Archiwizacja dokumentów w spółce z o.o. i przechowywanie dokumentów spółki z terminem w rejestrze
Spółka z o.o. przechowuje dokumenty według kilku ustaw jednocześnie: księgi i dowody księgowe przez 5 lat (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), dokumenty podatkowe do przedawnienia (art. 86 i 70 Ordynacji podatkowej), a akta pracownicze przez 10 albo 50 lat. Księgę udziałów, księgę protokołów zgromadzeń wspólników i uchwały zachowuje przez cały czas istnienia spółki (art. 188 i 248 KSH). Sprawozdania finansowe może zachowywać trwale jako własną zasadę, choć art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga obecnie co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku ich zatwierdzenia. Rejestr Archiwizacje sam liczy terminy i pokazuje przepisy przy teczkach. Załóż konto od 174 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej albo 349 zł przy miesięcznej.
Sprawdź termin dokumentów księgowych spółki
Demo ma wybrany dowód księgowy. Wpisz rok obrotowy i dodaj dokument, aby zobaczyć koniec przechowywania oraz podstawę prawną. Przed zniszczeniem sprawdź nierozliczone sprawy oraz zawieszenie lub przerwanie przedawnienia.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Pudła zajmują miejsce, a zarząd nie zna terminów
Księgowość odkłada zamknięty rok do szafy, kadry przechowują akta, sekretariat zbiera uchwały. Rocznik na pudle nie mówi, kiedy wolno je zniszczyć. Przy kontroli trzeba ustalić lokalizację i powód zachowania dokumentu.
- Koszt magazynu. Spółka płaci za pudła, których zawartości nikt nie zestawił z terminami.
- Zmiana pracownika. Wiedza o układzie półek odchodzi razem z osobą prowadzącą archiwum.
- Kontrola i spór. Dokument wydany prawnikowi lub księgowej znika z półki bez zapisu o zwrocie.
Rejestr łączy lokalizację z terminem, a zarząd widzi podstawę decyzji.
Okresy przechowywania dokumentów spółki z o.o.
Termin zależy od rodzaju dokumentu i zdarzenia rozpoczynającego okres. Przy zbiegu obowiązków stosuje się dłuższy okres, uwzględniając przepisy szczególne i postępowania.
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości |
| Dowody księgowe | co najmniej 5 lat, z wyjątkami dla określonych operacji | od początku roku następującego po roku obrotowym, przy wyjątkach po zakończeniu lub rozliczeniu operacji | art. 74 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości |
| Faktury i pliki JPK związane z rozliczeniami podatkowymi | do przedawnienia zobowiązania, zasadniczo 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 i 70 Ordynacji podatkowej, ustawa o VAT |
| Deklaracje podatkowe i dokumentacja rozliczeń | do przedawnienia zobowiązania, zasadniczo 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 i 70 Ordynacji podatkowej |
| Zatwierdzone sprawozdanie finansowe | trwale jako zasada spółki, ustawowo co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku zatwierdzenia | art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Umowa spółki i dokumenty rejestrowe KRS | przez cały czas istnienia spółki, następnie zabezpieczenie dokumentacji | od utworzenia spółki i każdej zmiany | Kodeks spółek handlowych, ustawa o KRS |
| Księga udziałów | przez cały czas istnienia spółki | od założenia księgi, z zachowaniem zmian | art. 188 KSH |
| Księga protokołów zgromadzeń wspólników i uchwały | przez cały czas istnienia spółki | od sporządzenia protokołu lub podjęcia uchwały | art. 248 KSH |
| Umowy z kontrahentami | do przedawnienia roszczeń, zasadniczo 6 lat, dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą 3 lata, możliwy dłuższy obowiązek księgowy | od wymagalności roszczenia, koniec terminu zasadniczo na koniec roku kalendarzowego | art. 118 KC, art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości |
| Akta osobowe i dokumentacja płacowa | 10 lat dla zatrudnionych od 2019 roku, zasadniczo 50 lat dla wcześniejszych bez raportu ZUS RIA | 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia, okres 50 lat zasadniczo od zakończenia pracy | Kodeks pracy, przepisy emerytalne i przejściowe |
| Kopie dokumentów rozliczeniowych ZUS | 5 lat dla dokumentów przekazanych od 2012 roku | od dnia przekazania do ZUS | ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych |
| Dokumentacja powypadkowa | 10 lat | przepis nie wskazuje początku, w regule należy określić sposób liczenia | Kodeks pracy |
Księgowy okres nie zawsze wystarcza do zniszczenia faktur. Rozliczenie podatku następuje później niż zamknięcie roku obrotowego, a zawieszenie lub przerwanie przedawnienia przesuwa datę. Przy umowach trzeba sprawdzić także szczególne terminy roszczeń oraz obowiązek zachowania dowodów po rozliczeniu operacji. Art. 118 KC określa przedawnienie roszczeń, nie samodzielny termin niszczenia umowy.
