Kalkulator przechowywania akt osobowych, od kiedy 10 lat przechowywania akt, a kiedy 50 lat
Kalkulator przechowywania akt osobowych liczy datę, do której musisz trzymać dokumentację pracowniczą konkretnej osoby. Wpisujesz datę zatrudnienia, datę ustania stosunku pracy i zaznaczasz, czy firma złożyła raport ZUS OSW. Dostajesz okres (10 albo 50 lat), dokładną datę końca i przepis, z którego ta data wynika. W koncie ta sama pozycja trafia do rejestru z miejscem teczki i przypomnieniem o brakowaniu.
Policz okres przechowywania akt osobowych pracownika
Rodzaj „Akta osobowe" jest już wybrany. Wpisz datę zatrudnienia i ustania zatrudnienia w formacie dd.mm.rrrr, zaznacz raport ZUS OSW, jeśli firma go złożyła, i kliknij „Dodaj do rejestru". Każdy kolejny pracownik to kolejny wiersz, a terminarz pokazuje, w którym roku teczki będą gotowe do brakowania.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Od kiedy 10 lat przechowywania akt osobowych, a kiedy 50 lat
Okres zależy od jednej daty: kiedy pracownik został zatrudniony. Druga rzecz, którą trzeba sprawdzić, to raport informacyjny do ZUS. Kalkulator stosuje te reguły w tej kolejności:
| Data zatrudnienia | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć |
|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 roku | 10 lat | od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał |
| Od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku, złożone ZUS OSW i raport ZUS RIA | 10 lat | od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny |
| Od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku, bez raportu | 50 lat | od dnia zakończenia pracy u pracodawcy |
| Przed 1 stycznia 1999 roku | 50 lat | od dnia zakończenia pracy u pracodawcy |
Podstawą jest art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy oraz przepisy przejściowe ustawy z 10 stycznia 2018 roku, która skróciła okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja płacowa tego samego pracownika (listy płac, karty wynagrodzeń) idzie tym samym torem. Przepisy szczególne mogą termin wydłużyć, na przykład gdy toczy się postępowanie, w którym akta są dowodem.
Przechowywanie akt osobowych 10 lat od kiedy, na czterech przykładach
Pracownica zatrudniona 3 marca 2020 roku, odeszła 15 sierpnia 2023 roku
Zatrudnienie po 2018 roku, więc 10 lat od końca roku odejścia. Rok odejścia to 2023, termin mija 31 grudnia 2033 roku. Teczkę możesz wybrakować w 2034 roku.
Pracownik zatrudniony 1 kwietnia 2015 roku, odszedł 30 czerwca 2024 roku, bez raportu
Zatrudnienie z lat 1999 do 2018 i brak raportu informacyjnego, więc 50 lat od dnia zakończenia pracy. Termin mija 30 czerwca 2074 roku. Ta sama osoba z raportem ZUS RIA złożonym w 2024 roku ma termin 31 grudnia 2034 roku, czyli o 40 lat krótszy.
Pracownica zatrudniona 1 września 1996 roku, odeszła 31 maja 2010 roku
Zatrudnienie przed 1999 rokiem. Raport niczego tu nie zmienia, obowiązuje 50 lat od zakończenia pracy, czyli do 31 maja 2060 roku.
Pracownik zatrudniony w 2005 roku, odszedł w 2010 roku, raport złożony w 2019 roku
Raporty informacyjne dla takich osób składa się dopiero od 2019 roku, więc 10 lat liczysz od końca roku złożenia raportu, a nie od roku odejścia. Termin mija 31 grudnia 2029 roku. Jeśli raport trafił do ZUS później, na przykład w 2022 roku, termin przesuwa się na koniec 2032 roku. To najczęstszy błąd przy ręcznym liczeniu: 10 lat od odejścia dałoby rok 2020 i teczka zostałaby zniszczona o prawie dekadę za wcześnie.
Kalkulator policzy jedną osobę. Rejestr pilnuje wszystkich
Jedna data dla jednego pracownika to kilka minut z przepisami w ręku. Problem zaczyna się przy szafie z teczkami z trzydziestu lat, gdzie każda osoba ma inną datę zatrudnienia, część ma raport, a część nie. W koncie Archiwizacji:
- wczytujesz listę pracowników z pliku CSV (data zatrudnienia, ustania i znacznik raportu) i każdy dostaje termin od razu,
- przy każdej teczce zapisujesz, gdzie leży: szafa, regał, pudło, magazyn zewnętrzny,
- akta osób, które nadal pracują, mają status bez terminu, a termin pojawia się sam po wpisaniu daty odejścia,
- terminarz pokazuje, ile teczek będzie gotowych do brakowania w każdym roku,
- po terminie generujesz spis do brakowania i protokół, a pozycja zostaje w rejestrze z numerem protokołu jako dowód, że zniszczenie było zgodne z przepisami,
- każda zmiana zapisuje się w ścieżce audytu z datą i osobą.
Dział kadr przestaje trzymać wszystko na zapas przez 50 lat i przestaje ryzykować, że zniszczy teczkę, o którą za dwa lata zapyta ZUS albo były pracownik.
