Archiwizowanie dokumentów w firmie w czterech krokach
Archiwizowanie dokumentów w Archiwizacjach zaczyna się od pytania, które zada kontrola: jak długo to trzymasz i kiedy wolno to zniszczyć. Każdy dokument dostaje odpowiedź w chwili dodania, a system pilnuje jej przez kolejne lata.
Dodaj pierwszy dokument i zobacz, jak system liczy termin
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę albo rok obrotowy i dodaj pozycję do rejestru. Termin przechowywania i przepis pojawiają się od razu, dokładnie tak, jak w koncie po zalogowaniu.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Krok 1. Dodaj dokumenty albo zaimportuj obecny spis
Pozycja w rejestrze to jeden dokument albo jedna teczka: faktury za miesiąc, akta osobowe pracownika, segregator umów. Wpisujesz rodzaj dokumentu, datę albo rok obrotowy, dział i lokalizację.
- Lokalizacja papieru: szafa, półka, pudło z numerem, magazyn zewnętrzny.
- Skan albo plik elektroniczny dołączony do pozycji.
- Kontrahent albo pracownik, którego dokument dotyczy.
- Import z Excela i CSV: dopasowujesz kolumny obecnego spisu do pól rejestru i przenosisz całość za jednym razem.
Nie musisz zaczynać od zera. Większość firm ma już jakiś spis w arkuszu, a import zamienia go w rejestr z terminami w kilka minut.
Krok 2. System liczy okres przechowywania z przepisów
Każdy rodzaj dokumentu ma regułę z podstawą prawną i sposobem liczenia. Dowody księgowe przechowujesz 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Faktury do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 112 ustawy o VAT i art. 70 Ordynacji podatkowej). Akta osobowe 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia i raportu ZUS OSW.
- Data końca przechowywania pojawia się przy dokumencie od razu.
- Najechanie na termin pokazuje przepis i sposób liczenia.
- Reguły własne firmy i własny JRWA ustawiasz w planie Firma i wyższych.
- Zmiana reguły przelicza terminy w całym rejestrze.
Pełna tabela: okres przechowywania dokumentów z podstawą prawną
Krok 3. Terminarz przypomina o brakowaniu
Terminarz układa dokumenty według daty końca przechowywania. Widzisz, co kończy się w ciągu 30, 90 i 365 dni, a mail z listą przychodzi do osoby odpowiedzialnej za archiwum.
- Status przy każdym dokumencie: w okresie przechowywania, brakowanie w ciągu 12 miesięcy, do brakowania.
- Oś czasu brakowania pogrupowana po latach.
- Blokada prawna wstrzymuje brakowanie dokumentów objętych sporem albo kontrolą.
- Wypożyczone akta mają przypomnienie o zwrocie.
Krok 4. Spis, protokół i zniszczenie zapisane w ścieżce audytu
Gdy dokumentom kończy się okres, generujesz spis dokumentacji do brakowania i protokół brakowania w PDF, z miejscem na podpisy komisji. Po zniszczeniu zaznaczasz pozycje jako wybrakowane, a rejestr zapisuje, kto i kiedy to zrobił.
- Zatwierdzanie brakowania przed zniszczeniem, w planie Organizacja przez dwie osoby.
- Protokół zawiera sygnatury, opis, lata i kategorię każdej pozycji.
- Wpis w ścieżce audytu jest nieedytowalny.
Archiwizowanie dokumentów na co dzień
Po wdrożeniu archiwum żyje razem z firmą. Księgowość dodaje dokumenty za zamknięty miesiąc, kadry zakładają akta nowego pracownika, a osoba od archiwum raz w miesiącu patrzy na terminarz.
- Wyszukiwanie po każdym polu: rodzaj, rok, kontrahent, pracownik, sygnatura, lokalizacja.
- Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści skanów w planie Firma i wyższych.
- Karta udostępnień: kto wziął akta, kiedy i kiedy oddał.
- Eksport rejestru do Excela i CSV w każdej chwili.
Kto prowadzi archiwizowanie dokumentów w systemie
- Główna księgowa i dyrektor finansowy: archiwizacja dokumentów księgowych i gotowość na kontrolę skarbową.
- Kadry i płace: archiwizacja akt osobowych z okresem 10 albo 50 lat.
- Biuro rachunkowe: dokumenty wielu klientów, wydania i zwroty.
- Administracja i office manager: archiwum zakładowe prowadzone bez osobnego archiwisty.
- Compliance i IOD: minimalizacja przechowywania danych i dowód brakowania.
Zacznij od importu obecnego spisu
Wgraj arkusz, a system policzy terminy dla każdej pozycji i pokaże, co można zniszczyć w tym roku.