Archiwizacja dokumentów papierowych, program dla firm

Sprawdź, do kiedy trzymać segregator z Twojej szafy

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i dodaj go do rejestru. Tak samo działa rejestr w koncie: termin i podstawa prawna pojawiają się od razu przy pozycji.

Rejestr i terminarz brakowania

Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.

Dodaj do rejestru

Rodzaj dokumentu

Data dokumentu

Pozycji w rejestrze: 0
Do brakowania w ciągu 12 miesięcy: 0

Rok obrotowy firmy

równy kalendarzowemu inny niż kalendarzowy

Jak liczymy okres
Dokument	Podstawa prawna	Przechowuj do	Status

Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.

Papierowe archiwum bez rejestru kosztuje więcej, niż widać

W większości firm papierowe archiwum to opis na grzbiecie segregatora i pamięć jednej osoby. Działa do pierwszej kontroli, do odejścia tej osoby albo do dnia, w którym trzeba zdecydować, co można zniszczyć. Wtedy ktoś spędza tydzień w piwnicy.

Nikt nie wie, które lata dokumentów księgowych można już wybrakować, więc firma płaci za miejsce na papier, którego nie musi mieć.
Akta osobowe mają okres 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia, i nie da się go odczytać z grzbietu segregatora.
Kontroler prosi o konkretne faktury, a szukanie zaczyna się od pytania, w którym pokoju stały w 2022 roku.
Wypożyczona teczka nie wraca, bo nigdzie nie zapisano, kto ją wziął.
Dokumenty z danymi osobowymi przechowywane po terminie to ryzyko RODO, a nie tylko zajęte półki.

Rejestr dokumentów papierowych i to, co zapisujesz przy każdej pozycji

Pozycją rejestru jest teczka, segregator albo pudło, a nie pojedyncza kartka. Dzięki temu spis archiwum liczącego kilka tysięcy segregatorów wprowadzisz w jedno popołudnie, zwłaszcza z importu z Excela.

Pole	Przykład	Po co
Sygnatura	KS/2024/07	jednoznaczny numer na grzbiecie i w rejestrze
Nazwa	Faktury zakupu, lipiec 2024	co jest w środku
Rodzaj dokumentu	faktura, dowód księgowy, akta osobowe, umowa, dokumentacja BHP	z niego wynika okres przechowywania
Data albo rok	2024	od niej liczy się termin
Postać	papierowa albo elektroniczna	jeden rejestr dla obu
Miejsce	archiwum, szafa 3, półka 2, pudło 14	wiesz, gdzie leży, bez szukania
Uwagi	kopia przekazana biegłemu rewidentowi	kontekst dla następnej osoby

Termin końca przechowywania i przepis, z którego wynika, system wylicza sam i zapisuje przy pozycji. Protokół brakowania sprzed roku pokazuje tę samą podstawę prawną, którą widziałeś w dniu dodania dokumentu.

Program do archiwizacji dokumentów papierowych i jego funkcje

Okres przechowywania z przepisów

Faktury do przedawnienia podatku, dowody księgowe 5 lat, akta osobowe 10 albo 50 lat, sprawozdania finansowe trwale. Przy każdej pozycji widzisz datę i artykuł ustawy.

Miejsce każdej teczki

Budynek, pokój, szafa, półka, pudło albo numer pudła u zewnętrznego przechowawcy. Przeniesienie teczki zapisuje się w ścieżce audytu.

Wyszukiwanie po każdym polu

Sygnatura, nazwa, rodzaj, miejsce, uwagi, rok i daty. Wpisujesz „2023 faktury" i widzisz, gdzie stoją.

Terminarz brakowania

Listy na 30, 90 i 365 dni oraz przypomnienie mailem, zanim termin minie. Papier nie leży dłużej, niż wymagają przepisy.

Spis i protokół w PDF

Spis dokumentacji do brakowania i protokół z miejscem na podpisy komisji, gotowe do wydruku.

Import z Excela i CSV

Masz spis segregatorów w arkuszu? Wczytujesz go do rejestru, a terminy liczą się dla wszystkich pozycji naraz.

Wczytaj spis segregatorów

Zaimportuj istniejący arkusz albo dodawaj pozycje ręcznie: sygnatura, nazwa, rodzaj, rok i miejsce. Skanowanie nie jest potrzebne.

Sprawdź terminy

Każda pozycja dostaje datę końca przechowywania z podstawą prawną. Od razu widzisz, co jest już po terminie.

