Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej z datą wyliczoną dla każdego pracownika
Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej to osobny dokument, który pracodawca wydaje razem ze świadectwem pracy (art. 94⁶ Kodeksu pracy). Musi podać trzy rzeczy: do kiedy firma przechowa akta, do kiedy pracownik może je odebrać i kiedy nieodebrane zostaną zniszczone. Wpisz daty zatrudnienia i ustania pracy, a generator policzy wszystkie trzy daty i ułoży treść gotową do podpisu. W koncie ten sam termin trafia do rejestru teczek z przypomnieniem o brakowaniu.
Wygeneruj informację o okresie przechowywania dla odchodzącego pracownika
Przykład jest już wpisany: pracownica zatrudniona w marcu 2020 roku, umowa kończy się 31 października 2026 roku. Zmień daty na dane swojego pracownika, a treść pisma przeliczy się od razu. Gdy pracownik był zatrudniony w latach 1999 do 2018, zaznacz raport ZUS OSW i wpisz rok złożenia raportu ZUS RIA.
Treść informacji do świadectwa pracy
W koncie teczka trafia do rejestru z miejscem, terminem i przypomnieniem o brakowaniu.
Od kiedy liczyć okres w informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Najczęstszy błąd w tej informacji to zła data początkowa. Okres 10 lat nie biegnie od dnia odejścia pracownika, tylko od końca roku kalendarzowego. Generator stosuje te same reguły co rejestr w koncie:
| Data zatrudnienia | Okres w informacji | Od kiedy liczyć | Przykład (odejście 31.10.2026) |
|---|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 roku | 10 lat | od końca roku, w którym ustał stosunek pracy | do 31.12.2036 |
| 1999 do 2018, złożone ZUS OSW i ZUS RIA | 10 lat | od końca roku złożenia raportu ZUS RIA | raport w 2026, do 31.12.2036 |
| 1999 do 2018, bez raportu | 50 lat | od dnia zakończenia pracy | do 31.10.2076 |
| Przed 1 stycznia 1999 roku | 50 lat | od dnia zakończenia pracy | do 31.10.2076 |
Obowiązek z art. 94⁶ dotyczy wprost pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Przy starszych umowach wiele działów kadr i tak wydaje informację każdemu odchodzącemu, bo jedno pismo dla wszystkich upraszcza procedurę. Szczegółowe przykłady z raportem ZUS RIA są w kalkulatorze przechowywania akt osobowych.
Co musi zawierać informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Przepis wymienia trzy elementy i żadnego z nich nie wolno pominąć. Forma może być papierowa albo elektroniczna, a dokument jest osobny, nie wpisuje się go do świadectwa pracy.
Okres przechowywania
Liczba lat i data końcowa. Sama formuła „10 lat od końca roku" jest zgodna z przepisem, ale konkretna data oszczędza pracownikowi liczenia, a firmie telefonów za kilka lat.
Termin odbioru
Pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania. Przy końcu okresu 31 grudnia 2036 roku to 31 stycznia 2037 roku.
Zniszczenie nieodebranych akt
Nieodebraną dokumentację pracodawca niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie terminu odbioru (art. 94⁷). Do chwili zniszczenia nadal może ją wydać byłemu pracownikowi.
Informacja wydana, a co dalej z teczką
Informacja to obietnica złożona pracownikowi na piśmie. Jeśli firma podała datę 31 grudnia 2036 roku, musi wtedy wiedzieć, gdzie leży ta teczka, i musi ją wydać na żądanie. W praktyce teczki byłych pracowników lądują w pudłach opisanych rokiem odejścia, a po dziesięciu latach nikt nie pamięta, komu co obiecano.
- Data w informacji i data w archiwum się rozjeżdżają. Kadrowa liczy termin w głowie, a pudło dostaje etykietę z innym rokiem.
- Ponowne zatrudnienie. Gdy ta sama osoba wraca do firmy przed końcem okresu, dokumentację prowadzi się dalej, a okres liczy się od końca roku ustania ostatniego zatrudnienia (art. 94⁵). Stara data z informacji przestaje obowiązywać.
- Postępowanie sądowe. Gdy firma dowie się o sprawie, w której akta są dowodem, okres wydłuża się o 12 miesięcy (art. 94⁴), a po jego upływie trzeba byłego pracownika zawiadomić o możliwości odbioru w ciągu 30 dni.
- Zmiana osoby w kadrach. Nowa kadrowa dostaje szafę teczek bez listy terminów.
Rejestr w Archiwizacjach zapisuje datę z informacji przy teczce, miejsce, w którym teczka leży, i przypomina o terminie odbioru i zniszczenia. Gdy przyjdzie czas, przygotowuje spis i protokół brakowania. Całą dokumentację działu (listy płac, ewidencję czasu pracy, ZUS) opisujemy na stronie o archiwizacji dokumentów kadrowych.
Wpisz pracownika przy wydawaniu świadectwa pracy
Daty zatrudnienia i ustania pracy, raport ZUS OSW i rok złożenia raportu ZUS RIA, jeśli dotyczy. Treść informacji kopiujesz do pisma albo do wiadomości z podpisem elektronicznym.
