Niszczenie dokumentów księgowych po ilu latach i z jakim protokołem brakowania

Po ilu latach niszczenie dokumentów księgowych jest bezpieczne

Ustawa o rachunkowości każe przechowywać dowody księgowe i księgi przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ust. 2). Ordynacja podatkowa wymaga trzymania dokumentów do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 i art. 86). Ponieważ zeznanie roczne CIT i PIT składa się w roku następnym, przedawnienie kończy się rok później niż termin z ustawy o rachunkowości. Dlatego decyduje Ordynacja.

Tabela dotyczy firmy, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym. Przy innym roku obrotowym, na przykład od lipca do czerwca, terminy przesuwają się i trzeba je policzyć osobno. Szczegóły liczenia dla faktur i dowodów opisujemy w tekście o okresie przechowywania dokumentów księgowych.

Których dokumentów księgowych nie wolno zniszczyć mimo upływu 5 lat

Rocznik 2019 w szafie nie oznacza, że cały segregator idzie do niszczarki. Kilka rodzajów dokumentów ma termin liczony od innej daty albo przedawnienie zostało przerwane:

• Kontrola, postępowanie podatkowe, układ ratalny. Wszczęcie postępowania karnego skarbowego, rozłożenie zaległości na raty albo hipoteka przymusowa zawieszają lub przerywają bieg przedawnienia. Teczki z tego roku zostają.
• Strata podatkowa rozliczana w kolejnych latach. Dokumenty roku straty trzymasz do przedawnienia ostatniego roku, w którym tę stratę odliczyłeś.
• Środki trwałe i amortyzacja. Faktura zakupu maszyny z 2015 roku jest dowodem kosztu w każdym roku amortyzacji. Zostaje do przedawnienia ostatniego z tych lat.
• Kredyty, pożyczki, umowy handlowe, sprawy sądowe. Według art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości 5 lat liczy się dopiero od roku po ostatecznym spłaceniu, rozliczeniu albo przedawnieniu.
• Rękojmia i reklamacje. Dokumenty trzymasz rok po upływie rękojmi albo rozliczeniu reklamacji, jeśli to później niż ogólny termin.
• Listy płac i karty wynagrodzeń. To nie jest zwykła dokumentacja księgowa. Obowiązuje okres 10 albo 50 lat z przepisów o dokumentacji pracowniczej, opisany na stronie o archiwizacji dokumentów kadrowych.
• Sprawozdania finansowe. Przechowuje się je trwale.

Najczęstszy błąd przy niszczeniu to decyzja „cały rok 2019 do zniszczenia" podjęta na podstawie opisu na grzbiecie segregatora. Jedna faktura za środek trwały albo lista płac w tym samym pudle wystarcza, żeby niszczenie było naruszeniem.

Brakowanie dokumentacji księgowej krok po kroku

Niszczenie dokumentów po terminie w firmie prywatnej nie wymaga zgody archiwum państwowego, jeśli firma nie wytwarza materiałów archiwalnych. Potrzebny jest za to porządek, który obroni się przy kontroli:

1. Spis dokumentów do zniszczenia. Każda pozycja z rodzajem dokumentu, latami, liczbą segregatorów i datą końca przechowywania.
2. Wyłączenia. Z listy zdejmujesz dokumenty objęte kontrolą, stratą, amortyzacją, kredytami i sporami.
3. Protokół brakowania. Komisja albo osoba odpowiedzialna za archiwum podpisuje, że pozycje ze spisu straciły przydatność i minął ich termin.
4. Zniszczenie. Własna niszczarka dla kilku segregatorów albo firma niszcząca dla większych ilości.
5. Protokół zniszczenia. Firma niszcząca wydaje protokół lub certyfikat z datą, wagą i sposobem zniszczenia. Dołączasz go do protokołu brakowania.

Wzór samego dokumentu i obowiązkowe elementy omawiamy w tekście o protokole brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Niszczenie dokumentów księgowych, protokół i czego wymaga kontroler

Protokół zniszczenia z firmy niszczącej mówi, że zniszczono 240 kg papieru. Nie mówi, jakie dokumenty to były i czy wolno je było zniszczyć. Dlatego kontroler albo sąd w sporze z kontrahentem pyta o spis. Dobry komplet dokumentów po niszczeniu to:

Dokumenty księgowe zawierają dane osobowe kontrahentów i pracowników, więc przy zleceniu firmie zewnętrznej potrzebna jest też umowa powierzenia przetwarzania danych. Przy niszczarce biurowej dla danych osobowych zwykle przyjmuje się co najmniej poziom P-4 według normy DIN 66399.

