Kto przechowuje dokumentację budowlaną i od kiedy
Odpowiedzialność przechodzi z rąk do rąk razem z budową. W czasie robót dokumenty, na podstawie których się buduje, przechowuje kierownik budowy, a gdy nie musi go być, inwestor (art. 46 Prawa budowlanego). Przy oddaniu obiektu do użytkowania inwestor przekazuje właścicielowi albo zarządcy dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą (art. 60). Od tej chwili obowiązek leży po stronie właściciela albo zarządcy i trwa tak długo jak sam budynek.
W firmie oznacza to trzy różne archiwa. Deweloper i inwestor zbierają dokumenty w trakcie budowy i oddają je dalej. Generalny wykonawca trzyma kopie dla siebie, bo odpowiada za wady. Zarządca nieruchomości komercyjnych przejmuje komplet na dziesiątki lat i dokłada do niego każdy przegląd i każdy remont.
Jak długo przechowywać dokumentację budowlaną
Przepisy Prawa budowlanego mówią „przez okres istnienia obiektu”, ale tylko o części dokumentów. Reszta ma zwykłe terminy z prawa cywilnego, podatkowego i pracy:
| Dokument | Kto przechowuje | Jak długo | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Dokumentacja budowy: pozwolenie, projekt, dziennik budowy, protokoły odbiorów, oświadczenia kierownika | właściciel albo zarządca | przez cały okres istnienia obiektu | art. 60 i art. 63 Prawa budowlanego |
| Dokumentacja powykonawcza | właściciel albo zarządca | przez cały okres istnienia obiektu | art. 63 Prawa budowlanego |
| Projekty i dokumenty techniczne robót wykonanych w czasie użytkowania (remonty, przebudowy) | właściciel albo zarządca | przez cały okres istnienia obiektu | art. 63 Prawa budowlanego |
| Książka obiektu budowlanego i protokoły kontroli okresowych | właściciel albo zarządca | przez cały okres istnienia obiektu | art. 62, art. 63 i art. 64 Prawa budowlanego |
| Dokumenty na budowie w czasie robót | kierownik budowy albo inwestor | przez okres wykonywania robót | art. 46 Prawa budowlanego |
| Umowa, protokoły odbioru i kopie dokumentacji u wykonawcy | wykonawca | co najmniej do końca rękojmi, dla budynku 5 lat od odbioru, oraz gwarancji z umowy | art. 568 § 1 i art. 656 Kodeksu cywilnego |
| Faktury i dowody księgowe za roboty | inwestor i wykonawca | 5 lat | art. 70 i art. 86 Ordynacji podatkowej, art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Dokumentacja wypadków przy pracy na budowie | pracodawca | 10 lat | przepisy o ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy |
Jeden segregator rzadko ma jeden termin. Faktura za wymianę dachu hali to 5 lat jako dowód księgowy, ale projekt tej wymiany i protokół odbioru należą do dokumentacji obiektu na zawsze. Dlatego rejestr warto prowadzić na poziomie teczki, a nie całego budynku.
Przykład dla firmy z ośmioma budynkami
Firma ma trzy hale magazynowe, dwa biurowce i trzy pawilony handlowe, częściowo po przebudowie. Dokumentacja zajmuje 14 metrów bieżących regału w siedzibie i 120 pudeł w zewnętrznym magazynie akt. Tak wygląda podział po założeniu rejestru:
| Grupa dokumentów | Liczba teczek | Termin w rejestrze |
|---|---|---|
| Dokumentacja budowy i powykonawcza ośmiu obiektów | 310 | trwale |
| Książki obiektów i protokoły kontroli okresowych | 85 | trwale |
| Projekty i odbiory remontów z lat 2004 do 2025 | 240 | trwale |
| Faktury, kosztorysy i rozliczenia remontów | 520 | 5 lat, część już po terminie |
| Umowy z wykonawcami i dokumenty gwarancyjne | 190 | koniec rękojmi i gwarancji, część już po terminie |
W tym przykładzie ponad połowa teczek (710 z 1 345) to rozliczenia i umowy z własnym, skończonym terminem, a sporą część z nich wolno już zniszczyć. Każde pudło zwolnione w magazynie zewnętrznym to oszczędność co miesiąc, a teczki „trwale” przestają ginąć wśród faktur sprzed 15 lat. Rejestr na 1 345 pozycji z własną regułą dla dokumentacji obiektu, budynkami jako działami i wypożyczeniami to plan Firma za 790 zł netto miesięcznie albo 4 740 zł netto przy płatności rocznej. Ile kosztuje samo pudło w magazynie, liczy tekst o cenniku przechowywania dokumentów.