Wpisz pracowników albo wczytaj plik
Pojedynczo w formularzu albo hurtem z arkusza z kadr. Wystarczą imię i nazwisko, data zatrudnienia, data ustania i informacja o raporcie ZUS OSW.
Sprawdź okres dla każdej teczki
Przy każdej pozycji widzisz 10 albo 50 lat, datę końca i przepis. Rozbieżności z tym, co było w starym zeszycie archiwum, wychodzą od razu.
Opisz, gdzie leżą akta
Lokalizacja przy każdej teczce skraca szukanie, gdy były pracownik prosi o zaświadczenie do emerytury.
Wybrakuj po terminie z protokołem
Terminarz pokazuje teczki po terminie, a protokół brakowania dokumentuje ich zniszczenie zgodnie z RODO.
Kalkulator online, arkusz czy rejestr akt osobowych
| Kalkulator z artykułu | Arkusz w Excelu | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Okres 10 albo 50 lat dla jednej osoby | tak | tak, jeśli ktoś wpisze formułę | tak |
| Raport ZUS OSW dla zatrudnionych w latach 1999 do 2018 | rzadko | zależy od formuły | tak |
| Wszyscy pracownicy w jednym miejscu | nie | tak | tak |
| Miejsce teczki w archiwum | nie | ręcznie | tak |
| Przypomnienie o brakowaniu | nie | nie | tak, terminarz |
| Protokół brakowania i ślad zmian | nie | nie | tak |
Arkusz działa, dopóki pilnuje go jedna osoba, która zna przepisy przejściowe. Gdy ta osoba odchodzi, zostaje plik z formułami, których nikt nie sprawdza. Rejestr trzyma regułę w systemie, a nie w komórce arkusza.
Dla kogo jest kalkulator i rejestr akt osobowych
Dział kadr w firmie z historią
Zakład, który zatrudnia od lat 90. i ma w szafach akta trzech pokoleń pracowników, z trzema różnymi okresami przechowywania.
Biuro rachunkowe prowadzące kadry klientów
Akta wielu pracodawców, każdy z inną decyzją o raportach ZUS OSW. Jeden rejestr zamiast osobnego zeszytu dla każdego klienta.
Firma po połączeniu lub przejęciu
Przejęte akta pracowników poprzednika, często bez spisu. Rejestr porządkuje je i pokazuje, co wolno już zniszczyć.
Pracodawca, który likwiduje działalność
Przed przekazaniem akt przechowawcy trzeba znać termin dla każdej teczki. Więcej w artykule o przechowywaniu dokumentów po likwidacji firmy.
Pytania o okres przechowywania akt osobowych
Od kiedy liczyć 10 lat przechowywania akt osobowych?
Od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, jeśli pracownik został zatrudniony od 1 stycznia 2019 roku. Dla osób zatrudnionych w latach 1999 do 2018, za które firma złożyła raport informacyjny, 10 lat liczy się od końca roku złożenia raportu ZUS RIA. Pracownik, który odszedł w lipcu 2024 roku, ma więc termin do 31 grudnia 2034 roku.
Kiedy akta osobowe przechowuje się 50 lat?
Gdy pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku albo w latach 1999 do 2018, a pracodawca nie złożył za niego raportu informacyjnego do ZUS. Wtedy 50 lat biegnie od dnia zakończenia pracy u tego pracodawcy, a nie od końca roku.
Jak skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat?
Trzeba złożyć do ZUS oświadczenie ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników zatrudnionych w latach 1999 do 2018, a potem raporty ZUS RIA. Od końca roku złożenia raportu liczysz 10 lat. Oświadczenia nie da się złożyć tylko za wybrane osoby.
Czy kalkulator uwzględnia raport ZUS OSW?
Tak. Po zaznaczeniu raportu kalkulator liczy 10 lat dla osób zatrudnionych w latach 1999 do 2018. Dla osób, które odeszły przed 2019 rokiem, rok bazowy nie jest wcześniejszy niż 2019, bo wcześniej raportów nie składano. Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem wynik zostaje 50 lat.
Czy pracownik musi wiedzieć, jak długo przechowujemy jego akta?
Tak. Razem ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o możliwości jej odbioru i o zniszczeniu, jeśli nie zostanie odebrana. Data z kalkulatora to właśnie ten okres, a gotową treść z terminem odbioru i zniszczenia daje generator informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Co zrobić z aktami po upływie okresu przechowywania?
Były pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania. Jeśli jej nie odbierze, pracodawca niszczy ją w ciągu 12 miesięcy, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Trzymanie akt dłużej bez podstawy narusza zasadę ograniczenia przechowywania z RODO, dlatego zniszczenie warto udokumentować protokołem brakowania.
Ile kosztuje rejestr akt osobowych w Archiwizacjach?
Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje wypożyczenia teczek, blokadę prawną i uprawnienia działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok. Szczegóły są w cenniku.
Policz termin dla wszystkich teczek z Twojej szafy
Wczytaj listę pracowników i zobacz, które akta możesz zniszczyć, a które musisz trzymać do 2070 roku.