Program do archiwizacji dokumentów w chmurze, arkusz czy magazyn akt
Firma zwykle prowadzi archiwum na jeden z trzech sposobów: arkusz i foldery na dysku, pudła u zewnętrznego przechowawcy albo program do archiwizacji dokumentów. Każdy z nich rozwiązuje inną część problemu. Poniżej uczciwe porównanie.
Sprawdź program do archiwizacji dokumentów na swoich teczkach
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i dodaj pozycję. Program liczy okres przechowywania z przepisu i pokazuje status, którego arkusz nie policzy sam. Tak samo działa rejestr w koncie.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Program w chmurze, arkusz i magazyn akt obok siebie
| Archiwizacje | Arkusz Excel i foldery | Zewnętrzny magazyn akt | |
|---|---|---|---|
| Rejestr dokumentów | jeden, dla papieru i plików | tyle wersji, ile osób go edytuje | spis pudeł po stronie przechowawcy |
| Okres przechowywania | liczony z przepisu przy każdym dokumencie | wpisywany ręcznie | nie jest liczony |
| Przypomnienia | mailem, 30, 90 i 365 dni wcześniej | brak | na zlecenie |
| Brakowanie | spis i protokół w PDF | ręcznie | usługa zniszczenia na zlecenie |
| Ścieżka audytu | każda operacja, bez edycji | brak | wydania i zwroty |
| Wyszukiwanie | po polach i w treści skanów | filtr w arkuszu | przez zamówienie u przechowawcy |
| Dostęp | przeglądarka, uprawnienia według działu | plik na dysku | zamówienie pudła |
| Koszt | abonament od 349 zł netto miesięcznie | czas pracowników | opłata za pudło i za każde wydanie |
Kiedy wystarcza arkusz, a kiedy przestaje
Arkusz działa, dopóki jedna osoba pamięta, jak go prowadzić, i dopóki nikt nie pyta o historię. Problem pojawia się przy kontroli, zmianie osoby w księgowości albo pierwszym brakowaniu.
- Arkusz nie liczy terminu z przepisu. Ktoś musi wiedzieć, że faktury trzyma się do przedawnienia podatku, a nie 5 lat od wystawienia.
- Arkusz nie przypomina. Termin mija, a dokument leży dalej albo trafia do niszczarki za wcześnie.
- Arkusz nie ma ścieżki audytu. Nie wiadomo, kto zmienił wpis i kiedy wydano akta.
Import z Excela przenosi obecny arkusz do rejestru jednym ruchem, więc praca włożona w spis nie przepada.
Magazyn akt przechowuje pudła, program pilnuje terminów
Zewnętrzny przechowawca dba o warunki i bezpieczeństwo papieru. Nie wie jednak, które dokumenty w pudle wolno już zniszczyć, bo to zależy od rodzaju dokumentu i przepisu. W Archiwizacjach zapisujesz numer pudła u przechowawcy przy każdym dokumencie, a terminarz pokazuje, które pudła zamówić do zniszczenia. Płacisz mniej za miejsce, bo nie trzymasz niczego dłużej, niż trzeba.
Przechowywanie dokumentów firmowych: własne archiwum czy zewnętrzne
Program do archiwizacji a system obiegu dokumentów
Systemy obiegu dokumentów (DMS, EOD) służą do akceptacji faktur, obiegu umów i pracy nad dokumentem. Terminy przechowywania i brakowanie są w nich zwykle dodatkiem wymagającym wdrożenia. Archiwizacje zaczyna od drugiej strony: od rejestru, terminów i dowodu dla kontroli. Działa w przeglądarce od pierwszego dnia i obejmuje także papier, którego żaden obieg nie widzi.
Na co patrzeć, wybierając program do archiwizacji dokumentów
- Czy liczy okres przechowywania z podstawą prawną, czy wymaga ręcznego wpisu daty.
- Czy obejmuje dokumenty papierowe z lokalizacją, a nie tylko pliki.
- Czy generuje protokół brakowania.
- Czy ma nieedytowalną ścieżkę audytu.
- Czy pozwala ustawić własne reguły i JRWA.
- Czy eksportuje wszystkie dane w każdej chwili.
- Czy cena jest podana jawnie.
Przenieś arkusz do rejestru z terminami
Zaimportuj obecny spis i zobacz terminy dla każdej pozycji.