Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych z terminem

Sprawdź, do kiedy przechowujesz dokumentację projektu

Rodzaj „Dokumentacja projektu unijnego 2021 do 2027” jest już wybrany. Wpisz datę ostatniej płatności z instytucji i dodaj pozycję do rejestru. Płatność końcowa z 14 marca 2026 roku daje termin do 31 grudnia 2031 roku. Jeśli projekt był pomocą publiczną przyznaną umową z 20 czerwca 2024 roku, dodaj drugą pozycję z rodzajem „Dokumenty pomocy publicznej i de minimis”: termin wypada 20 czerwca 2034 roku i to on decyduje o zniszczeniu całego kompletu.

Rejestr i terminarz brakowania

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.

Dodaj do rejestru

Rodzaj dokumentu

Data dokumentu

Pozycji w rejestrze: 0
Do brakowania w ciągu 12 miesięcy: 0

Rok obrotowy firmy

równy kalendarzowemu inny niż kalendarzowy

Jak liczymy okres
Dokument	Podstawa prawna	Przechowuj do	Status

Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.

Dlaczego dokumentacja projektu ginie akurat przed kontrolą

Specjalistka w biurze firmy przegląda segregatory z dokumentacją projektu dofinansowanego z funduszy unijnych

Projekt rozliczony, ostatnia transza na koncie, zespół projektowy rozwiązany. Segregatory z fakturami, zapytaniami ofertowymi, protokołami odbioru i listami obecności trafiają do szafy albo do magazynu i nikt ich nie opisuje. Po trzech latach przychodzi zawiadomienie o kontroli trwałości albo pismo z instytucji z prośbą o dokumenty i zaczyna się szukanie.

Nikt nie pamięta, gdzie co leży. Wnioski o płatność, umowy z wykonawcami i dokumentacja zamówień są w różnych pokojach, a część u firmy doradczej, która pisała wniosek.
Terminy się nakładają. Projekt ma swój okres, pomoc publiczna swój, faktury podatkowy, a listy płac pracowników projektu jeszcze inny. Bez rejestru ktoś niszczy segregator, bo minęło pięć lat od faktury.
Brak dokumentu kosztuje. Wydatek, którego nie da się udokumentować, instytucja uznaje za niekwalifikowalny. Zwrot dofinansowania idzie z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych (art. 207 ustawy o finansach publicznych).
Kilka projektów naraz. Firma, która realizowała projekty z dwóch perspektyw i kilku programów, ma tyle różnych dat, ile umów.

Rejestr z numerem umowy, miejscem i terminem przy każdym segregatorze zamienia to szukanie w jedno wyszukanie.

Jak długo przechowywać dokumentację projektu unijnego

Termin zawsze zapisuje umowa o dofinansowanie, ale opiera się na kilku powtarzalnych regułach. Tak wygląda zestawienie, które warto mieć w rejestrze dla każdego projektu:

Dokumenty	Okres przechowywania	Od kiedy liczyć	Podstawa
Dokumentacja projektu z perspektywy 2021 do 2027	5 lat	od 31 grudnia roku, w którym instytucja dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta	art. 82 rozporządzenia (UE) 2021/1060, umowa o dofinansowanie
Dokumentacja projektu z perspektywy 2014 do 2020	2 albo 3 lata	od 31 grudnia roku po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków z wydatkami końcowymi projektu, datę podaje instytucja	art. 140 rozporządzenia (UE) 1303/2013, umowa o dofinansowanie
Dokumenty pomocy publicznej i de minimis	zwykle 10 lat	od dnia przyznania pomocy, w wielu umowach od dnia podpisania umowy	zasady pomocy państwa, umowa o dofinansowanie
Dokumenty potwierdzające trwałość projektu	co najmniej do końca okresu trwałości	5 lat od płatności końcowej, dla MŚP często 3 lata	art. 65 rozporządzenia (UE) 2021/1060
Faktury i dowody księgowe projektu	5 lat podatkowo, ale nie krócej niż termin projektu	od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku	art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości
Listy płac i akta osób zatrudnionych w projekcie	10 albo 50 lat	od końca roku ustania zatrudnienia	art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy

Gdy kilka reguł obejmuje ten sam segregator, obowiązuje najdłuższa. Bieg terminu z art. 82 przerywa postępowanie sądowe albo wniosek Komisji Europejskiej, dlatego segregatory projektu objętego sporem albo kontrolą dostają w rejestrze blokadę.

