Archiwizacja dokumentów w kancelarii adwokackiej i przechowywanie akt w kancelarii radcy prawnego z terminem przy każdej sprawie
Archiwizacja dokumentów w kancelarii adwokackiej to przede wszystkim jeden termin liczony dla każdej sprawy osobno: akta z danymi osobowymi przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, a potem trzeba je usunąć. Tak samo jest w kancelarii radcy prawnego. Archiwizacje zapisuje każdą teczkę akt z sygnaturą, miejscem w szafie i datą zakończenia sprawy, sam wylicza koniec przechowywania z przepisem, pilnuje, kto miał akta w ręku, i drukuje protokół zniszczenia, gdy termin minie.
Sprawdź, do kiedy kancelaria przechowuje akta sprawy
Rodzaj „Akta sprawy w kancelarii prawnej” jest już wybrany. Wpisz datę zakończenia postępowania i dodaj pozycję do rejestru: zobaczysz koniec okresu przechowywania i podstawę prawną. Sprawa zakończona we wrześniu 2016 roku ma termin do 31 grudnia 2026 roku, więc jej akta trafią do brakowania na początku 2027 roku. Sprawa zakończona w styczniu 2024 roku leży w szafie do końca 2034 roku. W koncie tak samo zapisujesz każdą teczkę z sygnaturą i nazwiskiem prowadzącego.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Dlaczego archiwum akt kancelarii przestaje się mieścić
Kancelaria z trzema prawnikami zamyka rocznie od 150 do 300 spraw. Po dziesięciu latach to kilka tysięcy teczek, zwykle ułożonych według roku albo nazwiska klienta, w szafach, piwnicy i na półkach u poszczególnych prawników. Dopóki nikt nie pyta, wszystko działa. Problem zaczyna się w czterech sytuacjach.
- Klient wraca po latach. Dzwoni w sprawie apelacji, wznowienia albo nowego sporu z tym samym kontrahentem i prosi o kopię pism. Ktoś musi znaleźć teczkę sprzed sześciu lat, nie wiedząc, który prawnik ją prowadził.
- Termin minął, a akta leżą. Przepis każe usunąć dane po 10 latach. Teczki z 2012 roku stoją dalej, bo nikt nie wie, które sprawy skończyły się w którym roku. To ryzyko z RODO, a nie tylko zajęte miejsce.
- Akta wyszły z kancelarii. Teczka pojechała do sądu, do domu prawnika albo do aplikanta. Bez zapisu wydania nikt nie wie, gdzie jest, a to akta objęte tajemnicą zawodową.
- Zmiana lokalu albo rozwiązanie spółki. Przeprowadzka, odejście wspólnika albo zamknięcie kancelarii wymaga spisu tego, co zostaje, co trzeba przekazać i co wolno zniszczyć.
Rejestr z datą zakończenia i miejscem przy każdej teczce odpowiada na wszystkie cztery sytuacje jednym wyszukaniem.
Okres przechowywania akt w kancelarii adwokackiej i radcowskiej
Najważniejszy termin wynika z ustaw korporacyjnych, ale kancelaria jako firma ma też własne dokumenty z innymi okresami. Tak wygląda zestawienie, które warto mieć w rejestrze:
| Dokument | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Akta sprawy z danymi osobowymi, kancelaria adwokacka | 10 lat, potem usunięcie | od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie | art. 16c ust. 1 pkt 2 lit. c i ust. 2 Prawa o adwokaturze |
| Akta sprawy z danymi osobowymi, kancelaria radcy prawnego | 10 lat, potem usunięcie | od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie | art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o radcach prawnych |
| Oryginały dokumentów otrzymanych od klienta | do zakończenia sprawy, potem zwrot klientowi | według ustaleń z klientem | zasady etyki zawodowej, umowa z klientem |
| Faktury i dowody księgowe kancelarii | 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Akta osobowe pracowników kancelarii | 10 lat dla zatrudnionych od 2019 roku | od końca roku ustania zatrudnienia | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
Okres 10 lat jest sztywny w obie strony. Kancelaria nie może go skrócić, a po jego upływie nie powinna trzymać akt dalej bez innej podstawy, na przykład toczącego się sporu z klientem. Na taki wypadek rejestr ma blokadę prawną.