Dla zatrudnionych w latach 1999 do 2018 raport ZUS RIA może skrócić okres do 10 lat od końca roku jego złożenia. Zasady wyjaśnia archiwizacja akt osobowych. Pozostałe rodzaje zbiera tabela okresów przechowywania dokumentów, a rozliczenia omawia archiwizacja dokumentów księgowych.
Rejestr dokumentów dla zarządu, księgowości i kadr
Termin i przepis przy teczce
Wybierasz rodzaj dokumentu i datę. System liczy termin, zapisuje podstawę prawną i lokalizację.
Import spisu z Excela
W każdym planie wczytujesz istniejący Excel lub CSV i dopasowujesz kolumny do pól rejestru.
Terminarz i protokół PDF
Terminarz pokazuje dokumenty z końcem okresu za 30, 90 i 365 dni. Generujesz spis dokumentacji oraz protokół brakowania PDF. Każda operacja pozostaje w ścieżce audytu.
Wypożyczenia i blokada prawna
Od planu Firma zapisujesz wydania, prowadzisz kartę udostępnień i otrzymujesz przypomnienia o zwrocie. Blokada prawna wstrzymuje brakowanie dokumentów objętych kontrolą lub sporem.
JRWA i kategorie
Od planu Firma stosujesz własny JRWA oraz reguły przechowywania z kategoriami A, B i BE. Uprawnienia według działu ograniczają dostęp do dokumentacji spółki.
Wczytaj spis z szaf i magazynu
Przygotuj wiersz dla teczki lub pudła z rodzajem dokumentacji, rocznikiem i lokalizacją. Oddziel zbiory o różnych okresach, zwłaszcza dokumenty pracownicze od faktur.
Ustal reguły i wyjątki
Sprawdź daty końca roku obrotowego, zatrudnienia i rozliczenia umów. W planie Firma ustaw reguły własne i blokady spraw w toku. Wyodrębnij zbiory zachowywane trwale.
Zapisuj obieg teczek
W planie Firma odnotuj wypożyczenie dokumentów na kontrolę albo do działu prawnego. Karta udostępnień pokazuje, kto ma teczkę i kiedy powinien ją oddać.
Przygotuj dokumenty do brakowania
Sprawdź terminy, wyłącz sprawy nadal potrzebne i uzyskaj wymagane zatwierdzenia. Wydrukuj spis oraz protokół PDF. Procedurę opisuje brakowanie dokumentacji z terminarzem i protokołem.
Kto w spółce z o.o. odpowiada za archiwum
Za rachunkowość odpowiada kierownik jednostki, czyli zarząd spółki. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości pozostawia po jego stronie odpowiedzialność także po powierzeniu obowiązków biuru rachunkowemu. W zakresie dokumentacji zasad rachunkowości art. 10 wymaga ustalenia i aktualizowania polityki, obejmującej między innymi system ochrony danych oraz zbiorów.
Umowa z przechowawcą określa zakres przechowywania, udostępnianie i zwrot akt. W spółce ustal odpowiedzialnych za przyjmowanie dokumentów, terminy i zatwierdzanie brakowania. Kadry opisują dokumentację pracowniczą, a księgowość ustala dane do terminów podatkowych.
Archiwum spółki komunalnej i spółki Skarbu Państwa
Według orzecznictwa sądów administracyjnych ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach obejmuje także spółki utworzone przez Skarb Państwa lub samorząd. Forma spółki z o.o. nie wyłącza obowiązków. Trzeba ustalić status podmiotu i zakres nadzoru archiwalnego.
Dyrektor archiwum państwowego może nakazać utworzenie archiwum zakładowego. W sprawie krakowskiej spółki samorządowej taki nakaz przewidywał termin 30 dni. Dochodzą instrukcja kancelaryjna, JRWA, kategorie A i B oraz przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Brakowanie dokumentacji kategorii B wymaga zgody właściwego dyrektora archiwum państwowego. Protokół PDF z programu dokumentuje czynność, lecz wymaganej zgody udziela archiwum. Zasady organizacji opisuje prowadzenie archiwum zakładowego.
