Przechowywanie dokumentów firmowych z rejestrem lokalizacji i terminów
Firma może przechowywać dokumenty u siebie, oddać je zewnętrznemu przechowawcy albo łączyć oba sposoby. Niezależnie od miejsca obowiązek jest ten sam: dokument musi być dostępny do końca okresu przechowywania, a potem powinien zostać zniszczony.
Przechowywanie własne czy zewnętrzne
| Własne archiwum | Zewnętrzny przechowawca | |
|---|---|---|
| Koszt | miejsce w biurze albo magazynie | opłata za pudło miesięcznie i za każde wydanie |
| Dostęp do dokumentu | od ręki | po zamówieniu, zwykle z opłatą |
| Warunki przechowywania | zależą od firmy | zapewnia przechowawca |
| Wiedza o terminach | po stronie firmy | po stronie firmy |
| Brakowanie | firma organizuje sama | na zlecenie, z protokołem zniszczenia |
W obu przypadkach to firma odpowiada za to, co i jak długo trzyma. Tę część przejmuje rejestr z terminami.
Rejestr lokalizacji dla każdego miejsca
- Budynek, pokój, szafa, półka i pudło dla archiwum własnego.
- Numer pudła i przechowawca dla archiwum zewnętrznego.
- Skan albo plik dla dokumentów elektronicznych.
- Przeniesienie teczki zapisuje się w ścieżce audytu z nową lokalizacją.
- Wiele lokalizacji i spółek na jednym koncie w planie Organizacja.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe
Dowody księgowe 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, faktury do przedawnienia zobowiązania podatkowego, akta osobowe 10 albo 50 lat, sprawozdania finansowe trwale. Rejestr liczy te terminy przy dodaniu dokumentu i pokazuje przepis.
Przechowujesz tylko to, co trzeba
Pudła trzymane po terminie kosztują co miesiąc, a zawarte w nich dane osobowe zwiększają ryzyko RODO. Terminarz pokazuje, które pudła można oddać do zniszczenia, a protokół brakowania dokumentuje decyzję. Archiwum przestaje rosnąć bez końca.
Dla kogo
- Mała firma z archiwum w szafach: plan Start.
- Firma z działem księgowości i kadr: plan Firma z wypożyczeniami i uprawnieniami według działu.
- Grupa spółek z kilkoma magazynami: plan Organizacja.
Zobacz swoje archiwum w jednym rejestrze
Zaimportuj spis, dopisz lokalizacje i zobacz terminy.