Program do archiwizacji akt dla kancelarii prawnej
Termin przy każdej teczce
Pozycja dostaje sygnaturę, nazwisko klienta albo numer sprawy, datę zakończenia postępowania, miejsce w szafie albo numer pudła i datę końca przechowywania z przepisem. Nie liczysz niczego w kalendarzu.
Dostęp według prawnika i działu
W planie Firma każdy prawnik albo zespół to osobny dział z własnymi uprawnieniami. Aplikant widzi swoje sprawy, wspólnik całość. Tajemnica zawodowa nie kończy się na drzwiach szafy.
Wydanie akt z zapisem
W planie Firma zapisujesz, komu wydano teczkę, kiedy i do kiedy ma wrócić. Przypomnienie przychodzi mailem, a karta udostępnień zostaje w historii na wypadek pytań klienta albo samorządu.
Blokada na czas sporu
Akta sprawy, w której klient zgłosił roszczenie albo toczy się postępowanie dyscyplinarne, dostają w planie Firma blokadę prawną. Nie trafią do brakowania, dopóki jej nie zdejmiesz.
Import spisu z Excela
Istniejący wykaz akt wczytujesz z Excela albo CSV i dopasowujesz kolumny: sygnatura, klient, rok zakończenia, miejsce. Kilkaset teczek to zwykle jedno popołudnie pracy sekretariatu.
Skany i ścieżka audytu
Przy pozycji możesz dołączyć skan pisma albo całej teczki. Każde otwarcie, wydanie i zmiana zostaje w historii z datą i osobą. Zasady ochrony danych opisuje strona o bezpieczeństwie archiwum.
Wczytaj wykaz teczek
Jeden wiersz na teczkę albo pudło: sygnatura, klient, rok zakończenia sprawy i miejsce. Arkusz z Excela wczytujesz bez przepisywania.
Uzupełnij daty zakończenia
Tam, gdzie znasz tylko rok, wpisujesz ostatni dzień tego roku. Termin się nie zmienia, bo 10 lat i tak liczy się od końca roku zakończenia postępowania.
Wydawaj akta z zapisem
Teczka jedzie do sądu albo do prawnika na home office, a rejestr pamięta, u kogo jest i kiedy ma wrócić.
Raz w roku zniszcz akta po terminie
Na początku roku terminarz pokazuje sprawy, których 10 lat minęło 31 grudnia. Sprawdzasz blokady, drukujesz spis i protokół zniszczenia.
Zniszczenie akt po 10 latach z protokołem
Po upływie terminu dane z akt trzeba usunąć. W praktyce oznacza to zniszczenie papieru w niszczarce albo przez firmę z certyfikatem i skasowanie skanów. Ważne jest, żeby dało się później wykazać, co zniszczono, kiedy i na jakiej podstawie, bo tego może zażądać klient, okręgowa rada albo organ nadzorczy.
Archiwizacje zbiera teczki po terminie w spis, wyłącza te z blokadą prawną i drukuje protokół zniszczenia w PDF z sygnaturami, latami zakończenia i podstawą prawną. Ten sam mechanizm opisuje strona o brakowaniu dokumentacji z terminarzem i protokołem. Jeśli kancelaria zleca zniszczenie zewnętrznej firmie, protokół z rejestru jest listą, którą firma potwierdza.
Akta z 2015 roku zniszczone w styczniu 2026 roku są w porządku. Te same akta zniszczone w czerwcu 2025 roku to naruszenie, bo termin biegł do 31 grudnia 2025 roku. Rejestr nie pozwoli dodać ich do spisu przed czasem.
