Archiwizacja akt osobowych i przechowywanie akt osobowych 10 albo 50 lat dla każdego pracownika
Przechowywanie akt osobowych trwa 10 albo 50 lat, a okres zależy od tego, kiedy pracownik był zatrudniony i czy firma złożyła raport informacyjny do ZUS. Dla jednej firmy może to oznaczać akta z terminem w 2034 i w 2074 roku w tej samej szafie. Archiwizacje liczy to dla każdego pracownika osobno.
Przechowywanie akt osobowych, sprawdź termin dla konkretnego pracownika
Rodzaj „Akta osobowe" jest już wybrany. Wpisz datę zatrudnienia i ustania zatrudnienia, zaznacz, czy firma złożyła raport ZUS OSW, i dodaj pozycję do rejestru. Zobaczysz, czy to 10, czy 50 lat, i do kiedy dokładnie.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych i zasady, które obowiązują
| Zatrudnienie | Okres przechowywania | Podstawa |
|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 roku | 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
| Od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku, złożony raport ZUS OSW i raporty ZUS RIA | 10 lat od końca roku złożenia raportu ZUS RIA | ustawa z 10 stycznia 2018 roku, przepisy przejściowe |
| Od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku, bez raportu ZUS OSW | 50 lat od dnia zakończenia pracy | ustawa z 10 stycznia 2018 roku, przepisy przejściowe |
| Przed 1 stycznia 1999 roku | 50 lat od dnia zakończenia pracy | przepisy dotychczasowe |
| Dokumentacja wypadkowa i rejestr wypadków przy pracy | 10 lat | przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy |
Dłuższe okresy z przepisów szczególnych mają pierwszeństwo, dlatego w systemie dodajesz też reguły własne.
Jak Archiwizacje liczy termin dla akt osobowych
- Wpisujesz datę zatrudnienia i datę ustania stosunku pracy.
- Zaznaczasz, czy firma złożyła raport informacyjny ZUS OSW za tego pracownika.
- System wybiera okres 10 albo 50 lat i pokazuje przepis.
- Akta obecnych pracowników mają status bez terminu, dopóki nie wpiszesz daty ustania zatrudnienia.
- Po wpisaniu daty zakończenia pracy termin pojawia się sam, a przypomnienie ustawia się w terminarzu.
Części akt i pozostała dokumentacja
Akta osobowe mają części A, B, C, D i E, a obok nich prowadzi się ewidencję czasu pracy, dokumenty płacowe i dokumentację BHP, w tym dokumentację powypadkową przechowywaną 10 lat. W rejestrze każda z tych pozycji ma własną lokalizację i termin, więc wiesz, gdzie leży karta wynagrodzeń, a gdzie część B akt konkretnej osoby.
- Części akt jako osobne pozycje albo jedna teczka pracownika, jak wolisz.
- Listy płac i karty wynagrodzeń z okresem według przepisów o dokumentacji pracowniczej.
- Wydanie dokumentacji byłemu pracownikowi zapisane w karcie udostępnień.
Archiwizacja dokumentów kadrowych i płacowych całego działu kadr
Zaświadczenia dla byłych pracowników
Były pracownik prosi o zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach do emerytury. Wyszukujesz nazwisko, widzisz lokalizację teczki, rok zatrudnienia i termin przechowywania. Wypożyczenie akt z archiwum i zwrot zapisują się w historii. Przy odejściu pracownika ten sam termin trafia do pisma, które wydajesz ze świadectwem pracy, więc data w informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej i data w rejestrze są zawsze takie same.
Akta osobowe w postaci elektronicznej
Kodeks pracy pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą elektronicznie. Zmiana papieru na postać elektroniczną wymaga odwzorowania cyfrowego opatrzonego kwalifikowanym podpisem albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Pracownicy i byli pracownicy dostają informację o zmianie postaci i mają 30 dni na odbiór papieru. W Archiwizacjach przechowujesz takie odwzorowania razem z rejestrem i zaznaczasz, gdzie leży oryginał. Ile kosztuje skanowanie i których teczek nie warto skanować, liczymy w tekście o digitalizacji akt osobowych.
Akta po terminie to ryzyko RODO
Dokumentacja pracownicza to dane osobowe, często szczególnych kategorii. Trzymanie jej po upływie okresu przechowywania narusza zasadę ograniczenia przechowywania. Terminarz pokazuje akta, którym skończył się okres, a protokół brakowania dokumentuje ich zniszczenie.
Policz terminy dla akt wszystkich pracowników
Zaimportuj listę pracowników z datami zatrudnienia i zobacz terminy od razu.