Ile kosztuje niszczenie dokumentów księgowych i ile kosztuje ich trzymanie

Firmy niszczące liczą zwykle od około 0,60 do 3 zł netto za kilogram, do tego dojazd i ewentualnie pakowanie. Segregator z fakturami waży około 2 do 3 kg, więc 100 segregatorów to w przybliżeniu kilkaset złotych za zniszczenie. Trzymanie tych samych segregatorów w magazynie akt kosztuje co miesiąc, przy stawkach od 9 do 12 zł netto za metr bieżący, a metr mieści kilkanaście segregatorów. Jednorazowe niszczenie po terminie zwraca się więc w ciągu kilku do kilkunastu miesięcy, jeśli archiwum leży u przechowawcy. Dokładne stawki magazynów porównujemy w tekście o cenniku przechowywania dokumentów.

Najdroższa pozycja w tym rachunku nie jest jednak widoczna w cenniku. To godziny księgowej, która przegląda segregatory, żeby ustalić, co wolno zniszczyć. Przy archiwum z kilkunastu lat i kilku rodzajami wyłączeń to praca na tygodnie, powtarzana co roku.

Rejestr, który wie, co wolno zniszczyć

Archiwizacje zapisuje dokumenty księgowe z rokiem obrotowym albo datą, liczy termin z ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej i bierze późniejszy. Segregator z fakturami za środki trwałe albo z roku straty dostaje własny termin, a teczki w kontroli dostają blokadę prawną, która wyklucza je z brakowania.

• Terminarz pokazuje pozycje, którym termin minie za 30, 90 i 365 dni.
• Spis dokumentów do zniszczenia i protokół brakowania generujesz w PDF z jednego kliknięcia.
• Po zniszczeniu pozycje dostają status i datę, a protokół zostaje w ścieżce audytu.
• Import z Excela przenosi obecny spis segregatorów bez przepisywania.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, archiwum dokumentów klientów biura rachunkowego możesz prowadzić w osobnych działach rejestru, obok programu dla biura rachunkowego z KSeF, którym księgujesz bieżące dokumenty. Rejestr pilnuje papieru z poprzednich lat, program zajmuje się tym, co wpływa dziś. Więcej o tym, jak rejestr prowadzi całe archiwum księgowe, jest na stronie archiwizacja dokumentów księgowych. Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty (cennik).

Pytania o niszczenie dokumentacji księgowej

Po ilu latach można zniszczyć dokumenty księgowe?

Po upływie przedawnienia zobowiązania podatkowego, które zwykle kończy się później niż 5 lat z ustawy o rachunkowości. Przy roku obrotowym równym kalendarzowemu dokumenty za dany rok wolno zniszczyć od 1 stycznia siódmego roku po nim. W 2026 roku oznacza to dokumenty za 2019 rok i starsze, bez teczek objętych wyjątkami.

Czy trzeba sporządzić protokół zniszczenia dokumentów księgowych?

Przepisy nie narzucają wzoru, ale bez spisu i protokołu firma nie udowodni, że zniszczyła dokumenty po terminie, a nie przed nim. Minimum to spis zniszczonych pozycji z datą końca przechowywania, protokół brakowania z podpisami i protokół zniszczenia od firmy niszczącej, jeśli ją wynajęto.

Czy dokumenty księgowe można spalić albo wyrzucić na makulaturę?

Nie jest to bezpieczne. Dokumenty zawierają dane osobowe i tajemnicę przedsiębiorstwa, więc trzeba je zniszczyć tak, żeby nie dało się odtworzyć treści. W praktyce oznacza to niszczarkę o odpowiedniej klasie cięcia albo firmę niszczącą z protokołem. Wyrzucenie segregatorów do kontenera grozi naruszeniem ochrony danych.

Kto decyduje o zniszczeniu dokumentów księgowych w firmie?

Kierownik jednostki, czyli zarząd albo właściciel, albo osoba, której to powierzył, na przykład główna księgowa lub komisja brakowania. Gdy księgi prowadzi biuro rachunkowe, decyzja nadal należy do firmy, a biuro może przygotować spis. Dokumenty przechowywane u biura trzeba odebrać albo zlecić jego zniszczenie na piśmie.

Czy po likwidacji firmy dokumenty księgowe można od razu zniszczyć?

Nie. Po likwidacji spółki dokumenty przechowuje wskazany przechowawca do końca ich terminów, a jednoosobowy przedsiębiorca trzyma je sam. Termin nie skraca się z powodu zamknięcia działalności. Jak ograniczyć koszt takiego przechowania, opisujemy w tekście o przechowywaniu dokumentów po likwidacji firmy.