Okres przechowywania dokumentów firmowych i jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej

Dokumenty z działalności gospodarczej przechowujesz zwykle 5 lat: księgowe od początku roku po roku obrotowym, podatkowe od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, więc w praktyce do końca szóstego roku. Akta pracowników to 10 albo 50 lat, a zatwierdzone sprawozdania finansowe trwale. Każdy rodzaj ma własny punkt startowy, dlatego poniżej jest demo, które policzy datę końca dla Twoich dokumentów, i tabela z podstawą prawną.

Sprawdź na swoich dokumentach

Policz okres przechowywania dokumentów w demo

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i dodaj go do rejestru. Wynik jest liczony z tych samych reguł, które działają w systemie.

Rejestr i terminarz brakowania

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.

Dodaj do rejestru

Rodzaj dokumentu

Data dokumentu

Pozycji w rejestrze: 0
Do brakowania w ciągu 12 miesięcy: 0

Rok obrotowy firmy

równy kalendarzowemu inny niż kalendarzowy

Jak liczymy okres
Dokument	Podstawa prawna	Przechowuj do	Status

Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.

Okresy przechowywania dokumentów w firmie

Dokument	Okres przechowywania	Od kiedy liczyć	Podstawa prawna
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe	trwale	nie dotyczy	art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości
Księgi rachunkowe	5 lat	od początku roku następującego po roku obrotowym	art. 74 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości
Dowody księgowe	5 lat	od początku roku następującego po roku obrotowym	art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości
Faktury, ewidencja VAT, dokumenty podatkowe	do przedawnienia zobowiązania, zwykle 5 lat	od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku	art. 112 ustawy o VAT, art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej
Deklaracje podatkowe	do przedawnienia zobowiązania, zwykle 5 lat	od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku	art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej
Akta osobowe, zatrudnienie od 2019 roku	10 lat	od końca roku, w którym ustał stosunek pracy	art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy
Akta osobowe, zatrudnienie 1999 do 2018, z raportem ZUS OSW	10 lat	od końca roku, w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA	ustawa z 10 stycznia 2018 roku
Akta osobowe, zatrudnienie 1999 do 2018, bez raportu ZUS OSW	50 lat	od dnia zakończenia pracy	ustawa z 10 stycznia 2018 roku
Akta osobowe, zatrudnienie przed 1999 rokiem	50 lat	od dnia zakończenia pracy	przepisy przejściowe
Listy płac i karty wynagrodzeń	jak dokumentacja pracownicza	według daty zatrudnienia	art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości
Dokumentacja wypadkowa i rejestr wypadków	10 lat	od sporządzenia	przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy
Dokumenty rozliczeniowe ZUS	5 lat	od dnia przekazania do ZUS	art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
Umowy z kontrahentami	5 lat po przedawnieniu roszczeń, które w działalności gospodarczej następuje po 3 latach	od początku roku następującego po roku, w którym roszczenia się przedawniły	art. 118 Kodeksu cywilnego, art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości

Jeśli dokument jest jednocześnie dowodem księgowym i podatkowym, obowiązuje dłuższy z okresów.

Przykłady liczenia dla faktur, także tych, które zostają u Ciebie po wejściu KSeF, są przy archiwizacji faktur. Od kiedy liczyć 8 lat dla umowy, pokazujemy w tekście o archiwizacji umów z kontrahentami. Gabinety i przychodnie mają własne terminy z ustawy o prawach pacjenta (20 lat od ostatniego wpisu w karcie), opisane przy archiwizacji dokumentacji medycznej. Terminy dla całego działu kadr i płac, od list płac po deklaracje ZUS, zebraliśmy na stronie o archiwizacji dokumentów kadrowych.

Jak liczyć okres przechowywania i trzy pułapki

Początek roku następującego po roku obrotowym

Pięć lat dla dowodów księgowych za 2025 rok liczy się od 1 stycznia 2026 roku, więc mijają z końcem 2030 roku, a nie w dniu wystawienia dokumentu plus pięć lat.

Koniec roku, w którym upłynął termin płatności podatku

Faktura z grudnia rozlicza się w deklaracji z terminem płatności w styczniu, więc jej przedawnienie liczy się o rok później niż faktury z listopada tego samego roku.

Data zatrudnienia, a nie data dokumentu

Dla akt osobowych decyduje okres zatrudnienia i raport ZUS OSW. Dwie teczki z tego samego roku mogą mieć terminy różniące się o czterdzieści lat.

Kiedy okres jest dłuższy

Przepisy szczególne mogą wydłużać okres przechowywania. Dotyczy to na przykład dokumentacji projektów unijnych i pomocy publicznej, dokumentacji technicznej maszyn i wyrobów z oznakowaniem CE, dokumentacji medycznej, dokumentów środków trwałych w budowie, pożyczek i kredytów oraz dokumentów związanych z postępowaniem, które trwa. Bieg przedawnienia podatkowego może zostać zawieszony albo przerwany. W Archiwizacjach ustawiasz dla takich dokumentów reguły własne albo blokadę prawną, a terminy przeliczają się same.

Pytania o okres przechowywania dokumentów w firmie

Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej?

Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujesz do przedawnienia podatku, czyli 5 lat od końca roku, w którym minął termin jego płatności. Przy rozliczeniu rocznym oznacza to dokumenty za 2020 rok do końca 2026 roku. Dokumentację pracowniczą trzymasz 10 albo 50 lat, a umowy z kontrahentami zwykle 8 lat od roku wymagalności.

Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności?

Tak samo długo jak w trakcie działalności. Zamknięcie firmy nie skraca terminów, więc przedsiębiorca trzyma dokumenty księgowe do przedawnienia podatku, a dokumentację pracowniczą 10 albo 50 lat. Przy likwidacji spółki wskazuje się przechowawcę. Koszty i obowiązki opisujemy w tekście o przechowywaniu dokumentów po likwidacji firmy.

Jak długo przechowywać dokumentację powypadkową?

Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową pracodawca przechowuje 10 lat (art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy). Po tym terminie dokumentację można wybrakować z protokołem. Terminy pozostałych dokumentów BHP, od pomiarów czynników szkodliwych po szkolenia, zebraliśmy na stronie o przechowywaniu dokumentacji powypadkowej i BHP.

Jaką informację dostaje odchodzący pracownik o przechowywaniu jego akt?

Razem ze świadectwem pracy pracodawca wydaje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, terminie jej odbioru i zniszczeniu nieodebranych akt. Treść z datą wyliczoną dla konkretnej osoby przygotujesz w generatorze informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.

Szczegóły dla poszczególnych rodzajów dokumentów

Niech system pamięta terminy za Ciebie

Każdy dokument dostaje datę końca przechowywania w chwili dodania, a terminarz przypomina o brakowaniu.