Archiwizacja faktur w programie do archiwizacji faktur papierowych, elektronicznych i spoza KSeF
KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, ale nie zdejmuje z firmy całej archiwizacji faktur. Segregatory z fakturami sprzed 2026 roku, faktury od zagranicznych dostawców, faktury wystawione konsumentom poza KSeF i dokumenty dołączane do faktur nadal leżą u Ciebie. Archiwizacje zapisuje je w jednym rejestrze, liczy dla każdej pozycji datę, do której musisz ją trzymać, i pokazuje przepis, z którego ta data wynika.
Sprawdź, do kiedy trzymać fakturę z Twojego segregatora
Wybierz „Faktura sprzedaży lub zakupu", wpisz datę wystawienia i dodaj pozycję do rejestru. W koncie dzieje się to samo: termin i podstawa prawna zapisują się przy fakturze od razu.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Archiwizacja faktur po KSeF, czyli co nadal jest po stronie firmy
Od 1 lutego 2026 roku KSeF obowiązuje największych podatników, od 1 kwietnia 2026 roku pozostałe firmy, a najmniejsi mają czas do końca 2026 roku. Faktura wystawiona w KSeF leży w systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat od końca roku wystawienia. To zwalnia z drukowania tej jednej faktury. Nie zwalnia z pilnowania reszty:
- faktur papierowych i PDF z lat 2020 do 2025, które nadal nie są przedawnione i muszą leżeć w szafie albo na dysku,
- faktur zakupu od dostawców z zagranicy, które do KSeF nie trafiają,
- faktur dla konsumentów, które sprzedawca może wystawić poza KSeF,
- faktur od najmniejszych kontrahentów, którzy do końca 2026 roku wystawiają je jeszcze po staremu,
- dokumentów, które stoją za fakturą: umowy, protokołu odbioru, potwierdzenia zapłaty, korespondencji w sprawie korekty.
W praktyce firma prowadzi dziś dwa archiwa faktur naraz: jedno w KSeF, drugie u siebie. Kontroler pyta o oba.
Jak długo przechowywać faktury, termin dla każdej faktury osobno
Fakturę trzeba przechowywać do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według Ordynacji podatkowej zobowiązanie przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla VAT termin płatności to 25. dzień miesiąca po miesiącu rozliczenia, dlatego faktury z grudnia mają termin o rok dłuższy niż faktury z listopada tego samego roku.
| Faktura | Termin płatności VAT | Przechowuj co najmniej do |
|---|---|---|
| wystawiona 14 marca 2021 | 26 kwietnia 2021 (25 kwietnia to niedziela) | 31 grudnia 2026 |
| wystawiona 20 listopada 2021 | 27 grudnia 2021 (25 grudnia to święto) | 31 grudnia 2026 |
| wystawiona 12 grudnia 2021 | 25 stycznia 2022 | 31 grudnia 2027 |
| wystawiona 3 lutego 2024 | 25 marca 2024 | 31 grudnia 2029 |
Jeśli ta sama faktura była kosztem w rocznym rozliczeniu CIT albo PIT, podatek dochodowy przedawnia się rok później, bo zeznanie roczne składa się w roku następnym. Przy brakowaniu decyduje późniejsza z dat. Kontrola, postępowanie podatkowe albo układ ratalny przerywają lub zawieszają bieg przedawnienia i wtedy teczka musi zostać dłużej. Pełne zestawienie dla wszystkich rodzajów dokumentów jest w tabeli okresów przechowywania.
Program do archiwizacji faktur i to, co robi za Ciebie
Termin przy każdej fakturze
Wpisujesz datę faktury, a rejestr zapisuje datę końca przechowywania i przepis: art. 112 ustawy o VAT oraz art. 70 Ordynacji podatkowej. Nie liczysz niczego w arkuszu.
Faktury papierowe i elektroniczne w jednym rejestrze
Pozycją może być segregator „Faktury zakupu, grudzień 2021", pojedynczy PDF albo numer faktury z KSeF. Wszystkie mają te same pola i ten sam terminarz.
Miejsce każdego segregatora
Pokój, szafa, półka, pudło albo numer pudła w magazynie akt. Kontroler prosi o faktury z czerwca 2022, a Ty w kilka sekund wiesz, gdzie stoją.
Blokada prawna
Trwa kontrola albo spór z kontrahentem? Blokada wstrzymuje brakowanie wybranych faktur, dopóki jej nie zdejmiesz. Każde założenie i zdjęcie blokady zostaje w ścieżce audytu.
Terminarz i protokół brakowania
Listy faktur, którym termin mija za 30, 90 i 365 dni, przypomnienie mailem oraz spis i protokół brakowania w PDF, gotowe do podpisu komisji.
Import z Excela i CSV
Masz spis segregatorów albo zestawienie faktur z programu księgowego? Wczytujesz plik, a terminy liczą się dla wszystkich pozycji naraz.
