Zasady archiwizacji dokumentów w pytaniach i odpowiedziach

Dowody księgowe i księgi rachunkowe 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dokumenty związane z podatkami do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zatwierdzone sprawozdania finansowe trwale.

Dla zatrudnionych od 2019 roku 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Dla zatrudnionych w latach 1999 do 2018 10 lat, jeśli pracodawca złożył raport informacyjny ZUS OSW, a bez niego 50 lat. Dla zatrudnionych przed 1999 rokiem 50 lat.

Zależy od rodzaju dokumentu. Faktury elektroniczne przechowuje się elektronicznie, a dokumentację pracowniczą można przenieść do postaci elektronicznej ze skanem opatrzonym kwalifikowanym podpisem albo pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Dla papierowych dowodów księgowych bezpieczniej jest zachować oryginał do końca okresu.

To wybranie dokumentów, którym minął okres przechowywania, sporządzenie spisu i protokołu oraz zniszczenie ich w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.

Zwykle nie. Zgoda archiwum państwowego jest wymagana w jednostkach, które wytwarzają materiały archiwalne. Firma prywatna brakuje dokumentację samodzielnie, a protokół brakowania jest dowodem, że zrobiła to po terminie.

Archiwum zakładowe prowadzą jednostki, które przechowują materiały archiwalne kategorii A. Firmy, które mają tylko dokumentację niearchiwalną, prowadzą składnicę akt.

Tak, z każdym klientem. W planie Enterprise zawieramy indywidualną umowę powierzenia, dopasowaną do wymagań Twojego działu IT.

Tylko osoby z kontem w Twojej firmie i tylko te dokumenty, do których mają uprawnienia. Każda operacja zapisuje się w ścieżce audytu.

Tak. Eksportujesz rejestr, ścieżkę audytu i skany w każdej chwili.