Ustawa o rachunkowości, 5 lat od początku roku następującego
Art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości określa minimalne okresy przechowywania zbiorów. Księgi rachunkowe i dowody księgowe przechowuje się przez 5 lat. Art. 74 ust. 3 mówi, od kiedy liczyć: od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Dla firmy z rokiem obrotowym równym kalendarzowemu dowody z 2025 roku liczy się od 1 stycznia 2026 roku, więc można je wybrakować po 31 grudnia 2030 roku. Jeśli rok obrotowy trwa od lipca do czerwca, punkt startowy przesuwa się odpowiednio.
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowuje się trwale (art. 74 ust. 1). Dokumentację przyjęcia środka trwałego i dokumentację inwentaryzacji przechowuje się 5 lat, a dowody dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów i umów handlowych 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym operacje zostały ostatecznie zakończone, spłacone albo rozliczone.
Ordynacja podatkowa, do przedawnienia zobowiązania
Art. 86 Ordynacji podatkowej nakazuje przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według art. 70 zobowiązanie przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla faktur i ewidencji VAT to samo wynika z art. 112 ustawy o VAT.
Kluczowe słowa to termin płatności podatku, a nie data wystawienia dokumentu. Podatek z faktury rozliczonej w deklaracji za grudzień płaci się w styczniu następnego roku, więc przedawnienie zaczyna biec o rok później.
Przykład z dwiema fakturami z tego samego roku
- Faktura zakupu z marca 2025 roku, rozliczona w deklaracji VAT za marzec. Termin płatności podatku: 25 kwietnia 2025 roku. Przedawnienie: koniec 2030 roku.
- Faktura zakupu z grudnia 2025 roku, rozliczona w deklaracji VAT za grudzień. Termin płatności podatku: 25 stycznia 2026 roku. Przedawnienie: koniec 2031 roku.
Jeśli ta sama faktura jest kosztem w rocznym zeznaniu CIT, którego termin płatności przypada w następnym roku, okres może przesunąć się jeszcze dalej. Dlatego wiele firm przyjmuje ostrożnie, że dokumenty z danego roku trzyma do końca szóstego roku po nim.
Który okres wybrać
Większość dowodów księgowych jest jednocześnie dokumentem podatkowym. Obowiązuje wtedy dłuższy z dwóch okresów. W praktyce oznacza to, że faktura musi zostać w archiwum do przedawnienia podatku, nawet jeśli okres z ustawy o rachunkowości już minął. Które roczniki wolno zniszczyć w tym roku i jak przygotować protokół, pokazujemy w tekście o niszczeniu dokumentów księgowych.
Kiedy przedawnienie się wydłuża
Bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, na przykład przez wszczęcie postępowania karnego skarbowego, o którym podatnik został zawiadomiony, zastosowanie środka egzekucyjnego albo złożenie skargi do sądu administracyjnego. Dokumenty objęte takim zdarzeniem nie mogą trafić do brakowania razem z resztą rocznika. Dobrą praktyką jest oznaczenie ich blokadą, która wyłącza je z brakowania do odwołania.
Dokumenty kadrowe w księgowości
Listy płac i karty wynagrodzeń nie podlegają zasadzie 5 lat. Ustawa o rachunkowości odsyła w ich przypadku do przepisów o dokumentacji pracowniczej, więc obowiązuje 10 albo 50 lat. Szczegóły opisujemy w tekście przechowywanie dokumentacji pracowniczej: 10 czy 50 lat.
Faktury w KSeF
Faktury ustrukturyzowane wystawione w Krajowym Systemie e-Faktur są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Nie zwalnia to firmy z prowadzenia rejestru pozostałych dokumentów księgowych: dowodów wewnętrznych, wyciągów, umów i faktur spoza KSeF.
Jak nie pomylić się przy brakowaniu
- Prowadź rejestr dokumentów z datą i rodzajem, a nie tylko opisem na grzbiecie segregatora.
- Dla każdej pozycji zapisz termin końca przechowywania i przepis, z którego wynika.
- Dokumenty objęte kontrolą albo postępowaniem oznacz blokadą.
- Przed brakowaniem sporządź spis i protokół.
Te same kroki opisujemy szerzej w poradniku procedura archiwizacji dokumentów w firmie.