Archiwizacja dokumentów kadrowych i płacowych z terminem dla każdej teczki
Archiwizacja dokumentów kadrowych to więcej niż teczki akt osobowych. Dział kadr i płac trzyma też listy płac, karty wynagrodzeń, ewidencję czasu pracy, deklaracje ZUS, PIT-11 i dokumentację wypadkową, a każda z tych grup ma inny okres przechowywania: 5, 10 albo 50 lat. Archiwizacje zapisuje całą dokumentację kadrowo-płacową w jednym rejestrze, liczy termin z przepisu dla każdej pozycji i przygotowuje protokół, gdy termin minie.
Sprawdź termin dla listy płac konkretnego pracownika
Rodzaj „Lista płac i karta wynagrodzeń" jest już wybrany. Wpisz datę zatrudnienia i ustania zatrudnienia, zaznacz, czy firma złożyła raport ZUS OSW, i dodaj pozycję. Zobaczysz, czy dokumentację płacową trzymasz 10, czy 50 lat, i do którego dnia.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Okres przechowywania dokumentacji kadrowej i płacowej w jednej tabeli
Dokumenty kadrowe nie mają jednego terminu. Najczęstszy błąd przy archiwizacji to wrzucenie całego działu do pudeł opisanych rokiem, a potem niszczenie ich rocznikami. Tak ginie lista płac, którą trzeba trzymać 50 lat, a zostaje na półce deklaracja ZUS sprzed dekady.
| Dokument | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| Akta osobowe, części A do E | 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia albo 50 lat od zakończenia pracy | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, ustawa z 10 stycznia 2018 roku |
| Listy płac, karty wynagrodzeń, dokumenty płacowe | jak akta osobowe, 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i raportu ZUS OSW | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS |
| Ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe | 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia, jako część dokumentacji pracowniczej | rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej |
| Deklaracje i raporty ZUS (DRA, RCA, RSA) | 5 lat od dnia przekazania do ZUS | art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
| PIT-11, PIT-4R i dokumenty podatkowe płatnika | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Dokumentacja wypadkowa i rejestr wypadków | 10 lat | przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy |
Dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem oraz zatrudnionych w latach 1999 do 2018 bez raportu ZUS OSW listy płac i karty wynagrodzeń zostają na 50 lat. To tę część archiwum kadrowego najłatwiej zniszczyć za wcześnie. Pełne zestawienie jest w tabeli okresów przechowywania dokumentów.
Gdzie archiwizacja dokumentów kadrowych rozjeżdża się w praktyce
Program kadrowo-płacowy liczy wynagrodzenia i wysyła deklaracje. Nie wie, gdzie stoi segregator z listami płac z 2014 roku, czy firma złożyła za tego pracownika raport ZUS OSW i kiedy papier wolno zniszczyć. Te informacje zwykle żyją w głowie jednej osoby w kadrach.
- Zmiana kadrowej. Nowa osoba dostaje szafę teczek i arkusz, którego nikt nie aktualizował od trzech lat.
- Wniosek byłego pracownika. Ktoś prosi o zaświadczenie o zarobkach do emerytury sprzed 20 lat, a nikt nie wie, w którym pudle są listy płac.
- Kontrola PIP lub ZUS. Inspektor pyta o ewidencję czasu pracy za konkretny miesiąc i o okres przechowywania akt osób, które odeszły.
- Brak miejsca. Pudła rosną co roku, a nikt nie odważy się niczego zniszczyć, bo nie wie, co już wolno.
Za nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6). Trzymanie danych pracowników po terminie narusza z kolei zasadę ograniczenia przechowywania z RODO.
Program do archiwizacji dokumentów kadrowych i co robi za dział kadr
Termin z przepisu przy każdej teczce
Wpisujesz daty zatrudnienia i ustania pracy, a rejestr wybiera 10 albo 50 lat i zapisuje podstawę prawną. Dla deklaracji ZUS i PIT termin liczy się od daty przekazania albo terminu płatności podatku.
Pole raportu ZUS OSW
Zaznaczasz przy pracowniku, czy firma złożyła raport informacyjny. To jedno pole decyduje o 40 latach różnicy w okresie przechowywania list płac i akt.
Lokalizacja papieru i skanów
Szafa, półka, pudło, numer pudła w magazynie akt albo plik z odwzorowaniem cyfrowym. Wyszukujesz nazwisko i widzisz, gdzie leży każda część dokumentacji tej osoby.
Wydania i karta udostępnień
Wydanie akt byłemu pracownikowi, wypożyczenie teczki do działu prawnego i zwrot zapisują się z datą i osobą. Przy kontroli masz historię zamiast wspomnień.
Terminarz i protokół brakowania
Listy dokumentów, którym termin mija za 30, 90 i 365 dni, przypomnienie mailem oraz spis i protokół brakowania w PDF, gotowy do podpisu komisji.
Import listy pracowników
Wczytujesz arkusz z programu kadrowego z datami zatrudnienia i ustania pracy. Terminy liczą się dla wszystkich osób naraz, bez przepisywania.
Wczytaj pracowników i segregatory z działu kadr
Import z Excela albo CSV: nazwisko, daty zatrudnienia, raport ZUS OSW, rodzaj dokumentu i miejsce. Pozycją może być teczka jednej osoby albo segregator list płac za cały rok.
