Archiwum dokumentów elektronicznych i papierowych w jednym rejestrze
Część dokumentów firmy powstaje w postaci elektronicznej, część jest skanowana, a część zostaje na papierze. Archiwizacje łączy je w jednym archiwum dokumentów elektronicznych, w którym każdy plik i każda teczka mają termin przechowywania i historię.
Elektroniczne archiwum dokumentów bez rozdzielania papieru i plików
- Pozycja rejestru może mieć skan, plik źródłowy albo tylko lokalizację papieru.
- Dokument elektroniczny i jego papierowy oryginał to jedna pozycja z dwiema lokalizacjami.
- Termin przechowywania liczy się tak samo dla papieru i pliku, bo zależy od rodzaju dokumentu, a nie od nośnika.
- Przestrzeń na skany: 25 GB w planie Start, 250 GB w planie Firma, 1 TB w planie Organizacja.
Wyszukiwanie w treści skanów
W planie Firma i wyższych system odczytuje tekst ze skanów i przeszukuje go razem z polami rejestru. Wpisujesz numer faktury, nazwisko albo fragment umowy i dostajesz dokument, a nie listę folderów do przejrzenia.
- Wyszukiwanie po rodzaju, roku, kontrahencie, pracowniku, sygnaturze i lokalizacji w każdym planie.
- Wyniki z podglądem pliku i terminem przechowywania.
- Uprawnienia według działu decydują, kto widzi które skany.
Autentyczność, integralność i czytelność
Przepisy wymagają, żeby dokumenty przechowywane elektronicznie były czytelne, łatwe do odszukania i zabezpieczone przed zmianą. Dla faktur mówi o tym wprost art. 112a ustawy o VAT. Archiwizacje zapisuje przy każdym pliku datę dodania, osobę i sumę kontrolną, a każda podmiana pliku zostawia wpis w ścieżce audytu.
- Pliki szyfrowane w przesyle i w spoczynku.
- Kopie zapasowe w osobnej lokalizacji.
- Wersje pliku zachowane, a nie nadpisane.
- Eksport pliku z historią dla kontroli albo audytora.
Skan nie zawsze zastępuje oryginał
To, czy papier można zniszczyć po zeskanowaniu, zależy od rodzaju dokumentu. Dokumentację pracowniczą da się przenieść do postaci elektronicznej według przepisów Kodeksu pracy, jeśli skan opatrzy się kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Dla dowodów księgowych i faktur papierowych ostrożność nakazuje trzymać oryginał do końca okresu. W rejestrze zaznaczasz, gdzie leży oryginał, więc nic nie ginie przy przejściu na pliki.
Faktury z KSeF w tym samym archiwum
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur. Firma nadal potrzebuje ich rejestru obok reszty dokumentacji: umów, dowodów księgowych i korespondencji, które do KSeF nie trafiają. W Archiwizacjach dodajesz fakturę z numerem KSeF jako pozycję rejestru, a jej termin przechowywania liczy się razem z resztą dokumentów danego roku.
Połącz skany i papier w jednym archiwum
Zacznij od importu spisu, a skany dodawaj w swoim tempie.