Opisz półki i pudła

Uzupełnij miejsce przechowywania. Od tej chwili każdy w zespole znajduje teczkę bez pytania kolegów.

Wybrakuj to, co po terminie

Wybierz pozycje z terminarza, wydrukuj spis i protokół, zniszcz dokumenty i oznacz je w rejestrze jako wybrakowane.

Excel, magazyn akt czy program do archiwizacji dokumentów papierowych

	Arkusz Excel	Zewnętrzny magazyn akt	Archiwizacje
Okres przechowywania z przepisów	nie, wpisujesz ręcznie	nie, termin podaje firma	tak
Przypomnienie o brakowaniu	nie	nie	tak
Miejsce każdej teczki	tak, jeśli ktoś pilnuje	tak, numer pudła	tak
Protokół brakowania	nie	tak, przy zleceniu zniszczenia	tak
Ścieżka audytu zmian	nie	nie	tak
Koszt miesięczny	brak opłaty, czas pracownika	opłata za metr bieżący akt i za każde wydanie	abonament od 349 zł netto

Magazyn akt i program się nie wykluczają. Wiele firm oddaje stare roczniki przechowawcy, a rejestr w Archiwizacjach zapisuje numer pudła i pilnuje, żeby nie płacić za pudła po terminie. Ile kosztuje taki magazyn, opisujemy w tekście przechowywanie dokumentów: cennik magazynu akt i własnego archiwum.

Dla kogo jest program do archiwizacji dokumentów papierowych

Mała i średnia firma

Kilkaset segregatorów w szafach i piwnicy, jedna osoba od administracji. Plan Start mieści do 10 000 pozycji w rejestrze.

Dział kadr

Akta osobowe w papierze z okresem 10 albo 50 lat liczonym dla każdego pracownika osobno.

Dział księgowości

Faktury i dowody księgowe z terminem przedawnienia oraz szybkie wydanie dokumentów na kontrolę.

Biuro rachunkowe

Segregatory wielu klientów, każdy z własnymi terminami i historią wydania dokumentów po zakończeniu umowy.

Pytania o archiwizację dokumentów papierowych

Jak archiwizować dokumenty papierowe w firmie?

Opisz każdy segregator albo teczkę w rejestrze: sygnatura, zawartość, rodzaj dokumentu, rok i miejsce przechowywania. Do każdej pozycji przypisz okres przechowywania wynikający z przepisów. Raz w roku wybrakuj pozycje po terminie, ze spisem i protokołem. Program robi obliczenia i przypomina o terminach.

Czy trzeba skanować dokumenty papierowe, żeby je archiwizować?

Nie. Obowiązek dotyczy przechowania dokumentu przez wymagany okres, a nie jego digitalizacji. Rejestr papierowego archiwum spełnia cel: wiesz, co masz, gdzie to leży i do kiedy. Skany możesz dołączać później, dla wybranych dokumentów.

Czy po zeskanowaniu można zniszczyć papierowe faktury?

Tak, jeśli elektroniczna kopia zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przez cały okres przechowywania, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT. Urząd musi mieć do niej dostęp bez zwłoki. Inne dokumenty, na przykład akta osobowe, mają własne, surowsze zasady zmiany postaci.

Czy akta osobowe można przechowywać tylko w formie elektronicznej?

Tak. Pracodawca może zmienić postać dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, sporządzając odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Musi o tym poinformować pracowników i byłych pracowników. Do czasu zmiany obowiązuje postać papierowa.

Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentów papierowych?

Abonament Archiwizacji zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start (do 10 000 pozycji i 5 kont). Plan Firma za 790 zł netto dodaje wypożyczenia, blokadę prawną i uprawnienia działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok.

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty papierowe?

Tak samo długo jak elektroniczne, bo okres zależy od rodzaju dokumentu, a nie od nośnika. Dowody księgowe 5 lat, faktury do przedawnienia zobowiązania podatkowego, akta osobowe 10 albo 50 lat, sprawozdania finansowe trwale. Pełna lista jest w tabeli okresów przechowywania.

Zobacz także

Opisz papierowe archiwum w jedno popołudnie

Wczytaj spis segregatorów z arkusza i od razu zobacz, które lata możesz wybrakować.

Zobacz cennik

Archiwizacja dokumentów papierowych w programie do rejestru segregatorów, pudeł i terminów