Archiwizacja dokumentów w biurze rachunkowym i przechowywanie dokumentów klientów z terminem w rejestrze
Archiwizacja dokumentów w biurze rachunkowym to pilnowanie cudzych terminów: każdy klient ma inny rok obrotowy, inne straty do rozliczenia i inny moment, w którym zabiera segregatory z powrotem. Archiwizacje zapisuje dokumenty każdego klienta osobno, z miejscem na półce, datą końca przechowywania i przepisem, odnotowuje wydanie dokumentów klientowi i drukuje protokół brakowania, gdy termin minie. Biuro wie, co leży u niego, czyje to jest i do kiedy.
Sprawdź, do kiedy biuro trzyma dowody księgowe klienta
Rodzaj „Dowód księgowy” jest już wybrany. Wpisz rok obrotowy klienta i dodaj pozycję do rejestru: zobaczysz koniec okresu przechowywania i podstawę prawną. Rejestr bierze dłuższy z dwóch terminów, z ustawy o rachunkowości i z Ordynacji podatkowej. Dowody za 2019 rok z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu można co do zasady wybrakować od 1 stycznia 2026 roku, za 2020 rok dopiero od 1 stycznia 2027 roku. W koncie tak samo zapisujesz każdy segregator klienta z jego nazwą.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Dlaczego archiwum biura rachunkowego wymyka się spod kontroli
Biuro z 60 klientami dostaje co miesiąc kilkaset faktur, wyciągów i list płac. Po pięciu latach to kilkaset segregatorów, opisanych nazwą firmy i rokiem, ustawionych tam, gdzie akurat było miejsce. Dopóki nikt nie pyta, wszystko działa. Problem zaczyna się przy kontroli, wypowiedzeniu umowy albo przeprowadzce biura.
- Różne terminy u różnych klientów. Spółka z rokiem obrotowym od lipca do czerwca, klient ze stratą rozliczaną przez pięć lat, firma w likwidacji. Ten sam rocznik dokumentów ma u każdego inny koniec przechowywania.
- Klient odchodzi, segregatory zostają. Umowa się kończy, część dokumentów wraca do klienta, część zostaje „na chwilę”. Po roku nikt nie pamięta, czy to jeszcze obowiązek biura, czy już tylko zajęte miejsce.
- Kontrola z urzędu skarbowego. Klient dzwoni, że za tydzień ma kontrolę za 2021 rok. Ktoś musi w godzinę znaleźć dokumenty, a potem zapisać, co wydano i kiedy wróciło.
- Dane pracowników klientów. Listy płac, umowy i dokumenty ZUS zawierają dane osobowe, za które biuro odpowiada jako podmiot przetwarzający. Trzymanie ich po terminie bez podstawy to ryzyko z RODO, a nie tylko zajęta półka.
Rejestr z terminem przy każdym segregatorze klienta odpowiada na wszystkie cztery sytuacje jednym wyszukaniem.
Okres przechowywania dokumentów klienta biura rachunkowego
Biuro przechowuje dokumenty klienta przez te same okresy, które obowiązują klienta. Liczy się je od różnych dat, dlatego w jednym segregatorze mogą leżeć dokumenty z różnym terminem:
| Dokument klienta | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Księgi rachunkowe i dowody księgowe | co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Faktury, KPiR, ewidencje VAT i deklaracje podatkowe | 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 86 i art. 70 Ordynacji podatkowej, art. 112 ustawy o VAT |
| Dokumenty dotyczące straty podatkowej albo amortyzacji środka trwałego | do przedawnienia rozliczenia, w którym je wykorzystano | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku za ten rok | art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej |
| Roczne sprawozdanie finansowe | trwale | art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości | |
| Listy płac i karty wynagrodzeń | 10 lat dla zatrudnionych od 2019 roku, 50 lat dla wcześniejszych bez raportu ZUS RIA | od końca roku ustania zatrudnienia albo od roku raportu | art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości |
| Dokumenty rozliczeniowe ZUS | 5 lat | od dnia przekazania do ZUS | art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych |
Rejestr liczy te terminy sam przy każdej pozycji. Gdy klient ma rok obrotowy inny niż kalendarzowy, wpisujesz datę jego zakończenia, a nie sam rok.
