Co obejmuje dokumentacja pracownicza
Dokumentacja pracownicza to akta osobowe pracownika (części A, B, C, D i E) oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy: ewidencja czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopów, karty wynagrodzeń i listy płac, dokumenty dotyczące pracy w szczególnych warunkach. Okres przechowywania dotyczy całości, a nie tylko teczki osobowej. Listy płac i karty wynagrodzeń mają ten sam okres, bo ustawa o rachunkowości odsyła w tym zakresie do przepisów o dokumentacji pracowniczej.
Zasada ogólna: 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia
Art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują okres dłuższy. Pracownik, którego umowa rozwiązała się 15 marca 2026 roku, ma akta przechowywane do 31 grudnia 2036 roku.
Zasada 10 lat obowiązuje wprost wobec pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Wprowadziła ją ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej elektronizacją.
Pracownicy zatrudnieni w latach 1999 do 2018
Dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 roku i przed 1 stycznia 2019 roku domyślnie obowiązuje dawny okres 50 lat od dnia zakończenia pracy. Pracodawca może go skrócić do 10 lat, jeśli złoży do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) i raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie. Raport zawiera dane o przebiegu zatrudnienia i wynagrodzeniu, których ZUS potrzebuje do ustalenia prawa do emerytury, więc dokumentacja w firmie nie musi już tego udowadniać przez pół wieku.
- Z raportem ZUS OSW i raportami RIA: 10 lat od końca roku, w którym złożono raport informacyjny ZUS RIA.
- Bez raportu: 50 lat od dnia zakończenia pracy.
Pracodawca, który złożył raporty tylko za część pracowników, nie skraca okresu dla pozostałych. Warto to sprawdzić przed pierwszym brakowaniem akt z tego okresu.
Pracownicy zatrudnieni przed 1999 rokiem
Dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku obowiązuje 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy i raport ZUS tego nie zmienia. Akta osoby, która odeszła w 2005 roku, trzeba przechowywać do 2055 roku.
Jak policzyć okres w praktyce
- Ustal datę zawarcia pierwszej umowy z pracownikiem u tego pracodawcy.
- Ustal datę ustania stosunku pracy. Dopóki pracownik pracuje, okres nie biegnie.
- Dla zatrudnionych w latach 1999 do 2018 sprawdź, czy firma złożyła raport ZUS OSW i raport RIA za tę osobę.
- Wybierz regułę: 10 lat od końca roku albo 50 lat od dnia zakończenia pracy.
- Sprawdź przepisy szczególne, na przykład dotyczące pracy w szczególnych warunkach albo dokumentacji wypadkowej, które mogą wydłużyć okres.
Przy kilkudziesięciu pracownikach ręczne liczenie w arkuszu szybko prowadzi do pomyłki. W systemie do archiwizacji wpisujesz dwie daty i zaznaczasz raport, a termin liczy się sam.
Co zrobić po upływie okresu
Pracodawca informuje pracownika, razem ze świadectwem pracy, o okresie przechowywania dokumentacji i o możliwości jej odbioru (jak przygotować informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej). Po upływie okresu dokumentację, której nikt nie odebrał, niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Zniszczenie dokumentuje się protokołem brakowania. Trzymanie akt dłużej, niż trzeba, nie jest bezpieczniejsze: to dane osobowe, a RODO wymaga, żeby przechowywać je nie dłużej, niż to niezbędne.
Więcej o przygotowaniu brakowania piszemy w poradniku protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Dokumentacja elektroniczna
Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Przeniesienie papierowych akt do postaci elektronicznej wymaga odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, a o zmianie postaci informuje się pracownika. Okres przechowywania pozostaje taki sam, zmienia się tylko nośnik.
Najczęstsze błędy
- Liczenie 10 lat od daty zatrudnienia albo od daty dokumentu zamiast od końca roku ustania zatrudnienia.
- Przyjęcie 10 lat dla wszystkich pracowników sprzed 2019 roku bez sprawdzenia raportów ZUS OSW.
- Zniszczenie list płac razem z dowodami księgowymi po 5 latach.
- Brak rejestru, przez który nikt nie wie, w którym pudle leżą akta danej osoby.