Wczytaj faktury albo segregatory
Zaimportuj zestawienie z programu do faktur lub arkusz ze spisem segregatorów. Pozycją może być pojedyncza faktura albo cały miesiąc w jednej teczce.
Zobacz daty przedawnienia
Każda pozycja dostaje datę końca przechowywania z podstawą prawną. Od razu widzisz, które roczniki są już po terminie.
Opisz, gdzie leżą
Uzupełnij miejsce: szafa, archiwum, magazyn akt albo repozytorium KSeF. Przy kontroli nie szukasz, tylko wydajesz.
Wybrakuj po terminie
Wybierz faktury z terminarza, wydrukuj spis i protokół, zniszcz papier i oznacz pozycje jako wybrakowane.
KSeF, program do faktur czy rejestr archiwum faktur
| Sam KSeF | Program do fakturowania | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Faktury ustrukturyzowane z KSeF | tak, przez 10 lat | tak, pobiera je z KSeF | tak, numer KSeF jako pozycja rejestru |
| Faktury papierowe sprzed 2026 roku | nie | zwykle nie | tak |
| Faktury od zagranicznych dostawców | nie | czasem, jako załącznik | tak |
| Termin przedawnienia przy fakturze | nie | nie | tak, z podstawą prawną |
| Miejsce segregatora w archiwum | nie | nie | tak |
| Protokół brakowania | nie | nie | tak |
| Blokada na czas kontroli | nie | nie | tak, w planie Firma |
Te narzędzia nie konkurują ze sobą. Faktury wystawiasz i odbierasz w programie do fakturowania połączonym z KSeF, na przykład w takim, jaki prowadzi program dla biura rachunkowego albo księgowość w firmie. Archiwizacje przejmuje to, co zaczyna się później: gdzie faktura leży, do kiedy ją trzymasz i kiedy możesz ją zniszczyć.
Dla kogo jest program do archiwizacji faktur
Dział księgowości w firmie
Kilkadziesiąt segregatorów faktur rocznie, kontrola skarbowa raz na kilka lat i pytanie, które roczniki można już zniszczyć.
Biuro rachunkowe
Faktury wielu klientów, każdy z innym rokiem obrotowym i inną historią kontroli. Rejestr pokazuje, co jest u Was, a co wróciło do klienta.
Firma handlowa z importem
Faktury zakupu od dostawców spoza Polski, które nigdy nie trafią do KSeF, a są podstawą odliczenia VAT.
Spółka w trakcie kontroli lub sporu
Blokada prawna trzyma faktury z objętego okresu, nawet jeśli według kalendarza mogłyby już zostać wybrakowane.
Pytania o archiwizację faktur
Czy po wejściu KSeF trzeba archiwizować faktury?
Tak, ale nie wszystkie. Faktur ustrukturyzowanych wystawionych w KSeF nie musisz przechowywać sam, bo system trzyma je przez 10 lat. Nadal archiwizujesz faktury papierowe i PDF sprzed obowiązku KSeF, faktury spoza KSeF (zagraniczne, konsumenckie, od najmniejszych firm do końca 2026 roku) oraz dokumenty dołączane do faktur.
Jak długo przechowywać faktury?
Do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku. Faktura z marca 2021 roku leży więc do końca 2026 roku, a faktura z grudnia 2021 roku do końca 2027 roku. Kontrola lub postępowanie mogą ten okres wydłużyć.
Jak długo KSeF przechowuje faktury?
Przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Jeśli zobowiązanie podatkowe przedawnia się później, na przykład przez zawieszenie biegu przedawnienia, fakturę trzeba po 10 latach pobrać z KSeF i przechowywać samodzielnie do końca tego terminu.
Czy można zniszczyć papierowe faktury po zeskanowaniu?
Tak, jeśli elektroniczna kopia zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przez cały okres przechowywania, a urząd skarbowy ma do niej dostęp bez zwłoki. Tak stanowi art. 112a ustawy o VAT. Skan bez kontroli integralności i bez opisu w rejestrze łatwo podważyć.
Gdzie przechowywać faktury papierowe?
W siedzibie firmy, w biurze rachunkowym albo w zewnętrznym magazynie akt, pod warunkiem że są uporządkowane, zabezpieczone przed zniszczeniem i dostępne na żądanie urzędu. Miejsce przechowywania dokumentacji podajesz w CEIDG albo w zgłoszeniu NIP-8 i aktualizujesz je przy każdej zmianie, na przykład po przekazaniu akt do magazynu.
Ile kosztuje program do archiwizacji faktur?
Abonament Archiwizacji zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje blokadę prawną, wypożyczenia teczek i uprawnienia działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok. Szczegóły są w cenniku.
Sprawdź, które roczniki faktur możesz już zniszczyć
Wczytaj spis segregatorów z fakturami i zobacz datę przedawnienia dla każdej pozycji.