Program do archiwizacji dokumentów dla biura rachunkowego
Każdy klient osobno
W planie Firma każdy klient to osobny dział w rejestrze, z uprawnieniami według działu. W planie Organizacja klient jest osobną jednostką na jednym koncie, z własnymi terminami i historią.
Termin przy każdym segregatorze
Pozycja dostaje rodzaj dokumentu, rok obrotowy, miejsce na półce albo numer pudła i datę końca przechowywania z przepisem. Nie liczysz niczego w kalendarzu.
Wydanie dokumentów klientowi
W planie Firma zapisujesz wypożyczenie: komu wydano segregator, kiedy i do kiedy ma wrócić. Przypomnienie przychodzi mailem, a karta udostępnień zostaje w historii na wypadek sporu.
Blokada na czas kontroli
Dokumenty klienta, u którego trwa kontrola albo spór z urzędem, dostają blokadę prawną. Nie trafią do brakowania, dopóki jej nie zdejmiesz.
Import spisu z Excela
Istniejący arkusz archiwum wczytujesz z Excela albo CSV i dopasowujesz kolumny: klient, rok, rodzaj, miejsce. Pierwsze 500 segregatorów to zwykle jedno popołudnie.
Brakowanie i ścieżka audytu
Terminarz pokazuje, czego termin minie za 30, 90 i 365 dni. Po terminie drukujesz spis i protokół brakowania w PDF, a każda operacja zostaje w historii z datą i osobą.
Wczytaj spis segregatorów
Jeden wiersz na segregator albo pudło: klient, rocznik, rodzaj dokumentów i miejsce. Arkusz z Excela wczytujesz bez przepisywania.
Przypisz klientów i wyjątki
Każdy klient trafia do swojego działu. Klientom ze stratą, innym rokiem obrotowym albo kontrolą w toku ustawiasz właściwą datę albo blokadę.
Wydawaj dokumenty z zapisem
Gdy klient zabiera segregatory na kontrolę albo po zakończeniu umowy, zapisujesz wydanie. Wiesz, co wyszło z biura i co jeszcze nie wróciło.
Raz w roku uzgodnij brakowanie z klientem
Terminarz wyciąga dokumenty po terminie. Wysyłasz klientowi spis do akceptacji, a po zgodzie drukujesz protokół brakowania.
Przechowywanie dokumentów klientów biura rachunkowego a przepisy
Biuro rachunkowe nie przejmuje obowiązku przechowywania dokumentów od klienta, tylko wykonuje go za niego. Odpowiedzialność za rachunkowość zostaje co do zasady przy kierowniku jednostki klienta, a biuro odpowiada w zakresie, który przyjęło na piśmie w umowie (art. 4 ust. 5 i art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Dlatego umowa powinna mówić wprost, czy biuro przechowuje dokumenty tylko na czas księgowania roku, czy przez cały okres z przepisów.
Gdy dokumenty leżą w biurze, klient wskazuje jego adres jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej: przedsiębiorca w CEIDG, spółka w zgłoszeniu NIP-8 (poz. B5). Zmianę zgłasza się w ciągu 7 dni, więc każde przekazanie segregatorów przy zmianie biura warto mieć zapisane z datą.
Przy zmianie biura dokumenty przekazuje się z protokołem zdawczo-odbiorczym: lista segregatorów, lata, rodzaje dokumentów i podpisy obu stron. Rejestr drukuje taki spis jednym kliknięciem z pozycji danego klienta. Jeśli przy przejęciu nowego klienta dostajesz faktury w różnych formach, przyda się też tekst o tym, jak archiwizować faktury w papierze i z KSeF.
Listy płac i dokumenty pracownicze klienta biuro przetwarza na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Zniszczenie ich po terminie i z protokołem jest częścią tego obowiązku, a nie tylko porządkiem w szafie.
