Kto przechowuje dokumenty po likwidacji firmy
Odpowiedź zależy od formy prawnej:
| Forma | Kto odpowiada za dokumenty | Co trzeba zrobić |
|---|---|---|
| Jednoosobowa działalność | właściciel, także po wykreśleniu z CEIDG | wskazać miejsce przechowywania dokumentacji i trzymać ją do końca terminów |
| Spółka z o.o. | osoba wskazana w umowie spółki lub uchwale wspólników, a gdy jej brak, osoba wyznaczona przez sąd rejestrowy | wskazać przechowawcę ksiąg i dokumentów przed wykreśleniem z KRS (art. 288 KSH) |
| Spółka akcyjna | jak w spółce z o.o., na podstawie art. 480 KSH | wskazać przechowawcę w uchwale walnego zgromadzenia |
| Pracodawca w likwidacji lub upadłości | likwidator albo syndyk | przekazać dokumentację pracowniczą przechowawcy i zapewnić środki do końca okresu przechowywania (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym) |
Dokumentację osobową i płacową byłych pracowników może przejąć tylko przedsiębiorca wpisany do rejestru przechowawców prowadzonego przez marszałka województwa. Księgi rachunkowe i faktury może przechować wspólnik, biuro rachunkowe albo firma archiwizacyjna. Gdy likwidatora nie stać na przechowawcę, może po postanowieniu sądu o braku środków przekazać dokumentację pracowniczą do archiwum państwowego.
Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu firmy
Terminy się nie zmieniają. Liczą się tak, jakby firma nadal działała, więc każda grupa dokumentów kończy się w innym roku.
| Dokumenty | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć |
|---|---|---|
| Faktury, deklaracje, KPiR, rejestry VAT | 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Księgi rachunkowe i dowody księgowe | 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym |
| Zatwierdzone sprawozdania finansowe | trwale | |
| Akta osobowe i płacowe, zatrudnieni od 2019 roku | 10 lat | od końca roku, w którym ustał stosunek pracy |
| Akta osobowe i płacowe, zatrudnieni w latach 1999 do 2018 bez raportu ZUS RIA | 50 lat | od dnia zakończenia pracy |
| Akta osobowe i płacowe, zatrudnieni przed 1999 rokiem | 50 lat | od dnia zakończenia pracy |
| Umowy z kontrahentami | zwykle 8 lat | od końca roku wymagalności ostatniego roszczenia |
| Dokumentacja wypadkowa | 10 lat | od końca roku sporządzenia |
Pełne zestawienie z podstawami prawnymi jest w tabeli okresów przechowywania dokumentów. Dla akt pracowników datę najlepiej policzyć osobno dla każdej osoby w kalkulatorze przechowywania akt osobowych, bo w jednej szafie często leżą teczki z terminem w 2033 i w 2068 roku.
Ile kosztuje przechowywanie dokumentów po likwidacji
Przechowawca liczy za metr bieżący akt i za czas. Z opublikowanych cenników wynika zwykle od 9 do około 11 zł netto za metr miesięcznie, a część firm podaje ryczałt za dokumentację zlikwidowanej firmy, na przykład 4 000 zł netto za cały okres przy aktach do 1 metra bieżącego. Różnice w cenach opisaliśmy w tekście o cenniku przechowywania dokumentów.
Dla likwidatora ważniejsze od stawki jest to, za ile lat płaci. Art. 51u każe zapewnić środki do końca okresu przechowywania, więc przechowawca liczy z góry, zwykle do końca najdłuższego terminu w przekazanych aktach. Jedna teczka pracownika zatrudnionego w 1997 roku potrafi wydłużyć umowę o kilkadziesiąt lat.
Przykład spółki z 20 metrami akt
Spółka z o.o. w likwidacji ma 20 metrów bieżących dokumentów. Po spisaniu teczek okazuje się, że:
- 8 metrów to akta osobowe i płacowe osób zatrudnionych przed 2019 rokiem, bez raportów informacyjnych, z terminem 50 lat,
- 9 metrów to księgi, faktury i dowody księgowe, którym zostało średnio 5 lat,
- 3 metry to dokumenty, którym termin już minął.
Przy stawce 9,50 zł netto za metr miesięcznie:
| Wariant | Rachunek | Koszt netto |
|---|---|---|
| Wszystko razem na 50 lat | 20 m × 9,50 zł × 12 × 50 lat | 114 000 zł |
| Rozdzielone według terminów, dokumenty po terminie zniszczone przed przekazaniem | 8 m × 9,50 zł × 12 × 50 lat + 9 m × 9,50 zł × 12 × 5 lat | 50 730 zł |
| Jak wyżej, a dla akt z lat 1999 do 2018 złożone raporty ZUS RIA | 8 m × 9,50 zł × 12 × 10 lat + 9 m × 9,50 zł × 12 × 5 lat | 14 250 zł |
To rachunek poglądowy, bo przechowawcy różnie liczą ceny i minimalne okresy umowy. Kierunek jest jednak zawsze ten sam: każdy metr, który oddajesz bez terminu, przechowawca wyceni na najdłuższy możliwy okres. Rozdzielenie akt według dat to kilkadziesiąt tysięcy złotych różnicy w tej jednej spółce.
