Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami
Na okres przechowywania umowy składają się dwa przepisy. Pierwszy to art. 118 Kodeksu cywilnego: roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Drugi to art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości: dowody księgowe dotyczące umów handlowych i roszczeń przechowuje się 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym zostały ostatecznie rozliczone albo przedawnione.
Razem daje to 8 lat od końca roku wymagalności ostatniego roszczenia. Tę zasadę stosuje większość biur rachunkowych i działów prawnych dla typowej umowy B2B, a do tej samej reguły doliczamy wyjątki opisane niżej.
| Rodzaj umowy | Od kiedy liczyć | Minimalny okres | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Umowa handlowa B2B (dostawa, usługa, sprzedaż) | koniec roku wymagalności ostatniego roszczenia | 3 lata do przedawnienia plus 5 lat, razem 8 lat | art. 118 KC, art. 74 ust. 2 pkt 4 UoR |
| Umowa, z której koszt rozliczasz w CIT albo PIT | koniec roku terminu płatności podatku rocznego | 5 lat, jeśli to dłużej niż termin wyżej | art. 70 Ordynacji podatkowej |
| Umowa najmu, leasingu, pożyczki | koniec roku rozliczenia ostatniej raty lub zwrotu kaucji | jak umowa handlowa, 8 lat | art. 118 KC, art. 74 ust. 2 pkt 4 UoR |
| Umowa o roboty budowlane z gwarancją | koniec okresu gwarancji i rozliczenia roszczeń | co najmniej do końca gwarancji plus 8 lat | art. 118 KC, warunki gwarancji |
| Umowa w sporze sądowym | prawomocne zakończenie sprawy | 5 lat od początku roku po zakończeniu postępowania | art. 74 ust. 2 pkt 4 UoR |
| Umowa o pracę | ustanie zatrudnienia | 10 albo 50 lat, w aktach osobowych | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
Umowy o pracę nie są umowami z kontrahentem i trafiają do akt osobowych. Ich okres opisujemy przy archiwizacji akt osobowych.
Przykład, od kiedy liczyć termin przechowywania umowy
Firma podpisała umowę dostaw w marcu 2021 roku. Ostatnia dostawa była w maju 2023 roku, a ostatnią fakturę kontrahent zapłacił w czerwcu 2023 roku.
- Roszczenia z umowy stały się wymagalne w 2023 roku.
- Przedawnienie roszczeń: 31 grudnia 2026 roku.
- Pięć lat z ustawy o rachunkowości liczy się od 1 stycznia 2027 roku.
- Umowę można wybrakować po 31 grudnia 2031 roku.
Gdyby w 2025 roku kontrahent złożył reklamację, a sprawa trafiła do sądu, bieg przedawnienia zostaje przerwany, a pięć lat liczy się dopiero od zakończenia postępowania. W rejestrze umów taka pozycja potrzebuje blokady, żeby nikt nie zniszczył jej według pierwotnej daty. Pełnomocnik po swojej stronie liczy z kolei własny termin dla akt tej sprawy, co opisujemy przy archiwizacji dokumentów w kancelarii adwokackiej.
Dlaczego nie liczyć od daty podpisania umowy
Umowa ramowa podpisana w 2018 roku może być wykonywana do 2025 roku. Jeśli ktoś w dziale administracji uzna, że „umowy trzyma się 5 lat" i policzy je od podpisu, zniszczy dokument, na który firma nadal może się powołać w sporze o ostatnie dostawy. To najczęstszy błąd przy brakowaniu umów i jedyny, którego nie da się później naprawić.
Druga strona tego samego problemu to umowy trzymane bez końca. Szafa z umowami z lat 2005 do 2015 kosztuje miejsce albo abonament w magazynie akt, a dane osobowe z tych umów leżą dłużej, niż pozwala RODO.
Co zapisać w rejestrze umów, żeby wiedzieć, kiedy je zniszczyć
Rejestr umów do archiwizacji nie musi być rozbudowanym systemem obiegu dokumentów. Wystarczy, że przy każdej umowie są pola, z których da się policzyć termin i znaleźć oryginał.
| Pole | Przykład |
|---|---|
| Numer lub sygnatura | UM/2021/044 |
| Kontrahent i przedmiot | Dostawy opakowań, Hurtownia X |
| Data zawarcia i data zakończenia | 15.03.2021, 31.05.2023 |
| Rok wymagalności ostatniego roszczenia | 2023 |
| Postać i miejsce oryginału | papier, archiwum, szafa 2, teczka 12 |
| Termin końca przechowywania | 31.12.2031, z podstawą prawną |
| Blokada | reklamacja z 2025 roku, nie brakować |
W Archiwizacjach rodzaj „Umowa z kontrahentem" liczy termin sam: wpisujesz datę wymagalności ostatniego roszczenia, a przy pozycji pojawia się data końca przechowywania i przepis, z którego wynika. Umowa trafia do terminarza brakowania i dostajesz przypomnienie, zanim termin minie.