Arkusz, program księgowy czy rejestr archiwum w biurze rachunkowym
| Arkusz w Excelu | Program księgowy biura | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Księgowanie i deklaracje | nie | tak, to jego główne zadanie | nie |
| Miejsce papierowego segregatora | wpisane ręcznie | zwykle nie | tak, półka, pudło albo magazyn |
| Termin przechowywania z przepisem | liczony ręcznie | rzadko, tylko dla dokumentów w systemie | tak, przy każdej pozycji |
| Wydanie dokumentów klientowi | notatka | nie | karta udostępnień z przypomnieniem |
| Protokół brakowania i spis przekazania | pisany od zera | nie | PDF z rejestru |
| Koszt | czas pracownika | licencja programu | od 349 zł netto miesięcznie |
Program księgowy prowadzi bieżące księgi klienta. Archiwizacje zaczyna tam, gdzie kończy się rok obrotowy: pilnuje, gdzie leżą papierowe i elektroniczne dokumenty, jak długo je trzymać i kiedy można je zniszczyć. Szczegółowe terminy dla działu księgowości w firmie opisuje strona o archiwizacji dokumentów księgowych.
Które biura rachunkowe prowadzą archiwum w Archiwizacjach
Biuro z kilkudziesięcioma klientami
Kilka szaf segregatorów i jedna osoba, która wie, gdzie co leży. Plan Firma za 790 zł netto miesięcznie mieści do 100 000 pozycji i 20 kont.
Biuro z magazynem albo kilkoma oddziałami
Dokumenty w siedzibie, w piwnicy i w magazynie zewnętrznym. Rejestr pokazuje lokalizację każdego pudła i to, za które pudła płacisz po terminie.
Biuro przechowujące dokumenty po zakończeniu umowy
Klienci, którzy zostawili dokumenty na lata. Każdy ma swój termin i spis, a brakowanie robisz za zgodą klienta, z protokołem.
Kancelaria podatkowa i biuro kadrowo-płacowe
Listy płac z terminem 10 albo 50 lat i akta osobowe klientów. Te same zasady opisuje strona o archiwizacji dokumentów kadrowych.
Pytania o archiwizację dokumentów w biurze rachunkowym
Jak długo biuro rachunkowe przechowuje dokumenty?
Tak długo, jak przewiduje umowa z klientem. Przepisy nakładają okresy przechowywania na klienta, na przykład 5 lat dla ksiąg i dowodów księgowych od początku roku po roku obrotowym, a dla dokumentów podatkowych 5 lat od końca roku, w którym minął termin zapłaty podatku. Wiele biur trzyma dokumenty tylko do zamknięcia roku i zwraca je klientowi, inne przechowują je przez cały okres z przepisów jako osobną usługę.
Czy biuro rachunkowe musi przechowywać dokumenty klienta?
Nie z mocy prawa. Obowiązek przechowywania ma klient, a biuro przejmuje go tylko wtedy, gdy zgodzi się na to w umowie. Jeśli biuro przechowuje dokumenty, klient wskazuje jego adres jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej w CEIDG albo w zgłoszeniu NIP-8.
Gdzie przechowywać dokumenty księgowe, gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe?
W siedzibie klienta albo w biurze rachunkowym, które prowadzi księgi. Miejsce trzeba zgłosić: przedsiębiorca w CEIDG, spółka w NIP-8 w pozycji B5. Zmianę miejsca, na przykład przy zmianie biura albo odbiorze segregatorów, zgłasza się w ciągu 7 dni.
Co z dokumentami po rozwiązaniu umowy z biurem rachunkowym?
Biuro przekazuje dokumenty klientowi albo nowemu biuru z protokołem zdawczo-odbiorczym, w którym wymienia segregatory, lata i rodzaje dokumentów. Jeśli umowa przewiduje dalsze przechowywanie, biuro trzyma je do końca okresu z przepisów i niszczy dopiero za zgodą klienta, z protokołem brakowania.
Czy biuro rachunkowe może przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?
Tak, pod warunkiem że zapisy są czytelne, chronione przed zmianą i dostępne przez cały okres przechowywania. Faktury wystawione w KSeF system przechowuje przez 10 lat. Papierowe dowody można skanować, ale oryginały, których wymaga kontrola, warto trzymać w rejestrze z miejscem i terminem.
Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentów dla biura rachunkowego?
Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start. Biuro z wieloma klientami wybiera zwykle plan Firma za 790 zł netto: każdy klient jako osobny dział, wydawanie dokumentów i blokada prawna. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty. Szczegóły są w cenniku.
Sprawdź, które segregatory klientów wolno już oddać albo zniszczyć
Wczytaj spis archiwum biura z Excela, przypisz klientów i zobacz terminy dla każdego segregatora.