Archiwizacja dokumentów księgowych z terminem przedawnienia przy każdej pozycji
Dowody księgowe, faktury, księgi i sprawozdania mają różne okresy przechowywania, liczone od różnych dat. Archiwizacje wylicza je za Ciebie i pokazuje przepis, więc przy kontroli skarbowej masz dokument i odpowiedź na pytanie, dlaczego go masz.
Sprawdź, do kiedy trzymać fakturę albo dowód księgowy
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę albo rok obrotowy i dodaj pozycję do rejestru. W koncie termin i podstawa prawna zapisują się przy dokumencie tak samo.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Okresy przechowywania dokumentów księgowych
| Dokument | Okres | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe | trwale | art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Księgi rachunkowe | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości |
| Dowody księgowe | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Dowody dotyczące podatków | do przedawnienia zobowiązania podatkowego | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, art. 86 Ordynacji podatkowej |
| Faktury i ewidencja VAT | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 112 ustawy o VAT, art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Dokumentacja inwentaryzacji | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Listy płac i karty wynagrodzeń | według przepisów o dokumentacji pracowniczej | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
W praktyce dowód dotyczący podatku przechowuje się tyle, ile dłuższy z dwóch okresów: rachunkowy albo podatkowy. System wybiera dłuższy automatycznie.
Okres przechowywania dokumentów księgowych: od kiedy liczyć 5 lat
Faktura z grudnia to inny termin niż faktura ze stycznia
Faktura zakupu ze stycznia 2025 roku rozlicza się w deklaracji VAT za styczeń, której termin płatności mija w lutym 2025 roku. Przedawnienie biegnie od końca 2025 roku, więc fakturę trzymasz do końca 2030 roku. Faktura z grudnia 2025 roku rozlicza się w deklaracji z terminem w styczniu 2026 roku, więc trzymasz ją do końca 2031 roku. Ręcznie łatwo tu o pomyłkę o cały rok. W rejestrze termin liczy się dla każdej pozycji osobno. Co z fakturami zostaje po Twojej stronie po wejściu KSeF, opisujemy przy archiwizacji faktur.
- Zawieszenie albo przerwanie biegu przedawnienia oznaczasz blokadą prawną, która wstrzymuje brakowanie.
- Rok obrotowy inny niż kalendarzowy ustawiasz raz dla całej firmy.
Kontrola skarbowa i dokument w kilka sekund
Kontroler prosi o faktury od konkretnego kontrahenta z jednego roku. W rejestrze filtrujesz po kontrahencie i roku, widzisz lokalizację każdego segregatora albo otwierasz skan. Wydanie dokumentów kontrolerowi i ich zwrot zapisują się w karcie udostępnień.
- Wyszukiwanie po kontrahencie, numerze, roku i rodzaju dokumentu.
- Blokada prawna na dokumentach objętych kontrolą do czasu jej zakończenia.
- Ścieżka audytu jako dowód, że niczego nie zniszczono przed terminem.
Archiwizacja dokumentów księgowych w biurze rachunkowym
Biuro przechowuje dokumenty wielu klientów, często w różnych formach i z różnym rokiem obrotowym. W Archiwizacjach każdy klient biura to osobna jednostka w rejestrze, z własnymi terminami i historią. Jak biuro prowadzi takie archiwum od spisu segregatorów do wydania dokumentów po zakończeniu umowy, pokazuje strona o archiwizacji dokumentów w biurze rachunkowym.
- Wydanie dokumentów klientowi po zakończeniu umowy zapisane w karcie udostępnień.
- Terminarz brakowania dla każdego klienta osobno.
- Uprawnienia: księgowa widzi tylko swoich klientów.
- Wiele podmiotów na jednym koncie w planie Organizacja.
Uporządkuj dokumenty księgowe przed następną kontrolą
Zaimportuj spis segregatorów i zobacz, które lata możesz już wybrakować.