Archiwizacja dokumentacji medycznej i przechowywanie dokumentacji medycznej z terminem dla każdej karty pacjenta
Gabinet albo przychodnia przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat od końca roku ostatniego wpisu, a część dokumentów 30, 10 albo 5 lat. Archiwizacje zapisuje każdą kartę, segregator i pudło w jednym rejestrze, liczy datę końca przechowywania z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i pokazuje, co wolno już zniszczyć. Niszczysz tylko to, czego termin minął, i masz na to protokół.
Sprawdź, do kiedy trzymać kartę pacjenta
Rodzaj „Dokumentacja medyczna pacjenta" jest już wybrany. Wpisz datę ostatniego wpisu w karcie i dodaj pozycję do rejestru. Zmień rodzaj na zdjęcia rentgenowskie albo skierowania, żeby zobaczyć inne terminy. W koncie dzieje się to samo, a termin zapisuje się przy karcie razem z przepisem.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Dlaczego archiwizacja dokumentacji medycznej w gabinecie wymyka się spod kontroli
Karta pacjenta nie ma jednej daty. Termin biegnie od ostatniego wpisu, więc pacjent, który przychodzi od 2009 roku, przesuwa go co roku, a pacjent z jedną wizytą w 2005 roku mógł już wyjść z okresu przechowywania. Szafa z kartami ułożonymi alfabetycznie tego nie pokazuje. W praktyce gabinety robią jedną z dwóch rzeczy:
- trzymają wszystko bez końca, płacąc za kolejne szafy, pomieszczenie albo magazyn akt,
- niszczą „na oko" całe roczniki, ryzykując zniszczenie karty, której termin jeszcze trwa.
Druga droga jest groźniejsza. Pacjent ma prawo do dokumentacji przez cały okres przechowywania, a brak karty przy sporze o błąd medyczny czy wniosku sądu to problem placówki, nie pacjenta. Do tego dochodzą dokumenty z innymi terminami: zdjęcia RTG trzymane poza kartą, skierowania i zlecenia, dokumentacja pacjentów zmarłych wskutek urazu. Każdy z nich liczy się osobno.
Okresy przechowywania dokumentacji medycznej z art. 29 ustawy o prawach pacjenta
Wszystkie okresy liczy się od końca roku kalendarzowego, a nie od dnia zdarzenia. Karta z ostatnim wpisem 3 stycznia 2021 roku i karta z wpisem 30 grudnia 2021 roku kończą przechowywanie tego samego dnia.
| Dokumentacja | Okres | Od kiedy liczyć | Przykład |
|---|---|---|---|
| dokumentacja medyczna pacjenta (zasada ogólna) | 20 lat | od końca roku ostatniego wpisu | ostatni wpis w marcu 2021, przechowuj do 31 grudnia 2041 |
| zgon pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia | 30 lat | od końca roku zgonu | zgon w 2023, przechowuj do 31 grudnia 2053 |
| dane do monitorowania losów krwi i jej składników | 30 lat | od końca roku ostatniego wpisu | ostatni wpis w 2022, przechowuj do 31 grudnia 2052 |
| zdjęcia rentgenowskie poza dokumentacją pacjenta | 10 lat | od końca roku wykonania zdjęcia | zdjęcie z 2018, przechowuj do 31 grudnia 2028 |
| skierowania na badania i zlecenia lekarza | 5 lat | od końca roku udzielenia świadczenia | badanie w 2024, przechowuj do 31 grudnia 2029 |
| dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia | 22 lata | zgodnie z art. 29 ust. 1 pkt 2 | dłuższy termin niż ogólny |
Po upływie okresu placówka niszczy dokumentację w sposób, który uniemożliwia identyfikację pacjenta. Rejestr liczy automatycznie cztery pierwsze reguły z tabeli oraz terminy dokumentów kadrowych i księgowych placówki. Kartę dziecka albo teczkę objętą sporem opisujesz w uwagach i chronisz blokadą prawną, która wstrzymuje brakowanie do czasu jej zdjęcia.
Program do archiwizacji dokumentacji medycznej, co robi za rejestratorkę
Termin przy każdej karcie
Wpisujesz datę ostatniego wpisu, a rejestr zapisuje datę końca przechowywania i przepis. Gdy pacjent wraca, zmieniasz datę i termin przesuwa się sam.
Karty, roczniki i pudła w jednym miejscu
Pozycją może być pojedyncza karta, segregator „Karty A do F, rocznik 2008", teczka zdjęć RTG albo pudło w magazynie. Wszystkie mają ten sam terminarz.
Miejsce każdej teczki
Gabinet, szafa, półka, pudło, numer pudła u przechowawcy. Pacjent prosi o kopię karty sprzed 12 lat, a Ty wiesz, gdzie jej szukać, zanim zadzwoni drugi raz.
Terminarz niszczenia
Listy dokumentów, którym termin mija za 30, 90 i 365 dni, oraz przypomnienie mailem. Niszczysz raz w roku, planowo, zamiast przeglądać całą szafę.
Protokół zniszczenia w PDF
Spis dokumentów z terminami i podstawą prawną, gotowy do podpisu osób, które nadzorowały niszczenie. Przy kontroli pokazujesz, co zniszczono, kiedy i dlaczego wolno było.
Ścieżka audytu i dostęp
Każde dodanie, zmiana, wypożyczenie i zniszczenie pozycji zostaje w historii z nazwiskiem osoby. Rejestratorka, lekarz i kierownik mają osobne konta.
Spisz szafę z kartami
Wczytaj arkusz ze spisem kart albo segregatorów, jeśli go masz. Jeśli nie, zacznij od roczników: jeden wiersz na segregator wystarczy na start.
