sygnaturami, datami skrajnymi i podstawą prawną każdej teczki, a pozycje z blokadą prawną pomija.
Krok 4. Wzór protokołu brakowania
Protokół może mieć taką treść:
- tytuł: Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej nr 1 z dnia,
- nazwa firmy i komórki, z której pochodzi dokumentacja,
- skład komisji z imionami, nazwiskami i funkcjami,
- stwierdzenie, że komisja przejrzała dokumentację wymienioną w załączonym spisie i uznała, że upłynął okres jej przechowywania oraz nie jest przydatna dla działalności firmy,
- łączna liczba teczek przeznaczonych do zniszczenia,
- informacja, że żaden z dokumentów nie jest objęty blokadą prawną,
- wniosek o zatwierdzenie brakowania,
- podpisy członków komisji i zatwierdzenie osoby uprawnionej, na przykład członka zarządu.
Krok 5. Zniszczenie
Dokumenty niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści: w niszczarce o odpowiedniej klasie bezpieczeństwa albo przez firmę niszczącą dokumenty. Firma zewnętrzna wydaje potwierdzenie zniszczenia, które dołącza się do protokołu. Pliki elektroniczne usuwa się z systemu, a z kopii zapasowych po ich naturalnym wygaśnięciu.
Krok 6. Przechowanie protokołu
Protokół ze spisem przechowuje się trwale albo co najmniej przez długi okres określony w instrukcji archiwalnej. To jedyny ślad, że dokument istniał i został zniszczony zgodnie z zasadami. W rejestrze dokumentów pozycje oznacza się jako wybrakowane z datą i numerem protokołu.
Częste błędy
- Niszczenie całych roczników bez spisu, bo wszystko jest starsze niż pięć lat.
- Zniszczenie list płac razem z dowodami księgowymi.
- Brak sprawdzenia blokad przy dokumentach objętych kontrolą.
- Protokół bez daty skrajnych i sygnatur, z którego nie da się ustalić, co zniszczono.
Więcej o organizacji całego procesu piszemy na stronie brakowanie dokumentacji.