Jakie dokumenty wspólnoty trzyma zarządca i jak długo
Wspólnota mieszkaniowa nie ma jednego przepisu o archiwizacji. Terminy wynikają z Prawa budowlanego, ustawy o rachunkowości, Kodeksu cywilnego i przepisów o dokumentacji pracowniczej. Tak wygląda zestawienie, które warto mieć w biurze zarządcy:
| Dokument wspólnoty | Jak długo przechowywać | Podstawa |
|---|---|---|
| Książka obiektu budowlanego, projekt, dokumentacja powykonawcza, pozwolenia | przez cały okres istnienia budynku | art. 63 i art. 64 Prawa budowlanego |
| Protokoły kontroli okresowych (roczne, pięcioletnie, kominiarskie, instalacji gazowej) | przez cały okres istnienia budynku, razem z książką obiektu | art. 62 i art. 63 Prawa budowlanego |
| Uchwały i protokoły zebrań właścicieli | przepis nie podaje terminu, w praktyce trwale | uchwały kształtują prawa właścicieli przez lata |
| Roczne sprawozdania finansowe | trwale | art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości (gdy wspólnota prowadzi księgi) |
| Dowody księgowe, wyciągi, faktury od wykonawców | co najmniej 5 lat od początku roku po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Umowy z wykonawcami i dostawcami | do przedawnienia roszczeń i 5 lat jako dowód księgowy, liczy się dłuższy termin | art. 118 Kodeksu cywilnego, art. 74 ustawy o rachunkowości |
| Kartoteki zaliczek właścicieli lokali | co najmniej do przedawnienia roszczeń o zaliczki (3 lata) i 5 lat jako dokumenty księgowe | art. 118 Kodeksu cywilnego |
| Akta osobowe i listy płac dozorcy albo sprzątaczki zatrudnionych przez wspólnotę | 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia (50 lat dla zatrudnionych przed 2019 rokiem bez raportu ZUS RIA) | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
Ten sam segregator często łączy dokumenty z różnymi terminami. Faktura za wymianę dachu ma 5 lat jako dowód księgowy, ale protokół odbioru tych robót trafia do dokumentacji budynku na zawsze. Dlatego rejestr warto prowadzić na poziomie segregatora albo teczki, a nie całej wspólnoty. Jak dzielą się obowiązki inwestora, wykonawcy i zarządcy przy samym budynku, opisuje tekst o przechowywaniu dokumentacji budowlanej.
Kto przechowuje dokumenty wspólnoty mieszkaniowej
Dokumenty należą do wspólnoty, a nie do zarządcy. Zarząd wspólnoty odpowiada za ich prowadzenie, a gdy zarząd powierzono profesjonalnemu zarządcy, ten przechowuje je w swoim biurze w imieniu wspólnoty i na warunkach umowy o zarządzanie. Wspólnota, która chce oddać cały zarząd firmie zarządzającej na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali, zawiera umowę o sposobie zarządu w formie aktu notarialnego, więc najpierw trzeba umówić wizytę u notariusza i dopiero wtedy przenieść dokumenty do biura zarządcy.
Z tego wynika praktyczna zasada: zarządca nie może sam zdecydować o zniszczeniu żadnego dokumentu wspólnoty. Nawet dowody księgowe sprzed 10 lat niszczy się dopiero po zgodzie zarządu wspólnoty, najlepiej na podstawie spisu dokumentów do brakowania, który zarząd podpisuje. Brak takiego spisu to najczęstszy powód, dla którego biura zarządców puchną od papieru.
Przykład dla zarządcy z 12 wspólnotami
Przyjmijmy biuro zarządcy, które obsługuje 12 wspólnot po 40 do 120 lokali. Każda wspólnota to kilka segregatorów rocznie: faktury i wyciągi, uchwały z głosowania, korespondencja z właścicielami, przeglądy. Po dziesięciu latach to kilkaset segregatorów i kilkanaście metrów bieżących akt w biurze albo w wynajętym magazynie.
| Pozycja | Bez spisu z terminami | Z rejestrem archiwum |
|---|---|---|
| Szukanie dokumentu na prośbę właściciela | przeszukiwanie szafy wspólnoty, często kilkadziesiąt minut | wyszukiwanie po wspólnocie, roku i rodzaju |
| Brakowanie dowodów księgowych po 5 latach | odkładane, bo nikt nie wie, co wolno zniszczyć | spis do akceptacji zarządu z rejestru |
| Magazyn zewnętrzny | płacisz za każde pudło, także po terminie | przechowujesz tylko to, co ma jeszcze termin |
| Zmiana zarządcy w jednej wspólnocie | ręczne spisywanie segregatorów przed wydaniem | protokół przekazania wydrukowany z pozycji tej wspólnoty |
| Narzędzie | arkusz albo nic | plan Firma, 4 740 zł netto rocznie dla wszystkich 12 wspólnot |
Przy płatności rocznej plan Firma kosztuje 395 zł netto miesięcznie, czyli około 33 zł miesięcznie na jedną wspólnotę. Magazyny akt liczą zwykle 9 do 12 zł za metr bieżący miesięcznie, więc samo oddanie do zniszczenia kilku metrów dowodów księgowych po terminie potrafi zwrócić część abonamentu. Stawki magazynów zebraliśmy w tekście o tym, ile kosztuje przechowywanie dokumentów w magazynie akt.