Raporty informacyjne da się złożyć tylko za wszystkich pracowników z lat 1999 do 2018 naraz, więc to decyzja na całą firmę. 10 lat liczy się wtedy od końca roku złożenia raportu. Przy liczbie pracowników liczonej w dziesiątkach ta praca zwraca się zwykle w pierwszej wycenie przechowawcy.
Co przygotować przed przekazaniem dokumentów przechowawcy
- Spis teczek z rodzajem dokumentu, latami i miejscem, w którym dziś leżą. Bez spisu przechowawca wyceni porządkowanie osobno, zwykle za metr.
- Datę końca przechowywania dla każdej pozycji. Dla akt pracowników potrzebujesz daty zatrudnienia, daty odejścia i informacji o raporcie ZUS.
- Protokół zniszczenia dokumentów, którym termin już minął. Oddawanie ich przechowawcy to płacenie za pudła, których nikt już nie potrzebuje. Jak to zrobić zgodnie z przepisami, opisujemy przy brakowaniu dokumentacji.
- Podział na paczki według roku końca terminu. Wtedy przechowawca może wyceniać je osobno i niszczyć po kolei.
- Informację dla byłych pracowników i ZUS, gdzie leży dokumentacja i jak ją odebrać.
Równolegle likwidator zamyka pozostałe sprawy: rozlicza należności, sprzedaje majątek, a resztki towaru i nadwyżki magazynowe często najszybciej schodzą przez giełdę towaru z likwidacji, gdzie kupują je hurtowo inne firmy. Archiwum warto spisać wcześniej niż później, bo po sprzedaży biura i magazynu nie ma już gdzie tych pudeł przejrzeć.
Jak Archiwizacje skraca przygotowanie archiwum do likwidacji
Archiwizacje to rejestr archiwum firmy z terminem przechowywania liczonym dla każdej pozycji. Przy likwidacji robi dokładnie to, czego potrzebuje przechowawca:
- wczytujesz spis teczek z arkusza (rodzaj, daty, lokalizacja) i każda pozycja dostaje datę końca oraz przepis,
- akta pracowników liczą się z datą zatrudnienia, datą odejścia i znacznikiem raportu ZUS,
- terminarz pokazuje, ile pozycji kończy się w każdym roku, czyli jak podzielić paczki,
- dokumenty po terminie brakujesz od razu, ze spisem i protokołem w PDF,
- eksport rejestru z terminami przekazujesz przechowawcy jako załącznik do umowy.
Wystarczy jeden, dwa miesiące abonamentu w planie Start za 349 zł netto, żeby przygotować archiwum, które przechowawca wyceni według realnych terminów. W przykładzie powyżej to kilkaset złotych wobec kilkudziesięciu tysięcy różnicy w umowie przechowania. Biuro rachunkowe lub firma, która sama przechowuje akta klientów po likwidacji, korzysta z rejestru stale, bo terminy i brakowanie wracają co roku. Plany opisuje cennik.
Pytania o przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy
Kto przechowuje dokumenty po likwidacji spółki z o.o.?
Osoba wskazana w umowie spółki albo w uchwale wspólników, a jeśli jej nie wskazano, osoba wyznaczona przez sąd rejestrowy (art. 288 KSH). Dokumentację pracowniczą likwidator przekazuje przechowawcy wpisanemu do rejestru marszałka województwa i zapewnia pieniądze na jej przechowanie do końca okresu.
Jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu jednoosobowej działalności?
Tak samo jak w czasie działalności: faktury, KPiR i deklaracje 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, a akta pracowników 10 albo 50 lat. Obowiązek spoczywa na byłym przedsiębiorcy osobiście, także po wykreśleniu firmy z CEIDG.
Co grozi za niezabezpieczenie dokumentacji pracowniczej po likwidacji?
Kodeks pracy przewiduje grzywnę od 1 000 do 30 000 zł za naruszenie obowiązków dotyczących dokumentacji pracowniczej. Do tego dochodzą roszczenia byłych pracowników, którzy nie mogą udowodnić stażu i zarobków do emerytury, oraz odpowiedzialność karna za niszczenie dokumentów przed terminem.
Czy można zniszczyć dokumenty przed likwidacją firmy?
Tylko te, którym upłynął okres przechowywania. Zniszczenie warto udokumentować spisem i protokołem brakowania, bo po likwidacji to jedyny dowód, że dokument nie zaginął, tylko został zniszczony zgodnie z przepisami. Dokumentów w terminie nie wolno niszczyć nawet wtedy, gdy firma przestaje istnieć.
Ile kosztuje przechowanie dokumentów po likwidacji firmy?
Według opublikowanych cenników od około 9 do 11 zł netto za metr bieżący miesięcznie albo ryczałt za cały okres, na przykład 4 000 zł za akta do 1 metra bieżącego. Kwota rośnie z długością najdłuższego terminu w przekazanych aktach, dlatego spis z datą końca dla każdej teczki obniża ją najbardziej.
Czy dokumenty zlikwidowanej firmy mogą trafić do archiwum państwowego?
Dokumentacja osobowa i płacowa tak, jeśli sąd wyda postanowienie, że pracodawca, likwidator lub syndyk nie ma pieniędzy na jej przechowanie u prywatnego przechowawcy. Dokumenty księgowe i podatkowe zostają po stronie przedsiębiorcy albo przechowawcy wskazanego przez wspólników.