Ewidencja dokumentów w firmie i elektroniczny rejestr dokumentów z terminami
Ewidencja dokumentów w firmie to spis każdej teczki, segregatora, pudła i pliku z sygnaturą, rodzajem dokumentu, latami, miejscem i datą, do której trzeba go przechowywać. Archiwizacje prowadzi taką ewidencję jako elektroniczny rejestr dokumentów: nadaje sygnatury, liczy okres przechowywania z przepisu, zapisuje wypożyczenia i przygotowuje protokół brakowania, gdy termin minie. Arkusz, który masz dziś, wczytasz w kilka minut.
Dodaj pierwszy dokument do ewidencji
Rodzaj „Umowa z kontrahentem" jest już wybrany. Wpisz nazwę i datę zakończenia umowy, dodaj pozycję i zobacz, jaką dostaje sygnaturę, okres przechowywania i podstawę prawną. Tak samo trafia do ewidencji faktura, lista płac czy teczka osobowa.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Dlaczego ewidencja dokumentów w Excelu przestaje wystarczać
Większość firm zaczyna od arkusza. Kolumny są te same: nazwa, rok, numer segregatora, szafa. Po trzech latach arkusz ma kilka wersji na różnych dyskach, połowa wierszy nie ma miejsca, a kolumnę z terminem przechowywania ktoś kiedyś wpisał ręcznie i nikt jej nie sprawdzał.
- Nikt nie wie, co wolno zniszczyć. Termin trzeba policzyć od innej daty dla faktur, umów i akt pracowników, a arkusz tego nie robi.
- Teczka jest w ewidencji, ale nie na półce. Ktoś ją wypożyczył do działu prawnego i zwrot nie został zapisany.
- Zmiana osoby. Ewidencję rozumie tylko pracownik, który ją założył. Po jego odejściu zostaje plik bez instrukcji.
- Kontrola albo spór. Urząd skarbowy, ZUS albo pełnomocnik prosi o dokument sprzed sześciu lat, a szukanie zajmuje dzień.
Ustawa o rachunkowości wymaga przechowywania dowodów i ksiąg „w ustalonym porządku" i ochrony przed zniszczeniem lub utratą (art. 71 i art. 73). Ewidencja z miejscem i terminem przy każdej pozycji jest najprostszym dowodem, że ten porządek w firmie istnieje.
Co zawiera ewidencja dokumentów w Archiwizacjach
Każda pozycja ewidencji ma te same pola, niezależnie od tego, czy to segregator faktur, teczka pracownika czy plik PDF z umową. Dzięki temu ewidencję da się filtrować, eksportować i sprawdzać bez zgadywania, co ktoś miał na myśli.
| Pole | Co zapisujesz | Po co |
|---|---|---|
| Sygnatura | nadawana automatycznie, kolejny numer w koncie | jednoznacznie wskazuje pozycję na grzbiecie pudła i w protokole |
| Nazwa i rodzaj dokumentu | na przykład faktury sprzedaży 2024, umowa najmu magazynu | rodzaj wybiera przepis, z którego liczy się termin |
| Daty | rok, data dokumentu, daty zatrudnienia i ustania pracy | od nich liczy się koniec okresu przechowywania |
| Kategoria i symbol JRWA | A, B5, B10, BE10 z wykazu akt firmy (plan Firma) | termin według własnego wykazu zamiast przepisu ogólnego |
| Postać | papier, plik albo jedno i drugie | wiadomo, czy oryginał leży w szafie, czy tylko skan |
| Miejsce | lokalizacja, szafa, półka, numer pudła, magazyn akt | dokument znajdujesz w minutę, a nie w dzień |
| Dział, spółka, kontrahent | księgowość, kadry, spółka z grupy, nazwa klienta | uprawnienia i filtry dla każdego działu osobno |
| Koniec przechowywania i podstawa | data i przepis, na przykład art. 74 ustawy o rachunkowości | terminarz brakowania i odpowiedź na pytanie kontrolera |
| Status | w archiwum, wypożyczona, blokada prawna, wybrakowana | wiesz, czego nie ruszać i gdzie teczka jest teraz |
Pliki dodane do pozycji leżą zaszyfrowane, każda wersja ma sumę kontrolną SHA-256, a podmiana pliku tworzy nową wersję zamiast nadpisywać starą.
Program do ewidencji dokumentów, który pilnuje terminów
Okres przechowywania z przepisu
Rejestr liczy koniec okresu dla faktur, ksiąg, umów, dokumentów płacowych, akt osobowych, deklaracji ZUS i dokumentacji medycznej. Przy każdej pozycji zapisuje podstawę prawną.
Wyszukiwanie po nazwie, kontrahencie i treści
Wpisujesz nazwisko, numer umowy albo nazwę klienta i widzisz pozycje razem z miejscem. W planie Firma przeszukiwany jest też tekst dodanych skanów.
Wypożyczenia i zwroty
W planie Firma wydanie teczki komuś z firmy zapisuje się z datą i osobą. Lista pokazuje, co jest poza archiwum i od kiedy.
Blokada prawna
W planie Firma dokument potrzebny w sporze albo kontroli oznaczasz blokadą. Nie trafi do brakowania, nawet jeśli minął jego termin.
Terminarz i protokół brakowania
Listy pozycji, którym termin mija za 30, 90 i 365 dni, przypomnienie mailem, a potem spis i protokół brakowania w PDF.
Import i eksport arkusza
Wczytujesz istniejącą ewidencję z Excela albo CSV i dopasowujesz kolumny. Całość eksportujesz z powrotem do XLSX lub CSV, kiedy chcesz.
