System archiwizacji dokumentów dla firm ze wszystkimi funkcjami w jednym miejscu
Archiwizacje to system do archiwizacji dokumentów, który prowadzi rejestr papieru i plików, liczy okresy przechowywania z przepisów i przygotowuje brakowanie. Poniżej pełna lista modułów, z informacją, w którym planie są dostępne.
Wypróbuj rejestr systemu na jednym dokumencie
Wybierz rodzaj dokumentu, na przykład fakturę, akta osobowe albo umowę, wpisz datę i dodaj pozycję. System zapisze datę końca przechowywania z podstawą prawną i pokaże, kiedy pozycja trafi do brakowania. W koncie tak samo działa to dla tysięcy pozycji wczytanych z arkusza.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Rejestr dokumentów
Jedna lista wszystkich dokumentów firmy, papierowych i elektronicznych.
- Pozycja z rodzajem dokumentu, datą dokumentu albo rokiem obrotowym, działem i sygnaturą.
- Lokalizacja: budynek, pokój, szafa, półka, pudło, magazyn zewnętrzny.
- Skan albo plik dołączony do pozycji.
- Powiązanie z kontrahentem albo pracownikiem.
- Import z Excela i CSV, eksport rejestru w każdej chwili.
Okresy przechowywania liczone z biblioteki reguł
Każda reguła ma podstawę prawną, punkt startowy i długość okresu. System liczy datę końca przechowywania w chwili dodania dokumentu.
- Reguły dla dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych, BHP, umów i rozliczeń ZUS.
- Rok obrotowy równy kalendarzowemu albo inny.
- Reguły własne firmy i własny jednolity rzeczowy wykaz akt z kategoriami A, B5, B10, B50 i BE (plan Firma i wyższe).
- Zmiana reguły przelicza terminy całego rejestru.
Terminarz brakowania i przypomnienia
- Lista dokumentów z końcem okresu w ciągu 30, 90 i 365 dni.
- Oś czasu brakowania pogrupowana po latach.
- Przypomnienia e-mail dla osoby odpowiedzialnej za archiwum.
- Status przy każdej pozycji: w okresie przechowywania, brakowanie w ciągu 12 miesięcy, do brakowania.
Brakowanie z protokołem
- Spis dokumentacji do brakowania generowany do PDF.
- Protokół brakowania z miejscem na podpisy komisji.
- Zatwierdzanie brakowania (plan Firma i wyższe), przez dwie osoby w planie Organizacja.
- Blokada prawna wstrzymuje brakowanie dokumentów objętych sporem albo kontrolą (plan Firma i wyższe).
Wyszukiwanie
- Po każdym polu rejestru: rodzaj, rok, dział, kontrahent, pracownik, sygnatura, lokalizacja, status.
- Pełnotekstowo w treści skanów (plan Firma i wyższe).
- Zapisane widoki, na przykład wszystkie akta osobowe byłych pracowników albo faktury z danego roku.
Wypożyczenia i karta udostępnień
Plan Firma i wyższe.
- Kto wypożyczył akta, kiedy i do kiedy.
- Przypomnienie o zwrocie.
- Historia udostępnień każdego dokumentu.
Ścieżka audytu
Każda operacja zapisuje się z osobą i czasem: dodanie, zmiana, wypożyczenie, zwrot, wydanie, brakowanie. Wpisów nie da się edytować ani usunąć. W planie Organizacja eksportujesz ścieżkę audytu dla audytora.
Uprawnienia, spółki i lokalizacje
- Uprawnienia według działu: kadry widzą akta osobowe, księgowość dokumenty księgowe (plan Firma i wyższe).
- Wiele spółek i lokalizacji na jednym koncie (plan Organizacja i Enterprise).
- Logowanie SSO: SAML, Microsoft Entra ID, Google Workspace (plan Organizacja i Enterprise).
- API i integracja z systemem księgowym (plan Organizacja i Enterprise).
Dla dużych organizacji
- Dedykowana instancja i SLA.
- Indywidualna umowa powierzenia przetwarzania danych.
- Wdrożenie z importem istniejącego spisu.
- Faktura VAT do każdej płatności.
- 3 490 zł netto miesięcznie albo 20 940 zł netto rocznie.
Zastosowania systemu archiwizacji dokumentów
Cały system od pierwszego dnia
Każdy plan zawiera rejestr, okresy przechowywania, brakowanie z protokołem i ścieżkę audytu.