Arkusz, program do obsługi spraw czy rejestr archiwum w kancelarii
| Arkusz w Excelu | Program do prowadzenia spraw | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Terminy procesowe i kalendarz rozpraw | nie | tak, to jego główne zadanie | nie |
| Miejsce papierowej teczki po zakończeniu sprawy | wpisane ręcznie | zwykle nie | tak, szafa, pudło albo magazyn |
| Koniec przechowywania z przepisem | liczony ręcznie | rzadko | tak, przy każdej teczce |
| Wydanie akt z przypomnieniem | notatka | nie | karta udostępnień |
| Protokół zniszczenia akt | pisany od zera | nie | PDF z rejestru |
| Koszt | czas sekretariatu | licencja programu | od 349 zł netto miesięcznie |
Program kancelaryjny prowadzi sprawę, dopóki trwa: terminy, pisma, rozliczenia z klientem. Gdy kancelaria szuka programu do obsługi spraw i przyjmowania klientów, to osobne narzędzie. Archiwizacje zaczyna tam, gdzie sprawa się kończy: pilnuje, gdzie leży teczka, jak długo ją trzymać i kiedy trzeba ją zniszczyć.
Które kancelarie prowadzą archiwum akt w Archiwizacjach
Kancelaria indywidualna
Jeden adwokat albo radca, sekretariat i kilka szaf teczek. Plan Start za 349 zł netto miesięcznie mieści do 10 000 pozycji i 5 kont.
Spółka adwokacka albo radcowska
Kilku wspólników, aplikanci i akta w kilku pokojach. Plan Firma za 790 zł netto miesięcznie daje działy według zespołów, wydawanie akt i blokadę prawną.
Kancelaria z oddziałami albo magazynem akt
Akta w siedzibie, w oddziale i w magazynie zewnętrznym. Rejestr pokazuje lokalizację każdego pudła i to, za które płacisz po terminie. Ile kosztuje taki magazyn, liczy tekst o cenniku przechowywania dokumentów.
Kancelaria notarialna i komornicza
Inne przepisy i inne terminy, ale ten sam problem z szafami. Własne reguły okresów ustawisz w planie Firma, a pracownicze terminy kancelarii liczy rejestr sam, jak na stronie o archiwizacji akt osobowych.
Pytania o archiwizację dokumentów w kancelarii
Jak długo adwokat przechowuje akta sprawy?
10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie. Tak stanowi art. 16c ust. 1 pkt 2 lit. c Prawa o adwokaturze w odniesieniu do danych osobowych w poszczególnych sprawach. Po upływie tego okresu dane podlegają usunięciu, więc w praktyce akta trzeba zniszczyć albo zanonimizować.
Jak długo radca prawny przechowuje akta?
Również 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, na podstawie art. 5c ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy o radcach prawnych. Termin jest taki sam jak u adwokatów, więc kancelaria, w której pracują obie grupy zawodowe, może prowadzić jeden rejestr z jedną regułą.
Czy kancelaria może przechowywać akta dłużej niż 10 lat?
Co do zasady nie, bo przepis przewiduje usunięcie danych po upływie terminu. Dłużej można trzymać akta, gdy istnieje inna podstawa, na przykład toczy się spór z klientem o odpowiedzialność za prowadzenie sprawy. Taką teczkę warto oznaczyć blokadą prawną i opisać powód.
Co z oryginałami dokumentów klienta po zakończeniu sprawy?
Oryginały, które klient przekazał kancelarii, zwraca się klientowi, a kancelaria może zatrzymać kopie potrzebne do akt. Sposób postępowania z dokumentami po zakończeniu sprawy najlepiej wpisać do umowy o świadczenie pomocy prawnej i odnotować zwrot w rejestrze z datą.
Czy akta kancelarii można przechowywać w formie elektronicznej?
Tak, przepisy nie wymagają papieru. Skany i pliki muszą być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą i zmianą, bo obejmuje je tajemnica zawodowa. Ten sam termin 10 lat dotyczy wersji elektronicznej, więc po jego upływie kasuje się także skany.
Ile kosztuje program do archiwizacji akt dla kancelarii?
Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start. Spółka z kilkoma prawnikami wybiera zwykle plan Firma za 790 zł netto: działy według zespołów, wydawanie akt i blokada prawna. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty. Szczegóły są w cenniku.
Sprawdź, które teczki akt kancelaria może już zniszczyć
Wczytaj wykaz akt z Excela, uzupełnij daty zakończenia spraw i zobacz terminy dla każdej teczki.