1. Definicje
- Serwis: system do archiwizacji dokumentów Archiwizacje dostępny pod adresem archiwizacje.pl.
- Usługodawca: prowadzący Serwis Archiwizacje, z którym kontaktujesz się pod adresem kontakt@archiwizacje.pl.
- Klient: przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, która zakłada konto i korzysta z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością.
- Użytkownik: osoba, której Klient nadał dostęp do konta.
- Plan: zakres usługi i limity wybrane przez Klienta zgodnie z cennikiem.
- Okres rozliczeniowy: miesiąc albo rok, zależnie od wybranego sposobu płatności.
2. Zakres usługi
Serwis pozwala prowadzić rejestr dokumentów, wyliczać okresy przechowywania na podstawie biblioteki reguł, planować brakowanie, generować spisy i protokoły, przechowywać pliki i skany, wyszukiwać dokumenty oraz prowadzić ścieżkę audytu. Zakres funkcji i limity zależą od Planu opisanego w cenniku.
Serwis nie przechowuje dokumentów papierowych. Wyliczenia okresów przechowywania opierają się na przepisach ogólnych. Klient odpowiada za ustawienie reguł własnych tam, gdzie przepisy szczególne albo decyzje Klienta wymagają innego okresu, oraz za decyzję o zniszczeniu dokumentów.
3. Konto
Konto zakłada się, podając służbowy adres e-mail i potwierdzając go kodem wysłanym na ten adres. Klient odpowiada za działania Użytkowników, którym nadał dostęp, i za zachowanie poufności danych logowania.
4. Abonament i płatności
- Serwis jest udostępniany w abonamencie miesięcznym albo rocznym, według cen z cennika.
- Ceny są cenami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.
- Opłata jest pobierana z góry za Okres rozliczeniowy. Za każdy okres Klient otrzymuje fakturę VAT.
- Abonament odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy, dopóki Klient z niego nie zrezygnuje.
- Zmiana na wyższy Plan działa od razu, z dopłatą proporcjonalną do końca bieżącego okresu. Zmiana na niższy Plan działa od następnego Okresu rozliczeniowego.
- Plan Enterprise opłaca się tak samo jak pozostałe Plany, z góry za Okres rozliczeniowy.
- Serwis nie ma planu bezpłatnego. Demo dostępne na stronie bez zakładania konta nie jest Planem.
5. Rezygnacja
Klient może zrezygnować z abonamentu w każdej chwili w panelu albo pisząc na kontakt@archiwizacje.pl. Rezygnacja działa z końcem opłaconego Okresu rozliczeniowego, do którego Klient zachowuje dostęp i możliwość eksportu danych. Opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi, chyba że przepisy stanowią inaczej.
6. Dane Klienta
- Dane wprowadzone do Serwisu należą do Klienta. Klient może je eksportować w każdej chwili.
- W zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej z Klientem.
- Po zakończeniu umowy Usługodawca przechowuje dane Klienta przez 30 dni, aby umożliwić eksport, a następnie je usuwa, z wyjątkiem danych, które musi zachować na podstawie przepisów prawa.
7. Zasady korzystania
Klient nie może wykorzystywać Serwisu do przechowywania treści niezgodnych z prawem ani do działań, które zakłócają pracę Serwisu. Usługodawca może zablokować konto, które narusza te zasady, po wcześniejszym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, o ile nie wymaga tego natychmiast bezpieczeństwo Serwisu.
8. Dostępność i odpowiedzialność
Usługodawca dba o ciągłość działania Serwisu i wykonuje kopie zapasowe danych. Przerwy techniczne są planowane poza godzinami pracy, o ile to możliwe. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta ogranicza się do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta za ostatnie 12 miesięcy, z wyjątkiem szkody wyrządzonej umyślnie. W Planie Enterprise zasady dostępności określa SLA.
9. Reklamacje
Reklamacje przyjmujemy na adres kontakt@archiwizacje.pl. Odpowiadamy w ciągu 14 dni od otrzymania reklamacji.
10. Zmiany regulaminu
O zmianie regulaminu informujemy Klientów mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmiany, może zrezygnować z abonamentu przed tą datą.
Odnowienia i nieudane płatności. Subskrypcja odnawia się automatycznie do czasu jej anulowania. Z chwilą rozpoczęcia nowego okresu rozliczeniowego dostęp na cały ten okres zostaje przyznany, a opłata za niego staje się należna. Jeśli pobranie płatności się nie powiedzie, opłata pozostaje należna i ponawiamy próbę jej pobrania. Anulowanie po rozpoczęciu nowego okresu wyłącza wyłącznie kolejne odnowienia i nie znosi opłaty za okres już rozpoczęty. Takie obciążenie nie podlega zwrotowi, a dostęp trwa do końca opłaconego okresu. Opłata dotyczy dostępu do usługi w danym okresie, a nie korzystania z niej, dlatego niekorzystanie z usługi nie stanowi podstawy zwrotu. Postanowienie nie ogranicza uprawnień konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
11. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje polityka prywatności.