Składnica akt w firmie i u zewnętrznego przechowawcy pod kontrolą
Składnica akt to miejsce, w którym firma przechowuje dokumentację po zakończeniu spraw w działach. Może to być pokój w biurze, piwnica albo zewnętrzna firma, która przechowuje pudła. W każdym z tych przypadków potrzebny jest rejestr: co leży, gdzie i do kiedy.
Sprawdź, do kiedy trzymać teczki ze składnicy akt
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i dodaj pozycję do rejestru. Każda teczka dostaje datę końca przechowywania i przepis, a terminarz pokazuje, ile miejsca na regałach zwolni się w kolejnych latach.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Własna składnica akt
- Rejestr teczek z sygnaturą, rodzajem dokumentów, latami i lokalizacją na regale.
- Przyjmowanie akt z działów ze spisem zdawczo odbiorczym.
- Okres przechowywania liczony dla każdej teczki z przepisu albo z JRWA.
- Wypożyczenia z przypomnieniem o zwrocie (plan Firma i wyższe).
- Terminarz i protokół brakowania.
Archiwizacja dokumentów papierowych: rejestr segregatorów i pudeł
Przekazanie akt do zewnętrznej składnicy
Gdy firma oddaje pudła zewnętrznemu przechowawcy, traci podgląd tego, co jest w środku. W Archiwizacjach zapisujesz numer pudła u przechowawcy przy każdej teczce, a rejestr zostaje u Ciebie.
- Wiesz, które pudło zamówić, gdy kontrola prosi o dokument.
- Wiesz, które pudła zlecić do zniszczenia, bo wszystkie teczki w środku mają upływ okresu.
- Zamówienia i zwroty pudeł zapisujesz w karcie udostępnień.
- Płacisz przechowawcy tylko za to, co naprawdę trzeba trzymać.
Przechowywanie dokumentów: cennik magazynu akt i ukryte koszty
Usługi archiwizacyjne: jak wybrać firmę i o co zapytać przed umową
Składnica akt po likwidacji albo upadłości firmy
Pracodawca, który kończy działalność, musi zapewnić przechowanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres. Zwykle przekazuje ją przedsiębiorcy prowadzącemu przechowalnię dokumentacji osobowej i płacowej, wpisanemu do rejestru działalności regulowanej prowadzonego przez marszałka województwa. Do przekazania potrzebny jest kompletny spis akt z terminami, a rejestr w Archiwizacjach eksportujesz do Excela jednym kliknięciem.
Archiwizacja akt osobowych z terminem dla każdego pracownika
Składnica akt a archiwum zakładowe
Archiwum zakładowe prowadzą jednostki, które wytwarzają materiały archiwalne kategorii A. Firmy, które mają tylko dokumentację niearchiwalną, prowadzą składnicę akt. W systemie obie formy wyglądają tak samo: rejestr, terminy, udostępnianie i brakowanie.
Zobacz, co leży w Twojej składnicy akt
Zaimportuj spis pudeł i teczek, a system pokaże terminy i listę do brakowania.