Program do archiwizacji dokumentacji projektów unijnych

Termin przy każdym segregatorze

Pozycja dostaje numer umowy o dofinansowanie, program, rodzaj dokumentów, datę ostatniej płatności, miejsce w szafie albo numer pudła i datę końca przechowywania z przepisem. Termin pomocy publicznej liczy się osobno, a terminarz pokazuje późniejszy z nich.

Spis dokumentacji na kontrolę

Kontroler prosi o dokumentację zamówień i wnioski o płatność. Filtrujesz rejestr po numerze umowy i drukujesz spis z lokalizacją każdego segregatora. Miejsce przechowywania, które wiele umów każe zgłosić instytucji, masz w tym samym widoku.

Własna data z umowy

Umowy z perspektywy 2014 do 2020 i projekty z innych funduszy mają terminy, które podaje instytucja w piśmie. W planie Firma ustawiasz własną regułę albo konkretną datę dla projektu i rejestr pilnuje jej tak samo jak przepisów.

Blokada na czas kontroli i sporu

Projekt objęty kontrolą, postępowaniem o zwrot albo sprawą w sądzie dostaje w planie Firma blokadę prawną. Jego segregatory nie trafią do brakowania, dopóki jej nie zdejmiesz.

Wydanie dokumentów z zapisem

Segregator wypożyczony firmie doradczej, księgowej albo kontrolerowi ma zapis, kto go wziął i kiedy ma wrócić. Przypomnienie przychodzi mailem.

Import wykazu z Excela

Lista segregatorów projektu, którą prowadził koordynator, wczytujesz z Excela albo CSV i dopasowujesz kolumny. Jeden projekt to zwykle kilkadziesiąt wierszy i kwadrans pracy.

Wczytaj wykaz segregatorów projektu

Jeden wiersz na segregator albo pudło: numer umowy, rodzaj dokumentów, lata i miejsce. Wykaz z Excela wczytujesz bez przepisywania.

Wpisz datę płatności końcowej

Datę ostatniej płatności bierzesz z wyciągu albo z informacji instytucji o zatwierdzeniu wniosku końcowego. Rejestr liczy koniec przechowywania sam.

Dodaj termin pomocy publicznej

Jeśli projekt był pomocą publiczną albo de minimis, dodajesz datę przyznania. Obowiązuje późniejszy z terminów i to on trafia do terminarza.

Po terminie wybrakuj z protokołem

Gdy minie najdłuższy termin, rejestr pokazuje segregatory do zniszczenia, wyłącza te z blokadą i drukuje spis oraz protokół brakowania w PDF.

Kiedy można zniszczyć dokumenty projektu unijnego

Dopiero wtedy, gdy minie najdłuższy ze wszystkich terminów, które obejmują dany dokument: projektowy z umowy, pomocy publicznej, trwałości, podatkowy i pracowniczy. Wcześniej zniszczony dokument oznacza, że przy kontroli nie da się wykazać kwalifikowalności wydatku, a wtedy instytucja może zażądać zwrotu części dofinansowania.

Przykład z rejestru małej firmy produkcyjnej. Projekt z programu regionalnego 2021 do 2027 na zakup maszyn, ostatnia płatność 14 marca 2026 roku, pomoc publiczna przyznana umową z 20 czerwca 2024 roku. Termin projektowy to 31 grudnia 2031 roku, termin pomocy publicznej 20 czerwca 2034 roku. Faktury za maszyny podatkowo można by zniszczyć już po 2030 roku, ale w tym projekcie zostają do czerwca 2034 roku. Listy płac operatora zatrudnionego w projekcie zostają jeszcze dłużej, 10 lat od końca roku ustania jego zatrudnienia.

Po terminie Archiwizacje zbiera segregatory w spis, wyłącza te z blokadą i drukuje protokół brakowania. Ten sam mechanizm dla całej firmy opisuje strona o brakowaniu dokumentacji z terminarzem i protokołem.

Arkusz, system instytucji czy rejestr archiwum projektu

	Arkusz w Excelu	System instytucji (CST2021, SL2014)	Archiwizacje
Wnioski o płatność i korespondencja z instytucją	nie	tak, to jego główne zadanie	nie
Miejsce papierowego segregatora w firmie	wpisane ręcznie	nie	tak, szafa, pudło albo magazyn
Koniec przechowywania z podstawą	liczony ręcznie	nie	tak, przy każdej pozycji
Termin pomocy publicznej obok terminu projektu	dwie kolumny do pilnowania	nie	dwie pozycje, terminarz bierze późniejszą
Spis na kontrolę i protokół brakowania	pisany od zera	nie	PDF z rejestru
Inne dokumenty firmy (faktury, kadry, umowy)	osobne arkusze	nie	ten sam rejestr
Koszt	czas koordynatora	bez opłat, ale tylko na czas projektu	od 349 zł netto miesięcznie

System instytucji służy do rozliczenia projektu, dopóki trwa. Archiwizacje zaczyna się tam, gdzie projekt się kończy: pilnuje, gdzie leży papier, do kiedy go trzymać i kiedy wolno go zniszczyć, razem z resztą dokumentów firmy.