Zapisz teczkę w rejestrze z miejscem
Szafa, półka, pudło albo magazyn przechowawcy. Teczka dostaje datę końca przechowywania taką samą jak w informacji, więc obie daty nigdy się nie rozejdą.
Odbierz przypomnienie przed terminem
Terminarz pokazuje teczki, którym okres mija za 30, 90 i 365 dni, i wysyła przypomnienie mailem. Wydanie akt byłemu pracownikowi zapisujesz z datą i osobą.
Zniszcz nieodebrane akta z protokołem
Po terminie odbioru rejestr przygotowuje spis i protokół brakowania w PDF. Zniszczone pozycje dostają status i datę, a ślad zostaje w historii zmian.
Wzór w edytorze, program kadrowy czy rejestr archiwum
| Wzór pisma w edytorze | Program kadrowo-płacowy | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Liczy datę końca przechowywania | nie, liczysz sam | zależy od programu | tak, z raportem ZUS RIA |
| Termin odbioru i zniszczenia w treści | wpisujesz ręcznie | rzadko | tak, wyliczony |
| Miejsce papierowej teczki | nie | nie | tak, z historią zmian |
| Przypomnienie, gdy termin mija | nie | nie | tak, 30, 90 i 365 dni wcześniej |
| Protokół brakowania nieodebranych akt | nie | nie | spis i protokół w PDF |
| Koszt | czas kadrowej | licencja programu | od 349 zł netto miesięcznie |
Archiwizacje nie zastępuje programu kadrowo-płacowego. Program wystawia świadectwo pracy, rejestr pilnuje, żeby data z informacji zgadzała się z tym, co dzieje się z teczką przez kolejne 10 albo 50 lat.
Kto korzysta z generatora i rejestru
Dział kadr w firmie od 20 osób
Kilka odejść w miesiącu, każde ze świadectwem i informacją. Jedna procedura zamiast liczenia dat dla każdej osoby osobno.
Biuro rachunkowe prowadzące kadry klientów
Informacje dla pracowników wielu pracodawców i teczki w różnych miejscach. Każdy klient ma osobny dział w rejestrze i własne terminy.
Firma z pracownikami zatrudnionymi przed 2019 rokiem
Część osób ma 10 lat, część 50, część czeka na raport ZUS RIA. Rejestr pokazuje, kogo dotyczy który okres.
Pracodawca przed likwidacją albo przekazaniem akt
Lista byłych pracowników z datami z wydanych informacji jest podstawą umowy z przechowawcą dokumentacji osobowej i płacowej.
Pytania o informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Dla kogo informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
Informację wydaje się pracownikowi, z którym rozwiązano albo wygasł stosunek pracy, razem ze świadectwem pracy. Obowiązek z art. 94⁶ Kodeksu pracy dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Przy osobach zatrudnionych w latach 1999 do 2018 okres zależy od raportu ZUS OSW i ZUS RIA, a przy zatrudnionych przed 1999 rokiem obowiązuje 50 lat.
Od kiedy informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej?
Obowiązek wydawania informacji obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku, od wejścia w życie ustawy z 10 stycznia 2018 roku, która skróciła okres przechowywania z 50 do 10 lat. Sam okres 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, a nie od dnia odejścia.
Kiedy wydać informację o okresie przechowywania akt?
Razem ze świadectwem pracy, czyli w dniu, w którym ustaje stosunek pracy. Gdy świadectwa nie da się wydać od razu, pracodawca ma na to 7 dni i w tym samym terminie przekazuje informację. Można ją wysłać pocztą albo w postaci elektronicznej.
Czy informację trzeba wydać przy umowie zlecenia?
Nie. Art. 94⁶ dotyczy pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Przy umowie zlecenia nie wydaje się świadectwa pracy ani tej informacji. Dokumenty zleceniobiorcy przechowuje się według przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych, zwykle 5 lat.
Czy przy kontynuacji zatrudnienia wydaje się nową informację?
Gdy pracownik zawiera kolejną umowę z tym samym pracodawcą w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniej, świadectwo pracy wydaje się tylko na jego wniosek, a razem z nim informację. Przy ponownym zatrudnieniu w trakcie okresu przechowywania dokumentację prowadzi się dalej, a okres liczy się od końca roku ustania ostatniego zatrudnienia.
Co grozi za brak informacji o okresie przechowywania?
Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł za naruszenie obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej (art. 281). Większe ryzyko to jednak zniszczenie teczki przed datą podaną w informacji albo brak teczki, gdy były pracownik zgłosi się po odbiór.
Ile kosztuje rejestr dokumentacji pracowniczej?
Abonament Archiwizacji zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje wypożyczenia teczek, blokadę prawną i uprawnienia według działów. Pełne zestawienie jest w cenniku.
Każda informacja z datą, każda teczka z miejscem
Załóż konto, wczytaj byłych pracowników i zobacz, kiedy mija termin odbioru każdej teczki.