Szafa, magazyn akt i rejestr Archiwizacje
| Obszar | Szafa w biurze | Magazyn akt firmy zewnętrznej | Rejestr Archiwizacje |
|---|---|---|---|
| Miejsce na papier | miejsce zapewnia spółka | miejsce zapewnia przechowawca | lokalizacja zapisana w rejestrze |
| Termin z podstawą prawną | ustala pracownik | zakres zależy od umowy | liczony z wybranej reguły |
| Udostępnianie | organizuje spółka | według umowy z magazynem | karta udostępnień od planu Firma |
| Brakowanie | organizuje spółka | usługa zależna od umowy | terminarz, spis i protokół PDF |
| Koszt | powierzchnia i praca | według oferty przechowawcy | abonament według planu |
Magazyn zapewnia miejsce, a rejestr daje terminy i ewidencję. Możesz je łączyć, zapisując oznaczenie pudła u przechowawcy. Sprawdź w umowie zasady wydawania dokumentów i rozliczania zniszczenia.
Dokumenty po likwidacji spółki
Art. 288 KSH przewiduje oddanie ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki na przechowanie wskazanej osobie, a przy braku wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Przekazanie akt opisuje przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy.
Pytania o archiwizację dokumentów w spółce z o.o.
Jak długo spółka z o.o. musi przechowywać dokumenty?
Spółka przechowuje księgi zasadniczo 5 lat, dokumenty podatkowe do przedawnienia, a akta pracownicze 10 albo 50 lat. Nie ma wspólnego terminu dla całego archiwum. Dokumentację korporacyjną zachowuje przez czas istnienia spółki. Przy każdej teczce trzeba ustalić właściwy początek okresu oraz sprawdzić, czy postępowanie nie wydłuża przechowywania.
Gdzie spółka z o.o. przechowuje dokumenty księgowe?
Spółka przechowuje dokumenty w swojej siedzibie, biurze rachunkowym albo u przechowawcy, z zachowaniem wymagań prawa. Musi zapewnić ochronę, czytelność i dostępność na potrzeby kontroli. Powierzenie przechowywania opisuje w umowie i dopełnia właściwych obowiązków zgłoszeniowych. W rejestrze zapisuje lokalizację segregatora, niezależnie od tego, kto fizycznie przechowuje papier.
Czy spółka z o.o. musi mieć archiwum zakładowe?
Nie każda spółka z o.o. musi tworzyć archiwum zakładowe w rozumieniu ustawy archiwalnej. Obowiązek może dotyczyć spółek utworzonych przez samorząd lub Skarb Państwa, zależnie od ich statusu i nadzoru archiwalnego. Prywatna spółka nadal musi prawidłowo przechowywać dokumenty, nawet jeśli organizuje zwykłą składnicę akt lub korzysta z magazynu.
Kto odpowiada za archiwizację dokumentów w spółce?
Za obowiązki związane z rachunkowością odpowiada zarząd jako kierownik jednostki, także gdy czynności wykonuje biuro rachunkowe. Spółka wyznacza osoby prowadzące ewidencję, udostępnianie i brakowanie. Powierzenie zadań wymaga określenia zakresu obowiązków, a odpowiedzialność zarządu wynikająca z ustawy o rachunkowości pozostaje. Rejestr pozwala prześledzić, kto wykonał daną operację.
Jak długo przechowywać uchwały i protokoły zgromadzenia wspólników?
Uchwały i protokoły zgromadzenia wspólników należy zachowywać przez cały czas istnienia spółki. Dokumentują decyzje wspólników, zatwierdzenie sprawozdań oraz zmiany dotyczące władz i kapitału. Art. 248 KSH reguluje księgę protokołów. Nie stosuj do niej automatycznie okresu dla faktur. Po rozwiązaniu spółki dokumenty przekazuje się przechowawcy zgodnie z KSH.
Ile kosztuje archiwizacja dokumentów w spółce z o.o.?
Rejestr Archiwizacje kosztuje od 174 zł netto za miesiąc + 23% VAT przy płatności rocznej albo 349 zł netto + 23% VAT przy miesięcznej w planie Start. Fizyczne przechowywanie papieru spółka organizuje osobno. Wypożyczenia, blokada prawna i własny JRWA są od planu Firma. Zakres oraz ceny porównasz w cenniku rejestru dokumentów.
Uporządkuj dokumenty spółki i ich terminy
Zaimportuj spis z Excela i sprawdź okresy przechowywania. Zacznij od planu Start za 174 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej albo 349 zł przy miesięcznej. Wypożyczenia, blokadę prawną i własny JRWA otrzymujesz od planu Firma.