Umowy papierowe i elektroniczne w jednym archiwum
Coraz więcej umów w ogóle nie ma papierowego oryginału. Jeśli podpisujesz umowy online, podpisem elektronicznym, oryginałem jest plik z podpisem, a nie jego wydruk. Archiwizujesz więc plik PDF z podpisem i informację o tym, gdzie go przechowujesz. Wydruk bez pliku nie zastąpi oryginału w sporze.
W jednej firmie leżą więc obok siebie segregatory umów sprzed kilku lat i pliki podpisanych umów z ostatnich miesięcy. Oba rodzaje mają te same terminy, bo okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu, a nie od nośnika. Dlatego lepiej prowadzić dla nich jeden rejestr niż dwa. Tak działa archiwum dokumentów elektronicznych i papierowych w Archiwizacjach.
Program do archiwizacji umów, system obiegu umów czy arkusz
Na rynku są trzy rodzaje narzędzi do umów i każde robi coś innego.
| Arkusz Excel | System obiegu umów (DMS) | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Akceptacja i wersje umowy przed podpisem | nie | tak | nie |
| Przypomnienie o końcu umowy lub wypowiedzeniu | tylko ręcznie | tak | przez terminarz pozycji |
| Termin przechowywania z przepisów | nie | zwykle wpisywany ręcznie | tak, z podstawą prawną |
| Miejsce papierowego oryginału | tak, jeśli ktoś pilnuje | zwykle nie | tak |
| Protokół brakowania | nie | rzadko | tak, w PDF |
| Wdrożenie | od razu | tygodnie, często z integratorem | jedno popołudnie z importem z Excela |
| Koszt | czas pracownika | licencje i wdrożenie według wyceny | od 349 zł netto miesięcznie |
Duża firma z działem prawnym, który negocjuje setki umów rocznie, potrzebuje systemu obiegu umów. Mała i średnia firma, która ma umowy w segregatorach i chce wiedzieć, co może zniszczyć i gdzie leży oryginał, potrzebuje rejestru archiwum. Oba narzędzia mogą działać obok siebie: obieg kończy się na podpisie, archiwum zaczyna się po rozliczeniu umowy.
Jak zacząć archiwizację umów w firmie
- Zbierz spis umów: z arkusza, z programu księgowego albo z grzbietów segregatorów. Wystarczy numer, kontrahent, rok zakończenia i miejsce.
- Wczytaj spis do rejestru z pliku Excel lub CSV. Termin przechowywania policzy się dla wszystkich umów naraz.
- Zaznacz umowy w sporze, reklamacji albo w trakcie kontroli i nałóż na nie blokadę prawną.
- Umowy po terminie wybrakuj ze spisem i protokołem. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy przy brakowaniu dokumentacji.
Faktury wystawione do tych samych umów mają własny, podatkowy termin. Jak je rozdzielić i co zostaje u Ciebie po wejściu KSeF, pokazujemy na stronie o archiwizacji faktur.
Pytania o archiwizację umów
Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami?
Zwykle 8 lat od końca roku, w którym stało się wymagalne ostatnie roszczenie z umowy. Składają się na to 3 lata przedawnienia roszczeń z działalności gospodarczej (art. 118 KC) i 5 lat przechowywania dowodów dotyczących umów handlowych z ustawy o rachunkowości. Spór sądowy lub kontrola wydłużają ten okres.
Jak długo trzeba przechowywać umowy?
To zależy od rodzaju umowy. Umowy handlowe z kontrahentami trzymasz zwykle 8 lat od wymagalności ostatniego roszczenia, umowy o pracę 10 albo 50 lat w aktach osobowych, a umowy będące podstawą kosztu podatkowego co najmniej do przedawnienia tego podatku. Decyduje zawsze późniejsza z dat.
Czy umowy trzeba przechowywać w oryginale?
Tak, jeśli chcesz się nimi skutecznie posłużyć w sporze. Kopia lub skan umowy papierowej ma mniejszą moc dowodową niż oryginał. Umowę podpisaną elektronicznie przechowujesz jako plik z podpisem, bo to on jest oryginałem, a wydruk jest tylko kopią.
Jak długo przechowywać umowy najmu?
Tak jak inne umowy handlowe: 8 lat od końca roku, w którym rozliczono ostatnie roszczenie, na przykład zwrot kaucji albo ostatni czynsz. Jeśli czynsz był kosztem podatkowym, sprawdź też przedawnienie podatku dochodowego za rok, w którym zaksięgowano ostatnią fakturę za najem.
Ile lat przechowuje się umowy zlecenia?
Umowę zlecenia jako dowód księgowy przechowujesz co najmniej 5 lat po roku jej rozliczenia. Jeśli od zlecenia opłacano składki emerytalne, dokumentacja płacowa zleceniobiorcy ma okres 10 albo 50 lat, tak jak przy pracownikach. Szczegóły są w tekście o dokumentacji pracowniczej: 10 czy 50 lat.
Ile kosztuje program do archiwizacji umów?
Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start (do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont). Plan Firma za 790 zł netto dodaje blokadę prawną na umowy w sporze, wypożyczenia teczek i uprawnienia działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok. Pełny cennik pokazuje limity planów.