Procedura archiwizacji dokumentów w firmie i wzór instrukcji

Po co spisywać procedurę

• Zmiana osoby w księgowości albo kadrach nie przerywa ciągłości archiwum.
• Kontrola dostaje jasną odpowiedź, jak firma przechowuje dokumenty.
• Brakowanie odbywa się według zasad, a nie według tego, ile miejsca zostało w szafie.
• Firma może wykazać, że przestrzega zasady ograniczenia przechowywania z RODO.

Wzór i części instrukcji

1. Postanowienia ogólne

Cel instrukcji, zakres (jakie dokumenty obejmuje, papierowe i elektroniczne), definicje: składnica akt, teczka, sygnatura, okres przechowywania, brakowanie, blokada prawna.

2. Odpowiedzialność

Kto odpowiada za składnicę akt, kto w każdym dziale przygotowuje akta do przekazania, kto zatwierdza brakowanie, kto wchodzi w skład komisji brakowania. Wskazanie zastępstwa.

3. Klasyfikacja i okresy przechowywania

Wykaz rodzajów dokumentów z okresem przechowywania i podstawą prawną albo jednolity rzeczowy wykaz akt z kategoriami. Zasada: jeśli do dokumentu stosuje się kilka okresów, obowiązuje najdłuższy.

4. Przekazywanie akt do składnicy

Jak często działy przekazują akta (na przykład raz w roku po zamknięciu roku obrotowego), jak przygotować teczkę (opis, sygnatura, lata), jak sporządzić spis zdawczo odbiorczy, kto go podpisuje.

5. Przechowywanie

Gdzie leżą dokumenty, jakie warunki muszą spełniać pomieszczenia, jak oznaczone są regały i pudła, jak przechowywane są dokumenty elektroniczne i kopie zapasowe.

6. Ewidencja

Jak prowadzony jest rejestr: jakie dane zawiera każda pozycja (rodzaj, lata, sygnatura, lokalizacja, termin końca przechowywania), kto go uzupełnia.

7. Udostępnianie

Kto może wypożyczyć akta, na jak długo, jak rejestruje się wypożyczenie i zwrot, jak udostępnia się dokumenty organom kontroli i byłym pracownikom.

8. Brakowanie

Jak często przegląda się archiwum pod kątem upływu okresów, kto sporządza spis dokumentacji do brakowania, jak działa komisja, jak sporządza się protokół, w jaki sposób niszczy się dokumenty, kto przechowuje protokół.

9. Blokada prawna

Kto i kiedy wstrzymuje brakowanie dokumentów objętych kontrolą, sporem albo postępowaniem i kto zdejmuje blokadę.

10. Postanowienia końcowe

Data wejścia w życie, sposób aktualizacji, załączniki: wykaz okresów, wzór spisu zdawczo odbiorczego, wzór karty udostępnień, wzór protokołu brakowania.

Jak wdrożyć procedurę

1. Zrób inwentaryzację: co i gdzie leży dziś. Wystarczy spis segregatorów i pudeł z latami.
2. Przypisz każdej pozycji rodzaj dokumentu i okres przechowywania.
3. Wyznacz osobę odpowiedzialną i zastępcę.
4. Przyjmij instrukcję zarządzeniem i przekaż ją kierownikom działów.
5. Zaplanuj pierwsze brakowanie dokumentów, którym okres już minął.
6. Ustal stały termin corocznego przeglądu.

Najczęstsze błędy

• Instrukcja skopiowana z urzędu, z procedurami przekazywania akt do archiwum państwowego, których firma prywatna nie stosuje.
• Wykaz okresów bez podstawy prawnej, przez co nikt nie wie, skąd wzięła się liczba lat.
• Rejestr prowadzony w wielu arkuszach przez różne działy.
• Brak zapisu wypożyczeń, przez który akta giną po kontroli.

Procedura a system

Instrukcja opisuje zasady, a system pilnuje ich wykonania. Rejestr w systemie do archiwizacji zawiera okresy z podstawą prawną, terminarz pokazuje dokumenty do brakowania, a spis zdawczo odbiorczy, karta udostępnień i protokół brakowania powstają z danych, które już są w rejestrze. Jak wygląda sam protokół, opisujemy w poradniku protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej.