Ile kosztuje digitalizacja akt osobowych
Firmy skanujące liczą najczęściej za stronę. Najtańsze oferty zaczynają się od około 0,10 zł netto za czarno-białą stronę A4, a usługa z przygotowaniem dokumentów (rozszywanie, usuwanie zszywek), opisaniem i podziałem na części teczki to zwykle 0,30 do 0,50 zł za stronę. Teczka osobowa po kilku latach pracy ma zazwyczaj kilkadziesiąt stron: umowy, aneksy, wnioski urlopowe, badania lekarskie, szkolenia BHP.
| Pozycja | Przykład dla 300 teczek po 50 stron | Uwagi |
|---|---|---|
| Skanowanie z przygotowaniem | 15 000 stron x 0,30 do 0,50 zł, czyli 4 500 do 7 500 zł netto | cena zależy od stanu papieru i opisu plików |
| Kwalifikowany podpis lub pieczęć | kilkaset złotych rocznie | potrzebny do poświadczenia zgodności skanu |
| Program do e-teczek | abonament miesięczny | przechowuje pliki i pilnuje dostępu |
| Czas kadr na sortowanie | od kilku dni do kilku tygodni | zależy od tego, czy istnieje spis z terminami |
| Zniszczenie papieru po skanowaniu | od około 0,60 do 3 zł za kilogram | z protokołem, bo to dane osobowe |
Rachunek zwraca się głównie przez miejsce. Teczki, które zostają w szafie albo w magazynie akt na 10 albo 50 lat, kosztują co miesiąc, a skan robisz raz. Ile kosztuje samo przechowanie w magazynie, porównujemy w tekście o cenniku przechowywania dokumentów.
Co mówią przepisy o digitalizacji akt pracowniczych
Pracodawca może zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną (art. 94⁸ Kodeksu pracy). Sam skan nie wystarczy. Odwzorowanie cyfrowe trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, ewentualnie kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej, który potwierdza zgodność skanu z papierem.
Potem przychodzi obowiązek informacyjny (art. 94⁹). Obecnych pracowników informujesz w sposób przyjęty w firmie, a byłych zawiadamiasz na piśmie albo elektronicznie. Każdy z nich ma 30 dni na odbiór papierowej wersji swojej dokumentacji. Dopiero później papier może trafić do niszczarki.
W praktyce oznacza to trzy koszty, o których oferty skanowania zwykle milczą: certyfikat kwalifikowany dla osoby, która podpisuje skany, korespondencję z byłymi pracownikami i miejsce na papier przez co najmniej 30 dni po zawiadomieniu. Jeśli w firmie nikt jeszcze nie ma certyfikatu, kwalifikowany podpis elektroniczny dla firmy trzeba zamówić przed startem projektu, bo bez niego skany nie mają mocy dokumentacji pracowniczej.
Których teczek nie skanować
Tu zaczyna się oszczędność. Zanim pierwsza teczka trafi do skanera, podziel archiwum kadrowe na cztery grupy według terminu przechowywania. Termin liczysz tak samo jak przy brakowaniu: 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku, 50 lat dla zatrudnionych wcześniej bez raportu ZUS OSW.
| Grupa | Co zrobić | Dlaczego |
|---|---|---|
| Termin już minął | wybrakować z protokołem, nie skanować | skan dokumentu, który trzeba zniszczyć, to koszt i dodatkowe dane do ochrony |
| Termin mija w ciągu 2 do 3 lat | zostawić na papierze do brakowania | skan i podpis kosztują więcej niż dwa lata półki |
| Okres 50 lat albo kilkanaście lat do końca | skanować w pierwszej kolejności | każda zwolniona półka oszczędza przez dziesięciolecia |
| Obecni pracownicy | skanować i dalej prowadzić elektronicznie | nowe dokumenty i tak powstają w systemie |
W firmach, które działają kilkanaście lat, pierwsza i druga grupa to często od jednej trzeciej do połowy teczek. Przy 300 teczkach i 0,40 zł za stronę każda setka pominiętych teczek to około 2 000 zł mniej na fakturze firmy skanującej.
Ten podział wymaga spisu z datą zatrudnienia, datą odejścia i informacją o raporcie ZUS OSW dla każdej osoby. Tego spisu zwykle nie ma, i to on decyduje o koszcie projektu. Szybko policzysz pojedyncze przypadki w kalkulatorze przechowywania akt osobowych, a całą listę wczytasz do rejestru.
Digitalizacja we własnym zakresie czy firma skanująca
Skanowanie we własnym zakresie ma sens przy kilkudziesięciu teczkach i skanerze z podajnikiem. Pracownik kadr skanuje, opisuje pliki według części A do E i podpisuje skany kwalifikowanym podpisem. Przy kilkuset teczkach koszt własnego czasu szybko przekracza cenę usługi, a firma skanująca bierze na siebie rozszywanie, kontrolę jakości i opis.