Sprawdź terminy i pozycje z okresem 50 lat
Rejestr oznacza dokumenty z okresem 50 lat i te, którym termin już minął. Od razu widzisz, co musi zostać, a co zajmuje miejsce bez powodu.
Wydaj dokumentację albo przygotuj brakowanie
Po upływie okresu przechowywania pracownik może odebrać swoją dokumentację do końca następnego miesiąca kalendarzowego (art. 94⁶ Kodeksu pracy). Nieodebraną niszczysz w ciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (art. 94⁷), a spis i protokół generujesz z rejestru.
Zamknij pozycje i zachowaj ślad
Zniszczone pozycje dostają status i datę, a protokół zostaje w ścieżce audytu. Za rok terminarz pokaże kolejny rocznik bez przeglądania szaf.
Program kadrowy, arkusz czy rejestr archiwum
| Program kadrowo-płacowy | Arkusz w Excelu | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Liczy wynagrodzenia i deklaracje | tak | nie | nie, to robi program kadrowy |
| Okres przechowywania z przepisu | rzadko, zwykle bez papieru | wpisywany ręcznie | tak, przy każdej pozycji |
| Rozróżnia 10 i 50 lat z raportu ZUS OSW | nie | tylko gdy ktoś pamięta | tak |
| Miejsce papierowej teczki i pudła | nie | kolumna, jeśli ktoś ją uzupełnia | tak, z historią zmian |
| Protokół brakowania | nie | ręcznie | spis i protokół w PDF |
| Koszt | licencja programu kadrowego | czas pracownika | od 349 zł netto miesięcznie |
Archiwizacje nie zastępuje programu kadrowo-płacowego. Działa obok niego: program liczy płace, rejestr pilnuje, gdzie leży papier i kiedy wolno go zniszczyć. Samą teczkę pracownika i jej części opisujemy dokładniej na stronie o archiwizacji akt osobowych.
Kto kupuje rejestr dokumentów kadrowych
Dział kadr i płac w firmie od 20 osób
Kilka szaf teczek i list płac z różnych lat. Jeden rejestr zamiast arkusza, który rozumie tylko jedna osoba.
Biuro rachunkowe prowadzące kadry klientów
Dokumentacja kadrowa wielu pracodawców, często w jednym magazynie. Każdy klient ma osobny dział w rejestrze i własne terminy.
Firma po przejęciu albo połączeniu
Akta pracowników z dwóch firm i różnych okresów zatrudnienia. Rejestr pokazuje, które mają okres 50 lat, zanim ktoś zaproponuje wspólne brakowanie.
Pracodawca przed przekazaniem akt przechowawcy
Zanim podpiszesz umowę z firmą archiwizacyjną, oddzielasz dokumenty po terminie i przekazujesz tylko to, co trzeba trzymać.
Pytania o archiwizację dokumentów kadrowych
Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe?
Akta osobowe i dokumentację płacową pracowników zatrudnionych od 2019 roku przechowujesz 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem albo w latach 1999 do 2018 bez raportu ZUS OSW okres wynosi 50 lat. Deklaracje ZUS trzymasz 5 lat od przekazania, a PIT-11 5 lat od końca roku terminu płatności podatku.
Jak archiwizować dokumenty kadrowe w firmie?
Spisz każdą teczkę i segregator z rodzajem dokumentu, danymi pracownika i miejscem, policz termin przechowywania dla każdej pozycji i zapisz go przy dokumencie. Przechowuj papier w zamykanym pomieszczeniu z ograniczonym dostępem, a wydania i wypożyczenia zapisuj. Raz w roku przejrzyj pozycje po terminie i zniszcz je z protokołem.
Czy dokumenty kadrowe można przechowywać elektronicznie?
Tak. Kodeks pracy pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Przeniesienie papieru do postaci elektronicznej (koszt i kolejność opisujemy w tekście o digitalizacji akt osobowych) wymaga odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Pracownika trzeba o zmianie postaci poinformować, a papierowy oryginał wolno potem zniszczyć lub wydać.
Co zrobić z dokumentacją kadrową po upływie okresu przechowywania?
Przez 12 miesięcy po upływie okresu pracownik albo jego następca może odebrać swoją dokumentację. Nieodebraną pracodawca niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. O okresie przechowywania i możliwości odbioru pracodawca informuje osobnym pismem wydawanym razem ze świadectwem pracy. Treść z datami dla konkretnej osoby daje generator informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Czy firma archiwizacyjna może przechowywać dokumenty kadrowe?
Tak, jeśli ma wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej prowadzonego przez marszałka województwa. Odpowiedzialność za terminy zostaje jednak przy pracodawcy, dlatego przed przekazaniem akt warto mieć własny spis z datą końca przechowywania każdej teczki. Jak porównać oferty, opisujemy w tekście o wyborze firmy archiwizacyjnej.
Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentów kadrowych?
Abonament Archiwizacji zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje wypożyczenia teczek, blokadę prawną i uprawnienia według działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok. Szczegóły są w cenniku.
Policz terminy dla całego działu kadr
Wczytaj listę pracowników i segregatorów, zobacz, co trzymasz 50 lat, a co możesz już zniszczyć z protokołem.