Kto prowadzi archiwum projektów unijnych w Archiwizacjach

Firma z jednym albo dwoma projektami

Zakup maszyn, wdrożenie albo projekt badawczy i kilkadziesiąt segregatorów. Plan Start za 349 zł netto miesięcznie mieści do 10 000 pozycji i 5 kont, więc obejmuje też faktury, kadry i umowy całej firmy, jak na stronie o archiwizacji dokumentów księgowych.

Firma z kilkoma projektami z różnych programów

Każdy projekt ma inną datę płatności końcowej i inną umowę. Plan Firma za 790 zł netto miesięcznie daje działy według projektów, własne reguły dla umów z innymi terminami i blokadę na czas kontroli.

Firma doradcza rozliczająca dotacje klientów

Doradca przechowuje kopie albo oryginały dokumentów kilkunastu beneficjentów. W planie Firma każdy klient to osobny dział z własnym dostępem, a rejestr pokazuje, czyje segregatory leżą na półce i do kiedy.

Fundacja, stowarzyszenie i uczelnia

Projekty szkoleniowe i społeczne mają listy obecności, umowy z uczestnikami i dane osobowe, których po terminie nie wolno trzymać. Rejestr pilnuje obu stron: żeby nie zniszczyć za wcześnie i nie trzymać za długo.

Pytania o archiwizację dokumentacji projektów unijnych

Jak długo przechowywać dokumentację projektu unijnego?

W perspektywie 2021 do 2027 przez 5 lat od 31 grudnia roku, w którym instytucja dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta, chyba że umowa o dofinansowanie przewiduje dłużej. Jeśli projekt był pomocą publiczną, zwykle obowiązuje 10 lat od dnia jej przyznania. Zawsze stosuje się najdłuższy z terminów, które obejmują dany dokument.

Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentów projektu?

Od końca roku, w którym przyszła ostatnia płatność z instytucji, czyli płatność końcowa po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową. W projektach z lat 2014 do 2020 punkt startu wyznacza zestawienie wydatków składane do Komisji Europejskiej, dlatego datę rozpoczęcia okresu podaje beneficjentowi instytucja.

Gdzie przechowywać dokumentację projektu unijnego?

W siedzibie beneficjenta albo w innym miejscu, które gwarantuje dostęp dla kontrolerów, na przykład w magazynie akt. Wiele umów wymaga poinformowania instytucji o miejscu przechowywania i o każdej jego zmianie. Dokumenty mogą być oryginałami, kopiami poświadczonymi albo wersjami elektronicznymi, jeśli umowa na to pozwala.

Co grozi za brak dokumentów projektu przy kontroli?

Wydatek, którego beneficjent nie udokumentuje, instytucja może uznać za niekwalifikowalny i zażądać zwrotu tej części dofinansowania. Zwrot idzie z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania środków (art. 207 ustawy o finansach publicznych), więc zgubiony segregator potrafi kosztować więcej niż sam zakup.

Czy dokumentację projektu unijnego można przechowywać elektronicznie?

Tak, jeśli umowa o dofinansowanie dopuszcza kopie na powszechnie uznanych nośnikach danych, a większość tak robi. Wersja elektroniczna musi być zgodna z oryginałem i zabezpieczona przed zmianą i utratą. Dokumenty, które powstały tylko elektronicznie, przechowuje się elektronicznie.

Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentacji projektów?

Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start, a przy płatności rocznej połowę tej kwoty, czyli 2 088 zł netto za cały rok. Firma z kilkoma projektami albo doradca rozliczający klientów wybiera zwykle plan Firma za 790 zł netto. Szczegóły są w cenniku.

Zobacz także

Sprawdź, do kiedy trzymasz segregatory swoich projektów

Wczytaj wykaz dokumentacji z Excela, wpisz daty płatności końcowych i zobacz termin każdego segregatora.

Zobacz cennik

Archiwizacja dokumentacji projektów unijnych i dokumentów pomocy publicznej z terminem przy każdym segregatorze