Zobacz, co już jest po terminie
Każda pozycja dostaje datę końca przechowywania z przepisem. Od razu widzisz roczniki, które wolno zniszczyć, i te, których nie wolno ruszać.
Opisz, gdzie leży dokumentacja
Uzupełnij miejsce: szafa w gabinecie, archiwum przychodni, magazyn akt. Przy wniosku pacjenta albo sądu wydajesz kartę bez szukania.
Zniszcz z protokołem
Wybierz pozycje z terminarza, wydrukuj spis i protokół, przekaż dokumenty do zniszczenia i oznacz je w rejestrze jako zniszczone.
System gabinetowy, magazyn akt czy rejestr archiwum
| Program gabinetowy (EDM) | Zewnętrzny magazyn akt | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Nowa dokumentacja elektroniczna | tak | nie | pozycja rejestru z miejscem w systemie |
| Papierowe karty sprzed EDM | nie | tak, fizycznie | tak, z terminem dla każdej pozycji |
| Termin z art. 29 przy dokumencie | rzadko | zwykle nie, liczy się pudło | tak, z przepisem |
| Wie, gdzie leży karta | tylko własna | tak, po numerze pudła | tak, gabinet i magazyn razem |
| Protokół zniszczenia | nie | za dopłatą przy usłudze niszczenia | tak, w PDF |
| Koszt | abonament systemu | opłata za pudło lub metr co miesiąc | od 349 zł netto miesięcznie |
Te rozwiązania się uzupełniają. Program gabinetowy prowadzi bieżącą dokumentację, a wpisy elektroniczne podpisuje się podpisem zaufanym, certyfikatem ZUS albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Magazyn akt daje miejsce na papier. Archiwizacje odpowiada na pytanie, którego żadne z nich nie zadaje: do kiedy każdą z tych rzeczy trzeba trzymać i kiedy przestać za nią płacić.
Dla kogo jest archiwizacja dokumentacji medycznej w Archiwizacjach
Indywidualna praktyka lekarska lub stomatologiczna
Kilka tysięcy kart papierowych z lat przed dokumentacją elektroniczną, jedna szafa za mało i nikt nie wie, które karty wolno już oddać do zniszczenia.
Przychodnia i centrum medyczne
Kilku lekarzy, rejestracja, archiwum na zapleczu i magazyn akt poza siedzibą. Rejestr pokazuje wszystkie miejsca naraz, a ścieżka audytu mówi, kto wypożyczył teczkę.
Gabinet fizjoterapii, psychologii, rehabilitacji
Te same 20 lat co u lekarza i ta sama odpowiedzialność za dostęp, przy mniejszym zapleczu administracyjnym.
Placówka przed zamknięciem albo sprzedażą
Przed przekazaniem dokumentacji następcy albo przechowawcy trzeba wiedzieć, co przekazujesz i na jak długo. Spis z terminami skraca umowę przechowania i jej koszt.
Pytania o archiwizację dokumentacji medycznej
Ile lat przechowuje się dokumentację medyczną?
Co do zasady 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Dłużej, bo 30 lat, trzyma się dokumentację pacjenta zmarłego wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dane o losach krwi. Krócej przechowuje się zdjęcia RTG poza kartą (10 lat) i skierowania oraz zlecenia (5 lat).
Od kiedy liczy się 20 lat przechowywania dokumentacji medycznej?
Od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w dokumentacji pacjenta. Jeśli ostatni wpis powstał 14 marca 2021 roku, okres kończy się 31 grudnia 2041 roku. Każda kolejna wizyta przesuwa ten termin, dlatego w rejestrze liczy się datę ostatniego wpisu, a nie datę założenia karty.
Jak zniszczyć dokumentację medyczną po terminie?
W sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, na przykład niszczarką o odpowiednim stopniu cięcia albo przez firmę niszczącą dokumenty z protokołem. Warto sporządzić spis niszczonych dokumentów z terminami i podstawą prawną oraz protokół podpisany przez osoby nadzorujące. Pacjent może wcześniej poprosić o wydanie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia.
Czy archiwizację dokumentacji medycznej można zlecić firmie zewnętrznej?
Tak. Placówka może przechowywać dokumentację u zewnętrznego przechowawcy, pod warunkiem że zapewni jej poufność, ochronę przed zniszczeniem i dostęp bez zbędnej zwłoki, gdy pacjent albo uprawniony organ jej zażąda. Odpowiedzialność za dokumentację zostaje przy placówce, więc musi ona wiedzieć, co przekazała i do kiedy.
Gdzie przechowywać papierową dokumentację medyczną w gabinecie?
W zamykanym pomieszczeniu lub szafie, do której dostęp mają tylko osoby upoważnione, w warunkach chroniących przed wilgocią, ogniem i zniszczeniem. Dokumentacja musi być uporządkowana tak, żeby dało się ją szybko odnaleźć. Rejestr z miejscem każdej teczki spełnia ten drugi warunek bez przekładania szafy.
Co z dokumentacją medyczną po zamknięciu gabinetu?
Przejmuje ją podmiot, który przejmuje zadania placówki. Jeśli takiego nie ma, placówka zawiera umowę przechowania i wskazuje przechowawcę we wniosku o wykreślenie z rejestru, a gdy tego nie zrobi, sposób postępowania na jej koszt określa wojewoda. Tak stanowi art. 30a ustawy o prawach pacjenta.
Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentacji medycznej?
Abonament Archiwizacji zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze i 5 kont. Plan Firma za 790 zł netto dodaje blokadę prawną, wypożyczenia teczek i uprawnienia działów. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty, w planie Start 2 088 zł netto za cały rok. Szczegóły są w cenniku.
Sprawdź, które karty pacjentów możesz już zniszczyć
Wczytaj spis kart lub segregatorów i zobacz datę końca przechowywania dla każdej pozycji.