Niezależnie od wyboru zostaje praca, której nie zleci się na zewnątrz: decyzja, które teczki skanować, zawiadomienia byłych pracowników i nadzór nad zniszczeniem papieru. Przy wyborze firmy zwróć uwagę na umowę powierzenia przetwarzania danych, miejsce skanowania (u ciebie czy u nich) i protokół zniszczenia oryginałów. Szerszą listę kryteriów opisujemy w tekście o wyborze firmy archiwizacyjnej.
Od czego zacząć digitalizację akt osobowych
- Spisz teczki z datami zatrudnienia i odejścia oraz raportem ZUS OSW, najlepiej importem z programu kadrowego.
- Policz termin przechowywania każdej teczki i podziel archiwum na cztery grupy z tabeli wyżej.
- Wybrakuj teczki po terminie z protokołem, zanim zamówisz skanowanie.
- Zamów kwalifikowany podpis albo pieczęć i ustal, kto poświadcza zgodność skanów.
- Zeskanuj grupy z długim terminem i obecnych pracowników, zawiadom byłych pracowników o możliwości odbioru papieru.
- Po 30 dniach zniszcz nieodebrany papier z protokołem i zapisz w rejestrze, że teczka ma już postać elektroniczną.
Rejestr, który robi pierwsze dwa kroki
Archiwizacje to rejestr archiwum firmy: teczki papierowe i elektroniczne w jednym miejscu, z terminem przechowywania wyliczonym z przepisu dla każdej pozycji. Wczytujesz listę pracowników z Excela, zaznaczasz raport ZUS OSW i od razu widzisz, które teczki są po terminie, którym zostały 2 lata, a które trzeba trzymać do lat 70. tego wieku.
- Spis i protokół brakowania teczek po terminie w PDF, przed zamówieniem skanowania.
- Przy każdej teczce miejsce papieru albo informacja, że istnieje odwzorowanie cyfrowe.
- Terminarz pokazuje, kiedy kolejne teczki dojdą do końca okresu.
- Ścieżka audytu zapisuje, kto i kiedy zmienił postać albo zniszczył dokumenty.
Rejestr nie skanuje i nie zastępuje programu kadrowego. Mówi, co skanować, a czego nie, i pilnuje terminów po digitalizacji. Szczegóły teczek osobowych opisujemy na stronie o archiwizacji akt osobowych, a całego działu kadr na stronie o archiwizacji dokumentów kadrowych. Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie (cennik).
Pytania o digitalizację akt osobowych
Ile kosztuje skanowanie akt osobowych?
Firmy skanujące liczą zwykle od 0,10 zł netto za stronę przy prostym skanie do 0,30 do 0,50 zł za stronę z przygotowaniem i opisem. Teczka ma najczęściej kilkadziesiąt stron, więc skan jednej teczki to kilka do kilkunastu złotych. Do tego dochodzi kwalifikowany podpis do poświadczenia zgodności i czas kadr na sortowanie.
Czy po zeskanowaniu akt osobowych można zniszczyć oryginały?
Tak, ale dopiero po spełnieniu warunków z Kodeksu pracy. Skan musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią potwierdzającą zgodność z papierem, a pracownicy i byli pracownicy muszą dostać informację o zmianie postaci. Każdy ma 30 dni na odbiór papierowej dokumentacji. Nieodebrany papier niszczysz potem w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Czy digitalizacja skraca okres przechowywania akt?
Nie. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną nie zmienia terminu. Teczka pracownika zatrudnionego przed 1999 rokiem nadal ma okres 50 lat, a zatrudnionego od 2019 roku 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia. Dlatego termin warto zapisać przy każdym pliku, żeby po latach wiedzieć, kiedy usunąć skan.
Czy trzeba informować byłych pracowników o digitalizacji?
Tak. Byłego pracownika zawiadamia się na piśmie albo elektronicznie o możliwości odbioru papierowej wersji dokumentacji w ciągu 30 dni od zawiadomienia (art. 94⁹ Kodeksu pracy). Przy kilkuset byłych pracownikach to osobna praca, dlatego teczki po terminie lepiej wcześniej wybrakować, a nie skanować i zawiadamiać.
Czy można skanować tylko część teczki?
Przepisy pozwalają prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej albo elektronicznej, a zmiana postaci dotyczy dokumentacji pracownika jako całości. Mieszanie części papierowych i elektronicznych w jednej teczce utrudnia wydanie kompletu i kontrolę, dlatego w praktyce digitalizuje się całe teczki wybranych pracowników.