Dokumentacja budowlana u wykonawcy
Generalny wykonawca nie musi trzymać dokumentacji przez cały okres istnienia obiektu, bo oryginały oddaje inwestorowi. Musi za to mieć dowody na wypadek reklamacji: umowę, harmonogram, protokoły odbiorów częściowych i końcowego, atesty materiałów, korespondencję o zmianach zakresu. Rękojmia za wady budynku trwa 5 lat od odbioru, a gwarancja tyle, ile zapisano w umowie, często 5 albo 10 lat. Do tego dochodzą roszczenia o zapłatę, które między przedsiębiorcami przedawniają się po 3 latach z końcem roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego).
Praktyczna reguła dla wykonawcy: teczka budowy ma w rejestrze datę równą najpóźniejszej z trzech dat, czyli końcowi rękojmi, końcowi gwarancji i przedawnieniu ostatniego roszczenia. Gdy inwestor zalega z zapłatą za ostatni etap, te same protokoły odbioru są dowodem w sporze, a jeśli firma woli odzyskać pieniądze szybciej, może sprzedać niezapłaconą fakturę i i tak potrzebuje kompletu dokumentów do wyceny. Zasady liczenia terminów dla umów opisuje tekst o archiwizacji umów z kontrahentami.
Papier czy wersja elektroniczna
Od 2023 roku nowe książki obiektów budowlanych zakłada się w systemie c-KOB, a dziennik budowy można prowadzić elektronicznie. Większość dokumentacji starszych obiektów to jednak papier: projekty w teczkach, rysunki w tubach, protokoły z podpisami. Skan pomaga szybko znaleźć rysunek, ale nie zastępuje oryginału, którego może zażądać nadzór budowlany. Dlatego w rejestrze przy każdej teczce zapisujesz miejsce papieru i ewentualny skan. Jak to wygląda w praktyce, pokazuje strona o archiwizacji dokumentów papierowych.
Program do przechowywania dokumentacji budowlanej w firmie
Archiwizacje prowadzi rejestr teczek z miejscem na regale albo numerem pudła, rodzajem dokumentu i datą końca przechowywania z przepisem. Dla dokumentacji obiektu ustawiasz w planie Firma własną regułę „trwale, art. 63 Prawa budowlanego”, a faktury, umowy i dokumenty pracownicze rejestr liczy sam. Każdy budynek może być osobnym działem z własnymi uprawnieniami, więc zarządca obiektu widzi tylko swój obiekt. Wypożyczenia, działy i blokada prawna też należą do planu Firma.
- Terminarz pokazuje, czego termin minie za 30, 90 i 365 dni.
- Wypożyczenia zapisują, komu wydano projekt na czas remontu i kiedy ma wrócić.
- Blokada prawna zatrzymuje brakowanie teczek budowy, przy której trwa spór z wykonawcą.
- Spis i protokół brakowania drukujesz w PDF, a przy sprzedaży budynku drukujesz spis teczek do przekazania nabywcy.
Wykaz teczek z Excela wczytujesz bez przepisywania. Pierwsze kilkaset pozycji to zwykle jeden dzień pracy osoby z administracji. Szukanie konkretnej teczki ułatwia ewidencja dokumentów z miejscem i terminem.
Pytania o przechowywanie dokumentacji budowlanej
Jak długo przechowywać dokumentację budowlaną?
Właściciel albo zarządca przechowuje dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą, projekty remontów, książkę obiektu i protokoły kontroli przez cały okres istnienia obiektu (art. 63 Prawa budowlanego). Faktury i dowody księgowe za roboty mają zwykły termin 5 lat, a umowy z wykonawcami trzyma się do końca rękojmi, gwarancji i przedawnienia roszczeń.
Kto przechowuje dokumentację budowy po zakończeniu budowy?
Właściciel albo zarządca obiektu. Inwestor przekazuje mu dokumentację budowy i dokumentację powykonawczą przy oddaniu obiektu do użytkowania (art. 60 Prawa budowlanego). Przy sprzedaży budynku dokumentacja przechodzi na nowego właściciela, dlatego warto przekazać ją ze spisem i protokołem.
Jak długo wykonawca przechowuje dokumentację budowy?
Przepis nie podaje jednego terminu, bo oryginały oddaje inwestorowi. Wykonawca trzyma kopie i własne dokumenty co najmniej do końca rękojmi, która dla budynku trwa 5 lat od odbioru, do końca gwarancji z umowy i do przedawnienia roszczeń o zapłatę. Faktury trzyma 5 lat jak każdy przedsiębiorca.
Czy dokumentację budowlaną można zniszczyć po sprzedaży budynku?
Nie, trzeba ją przekazać nabywcy, bo obowiązek przechowywania przez cały okres istnienia obiektu przechodzi na nowego właściciela. Sprzedający może zniszczyć tylko własne dokumenty rozliczeniowe po upływie ich terminów, na przykład faktury za remonty po 5 latach.