Przekazanie dokumentów przy zmianie zarządcy
Zmiana zarządcy to moment, w którym wspólnoty najczęściej tracą dokumenty. Stary zarządca wydaje to, co znajdzie, a nowy nie wie, czego brakuje. Bezpieczne przekazanie ma cztery elementy:
- Spis wszystkich segregatorów i teczek wspólnoty z rokiem, rodzajem dokumentów i miejscem, w którym leżały.
- Wyraźnie oznaczona dokumentacja budynku: książka obiektu, projekt, dokumentacja powykonawcza i protokoły przeglądów, bo jej nie odtworzysz.
- Protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez obu zarządców i zarząd wspólnoty, z listą braków, jeśli są.
- Dokumenty elektroniczne, czyli skany, dane z programu księgowego i korespondencja, przekazane razem z papierem, a nie „później”.
W rejestrze archiwum spis i protokół przekazania drukujesz z pozycji danej wspólnoty. Zarządca, który przejmuje wspólnotę, wczytuje otrzymany spis z Excela i od pierwszego dnia ma terminy przy każdym segregatorze. Jak prowadzić sam spis, opisuje strona o ewidencji dokumentów z terminem przechowywania.
Dokumenty poprzedniego właściciela lokalu
Po sprzedaży lokalu kartoteka poprzedniego właściciela zostaje w biurze zarządcy. Nie trzeba jej trzymać bez końca. Roszczenia wspólnoty o zaliczki jako świadczenia okresowe przedawniają się po 3 latach, a dokumenty księgowe, w których są rozliczenia, trzyma się 5 lat od początku roku po roku obrotowym. Po upływie dłuższego z tych terminów kartotekę można wybrakować za zgodą zarządu. Wcześniej warto sprawdzić, czy nie toczy się spór o zaległości, bo wtedy dokumenty zostają do końca sprawy.
Kartoteki zawierają dane osobowe, więc trzymanie ich po terminie bez podstawy to także ryzyko z RODO. Zniszczenie z protokołem zamyka sprawę lepiej niż pudło w piwnicy.
Program do archiwizacji dokumentów wspólnot mieszkaniowych
Archiwizacje to rejestr archiwum papierowego i elektronicznego. Zarządca zapisuje każdą wspólnotę jako osobny dział, a każdy segregator jako pozycję z miejscem, rokiem i datą końca przechowywania z przepisem. Dokumentacji budynku przypisujesz w planie Firma własną regułę z kategorią A, czyli przechowywanie trwałe, więc nigdy nie trafi na listę do zniszczenia.
Terminarz pokazuje, czego termin minie za 30, 90 i 365 dni. Spis dokumentów do brakowania wysyłasz zarządowi wspólnoty do akceptacji, a po zgodzie drukujesz protokół brakowania w PDF. W planie Firma dochodzą wypożyczenia z kartą udostępnień, czyli zapis, który członek zarządu albo audytor wziął segregator i kiedy go oddał, oraz blokada prawna dla dokumentów w sporze z właścicielem albo wykonawcą. Szczegóły brakowania opisuje strona o brakowaniu dokumentacji z terminarzem i protokołem.
| Plan | Cena netto | Dla kogo |
|---|---|---|
| Start | 349 zł miesięcznie albo 2 088 zł rocznie | jedna wspólnota albo mały zarządca, do 10 000 pozycji i 5 kont |
| Firma | 790 zł miesięcznie albo 4 740 zł rocznie | zarządca wielu wspólnot, do 100 000 pozycji i 20 kont, własne reguły i wypożyczenia |
| Organizacja | 1 890 zł miesięcznie albo 11 340 zł rocznie | duża firma zarządzająca z kilkoma biurami, wiele jednostek i lokalizacji |
Pełne zestawienie jest w cenniku.
Pytania o archiwizację dokumentów wspólnoty mieszkaniowej
Jak długo wspólnota mieszkaniowa przechowuje dokumenty?
Zależy od dokumentu. Dokumentację techniczną budynku i książkę obiektu przez cały okres istnienia budynku, sprawozdania finansowe trwale, uchwały i protokoły zebrań w praktyce trwale, a dowody księgowe co najmniej 5 lat od początku roku po roku obrotowym. Akta osobowe pracowników wspólnoty 10 albo 50 lat.
Kto przechowuje dokumenty wspólnoty mieszkaniowej?
Zarząd wspólnoty, a jeśli zarząd powierzono zarządcy, to zarządca w imieniu wspólnoty. Dokumenty pozostają własnością wspólnoty: zarządca nie może ich zniszczyć bez zgody zarządu i przy zakończeniu umowy wydaje je w komplecie z protokołem zdawczo-odbiorczym.
Jak długo przechowywać uchwały wspólnoty mieszkaniowej?
Przepis nie podaje terminu, dlatego uchwały i protokoły zebrań przechowuje się trwale. Uchwały decydują o wysokości zaliczek, remontach i sposobie korzystania z nieruchomości wspólnej, a właściciele i sądy sięgają po nie nawet po wielu latach.
Czy zarządca może zniszczyć dokumenty wspólnoty mieszkaniowej?
Nie bez zgody wspólnoty. Zarządca przechowuje dokumenty w jej imieniu, więc o brakowaniu decyduje zarząd wspólnoty. Najprościej przygotować spis dokumentów po terminie, dać go zarządowi do podpisu i zniszczyć dokumenty z protokołem brakowania.