Wczytaj ewidencję, którą już masz
Import z Excela albo CSV z dopasowaniem kolumn. Jeśli ewidencji nie ma, zaczynasz od jednej szafy i dopisujesz pozycje na bieżąco.
Uzupełnij miejsce i rodzaj dokumentu
Rejestr pokazuje pozycje bez lokalizacji albo bez dat, z których da się policzyć termin. To jest lista braków do uzupełnienia, zamiast przeglądania całego arkusza.
Sprawdź, co jest już po terminie
Filtr „po terminie" wyciąga pozycje, które wolno wybrakować. Te z blokadą prawną i okresem 50 lat zostają poza listą.
Prowadź ewidencję dalej bez osoby od arkusza
Nowe dokumenty dopisuje każdy dział u siebie, a ścieżka audytu zapisuje, kto co dodał, zmienił, wypożyczył i zniszczył.
Ewidencja w Excelu, system obiegu dokumentów czy rejestr archiwum
| Arkusz w Excelu | System obiegu dokumentów (EOD) | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Rejestracja pism i akceptacje faktur | nie | tak, to jego główne zadanie | nie |
| Ewidencja papieru z miejscem na półce | ręcznie, jeśli ktoś uzupełnia | zwykle tylko pliki | tak, papier i pliki w jednej pozycji |
| Okres przechowywania z przepisu | wpisywany ręcznie | zależy od konfiguracji wdrożenia | liczony przy każdej pozycji |
| Wypożyczenia teczek | osobny zeszyt albo nic | rzadko | tak, z kartą udostępnień |
| Protokół brakowania | pisany od zera | rzadko | spis i protokół w PDF |
| Start | od razu | wdrożenie od kilku tygodni | tego samego dnia, import arkusza |
| Koszt | czas pracownika | licencje i wdrożenie | od 349 zł netto miesięcznie |
System obiegu dokumentów prowadzi pismo od wpływu do akceptacji. Archiwizacje zaczyna tam, gdzie obieg się kończy: dokument jest zamknięty i trzeba wiedzieć, gdzie leży i kiedy wolno go zniszczyć. Wiele firm używa obu. Jak wygląda sama ewidencja papieru w szafach i magazynie, pokazujemy na stronie o archiwizacji dokumentów papierowych.
Kto prowadzi ewidencję dokumentów w Archiwizacjach
Administracja firmy od 20 osób
Kilka działów, każdy trzyma papier u siebie. Jedna ewidencja dla całej firmy z uprawnieniami według działów.
Księgowość i biura rachunkowe
Roczniki faktur, wyciągów i ksiąg wielu klientów. Każdy klient albo spółka ma osobny dział w rejestrze i własne terminy.
Grupy spółek
Wspólne archiwum kilku podmiotów. Ewidencja rozróżnia spółkę przy każdej pozycji, a raporty da się zawęzić do jednej z nich.
Firmy z magazynem akt u zewnętrznego dostawcy
Własny spis pudeł z terminami zamiast listy przechowawcy. Wiesz, które pudła odebrać do zniszczenia, zanim przyjdzie kolejna faktura za metr.
Pytania o ewidencję dokumentów w firmie
Jak prowadzić ewidencję dokumentów w firmie?
Zapisz każdą jednostkę archiwalną (teczkę, segregator, pudło albo plik) jako osobną pozycję z sygnaturą, nazwą, rodzajem dokumentu, latami, miejscem i końcem okresu przechowywania. Nowe dokumenty dopisuj w chwili oddania do archiwum, a wypożyczenia i zniszczenia zapisuj z datą i osobą. Raz w roku sprawdź pozycje po terminie.
Co powinna zawierać ewidencja dokumentów?
Co najmniej sygnaturę, tytuł albo opis zawartości, rodzaj dokumentu, daty skrajne, miejsce przechowywania i datę, do której dokument trzeba przechowywać, z podstawą prawną. Przy dokumentach pracowniczych dochodzą daty zatrudnienia i ustania pracy, a przy umowach kontrahent i data zakończenia umowy.
Czy firma musi prowadzić ewidencję dokumentów?
Prywatna firma nie ma jednego przepisu, który nakazuje ewidencję w określonej formie. Ma za to obowiązki, których bez ewidencji nie da się wykazać: przechowywanie dowodów i ksiąg w ustalonym porządku (art. 73 ustawy o rachunkowości), terminy z Ordynacji podatkowej i Kodeksu pracy oraz zasadę ograniczenia przechowywania danych z RODO.
Czy ewidencję dokumentów można prowadzić w Excelu?
Można i wiele firm tak zaczyna. Arkusz nie liczy jednak terminu przechowywania z przepisu, nie zapisuje historii zmian i wypożyczeń i nie przygotuje protokołu brakowania. Przy kilkuset pozycjach i kilku osobach, które go edytują, zaczynają się rozbieżności. Istniejący arkusz da się wczytać do Archiwizacji bez przepisywania.
Czym różni się ewidencja dokumentów od ewidencji księgowej?
Ewidencja księgowa (księgi rachunkowe, KPiR, rejestry VAT) zapisuje operacje gospodarcze i kwoty. Ewidencja dokumentów zapisuje same dokumenty jako przedmioty: gdzie leżą, w jakiej postaci i jak długo trzeba je trzymać. Program księgowy prowadzi pierwszą, rejestr archiwum drugą.
Ile kosztuje program do ewidencji dokumentów?
Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje wypożyczenia, blokadę prawną i uprawnienia według działów, a Organizacja za 1 890 zł netto wiele spółek i lokalizacji. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty. Szczegóły są w cenniku.
Przenieś ewidencję dokumentów z arkusza do rejestru
Wczytaj arkusz, który już masz, i zobacz od razu, które pozycje nie mają miejsca, a które są po terminie.