Archiwizacja dokumentów w spółdzielni mieszkaniowej i przechowywanie akt lokali z terminem w rejestrze
Spółdzielnia mieszkaniowa przechowuje dokumenty według kilku przepisów naraz. Księgi i dowody księgowe trzyma co najmniej 5 lat (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), dokumentację budowy i powykonawczą budynków przez cały okres istnienia obiektu (art. 63 Prawa budowlanego), a akta pracowników 10 albo 50 lat. Rejestr członków, uchwały i protokoły walnego zgromadzenia zachowuje przez cały czas działania spółdzielni, bo członek może w każdej chwili żądać ich kopii (art. 8¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych). Rejestr Archiwizacje liczy termin przy każdej teczce, pokazuje przepis i lokalizację pudła. Plan Firma kosztuje 395 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej, plan Start od 174 zł.
Sprawdź termin umowy albo faktury spółdzielni
Demo ma wybraną umowę. Zmień rodzaj na fakturę, dowód księgowy albo akta pracownika, wpisz datę i zobacz koniec przechowywania z podstawą prawną. Tak samo działa to w pełnym rejestrze dla każdej teczki z działu członkowskiego, księgowości i technicznego.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Archiwum spółdzielni rośnie, a nikt nie wie, co wolno zniszczyć
Typowa spółdzielnia z kilkoma tysiącami lokali ma trzy osobne zbiory papieru. Dział członkowsko-lokalowy trzyma teczki lokali z przydziałami, umowami i przeniesieniami własności. Księgowość odkłada co roku rozliczenia opłat, wody i ciepła. Dział techniczny zbiera projekty, protokoły odbiorów i przeglądy budynków. Każdy zbiór ma inny termin, a na pudle jest zwykle tylko rocznik.
- Pudła po terminie. Rozliczenia mediów z dawnych lat zajmują regały i piwnicę, choć część dawno można wybrakować.
- Wniosek członka. Członek prosi o kopię umowy z wykonawcą albo protokołu lustracji, a nikt nie wie, w którym pudle leży.
- Zmiana kadr. Odchodzi osoba, która pamiętała układ archiwum, i wiedza znika razem z nią.
- Kontrola i lustracja. Lustrator albo urząd skarbowy prosi o dokumenty, a ich wydanie i zwrot nie zostawiają śladu.
Rejestr łączy lokalizację każdej teczki z terminem i przepisem, więc zarząd widzi, co trzymać, a co przekazać do zniszczenia.
Okresy przechowywania dokumentów spółdzielni mieszkaniowej
Przy zbiegu przepisów decyduje dłuższy termin. Tabela pokazuje zasady ogólne, a spółdzielnia może przyjąć dłuższe okresy w swojej instrukcji kancelaryjnej.
| Rodzaj dokumentu | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Dowody księgowe, rozliczenia opłat i mediów | co najmniej 5 lat, dłużej przy rozliczeniach wieloletnich | od początku roku następującego po roku obrotowym | art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| Faktury i deklaracje podatkowe | do przedawnienia zobowiązania podatkowego, zasadniczo 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | art. 70 i 86 Ordynacji podatkowej |
| Zatwierdzone sprawozdania finansowe | co najmniej 5 lat, w praktyce spółdzielnie trzymają trwale | od początku roku następującego po roku zatwierdzenia | art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Statut, rejestr członków, uchwały i protokoły walnego zgromadzenia | przez cały czas działania spółdzielni | od sporządzenia dokumentu | Prawo spółdzielcze, art. 8¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych |
| Protokoły lustracji i wnioski polustracyjne | przez cały czas działania spółdzielni, jako zasada wewnętrzna | od zakończenia lustracji | art. 91 Prawa spółdzielczego |
| Dokumentacja budowy i powykonawcza budynku | przez cały okres istnienia obiektu | od oddania budynku do użytkowania | art. 63 Prawa budowlanego |
| Książka obiektu budowlanego i protokoły przeglądów | przez cały okres istnienia obiektu | od założenia książki | art. 62 i 64 Prawa budowlanego |
| Teczki lokali i umowy z członkami | reguła własna, zwykle do końca stosunku z lokalem i przedawnienia roszczeń | od wygaśnięcia prawa albo przeniesienia własności | art. 117 i 118 KC, statut |
| Umowy z wykonawcami i dostawcami | do przedawnienia roszczeń i końca rękojmi oraz gwarancji, dłużej przy robotach budowlanych | od wymagalności roszczenia albo końca gwarancji | art. 118 KC, umowa |
| Akta osobowe i dokumentacja płacowa | 10 lat dla zatrudnionych od 2019 roku, zasadniczo 50 lat dla wcześniejszych bez raportu ZUS RIA | od końca roku ustania zatrudnienia | Kodeks pracy, przepisy przejściowe |
Teczki lokali nie mają jednego terminu w przepisach. Dlatego w rejestrze ustawiasz regułę własną, na przykład 10 lat od przeniesienia własności lokalu albo wygaśnięcia spółdzielczego prawa. Zasady dla pracowników opisuje archiwizacja akt osobowych, a pełną listę zbiera tabela okresów przechowywania dokumentów.
Rejestr dokumentów dla zarządu, działu członkowskiego i księgowości
Teczka lokalu z terminem i lokalizacją
Każda teczka ma numer lokalu, budynek, rodzaj dokumentu i pudło. System liczy koniec przechowywania i zapisuje podstawę prawną.
Import spisu z Excela
Spis z arkusza albo eksport z programu do rozliczeń czynszów wczytujesz w każdym planie i dopasowujesz kolumny do pól rejestru.
Karta udostępnień dla członków
Od planu Firma zapisujesz, komu wydano kopię uchwały, umowy albo faktury i kiedy teczka wróciła na półkę. Przy wniosku członka masz ślad wydania.
Blokada prawna
Teczka objęta sporem o opłaty, sprawą sądową albo roszczeniem z gwarancji nie trafi na listę do brakowania, dopóki blokady nie zdejmiesz.
Terminarz i protokół brakowania
Terminarz pokazuje dokumenty z końcem okresu za 30, 90 i 365 dni. Spis i protokół brakowania generujesz w PDF, a każda operacja zostaje w ścieżce audytu.
Uprawnienia według działu
Dział techniczny widzi dokumentację budynków, kadry akta pracowników, a dział członkowski teczki lokali. Plan Firma pozwala ustawić to osobno dla każdego działu.
Spisz zbiory z każdego działu
Zacznij od pudeł w piwnicy i magazynie. Dla każdej teczki albo pudła wpisz dział, rodzaj dokumentów, rocznik, budynek i miejsce. Rozdziel rozliczenia opłat od teczek lokali, bo mają różne terminy.
Ustaw reguły dla teczek lokali i budynków
Dla dokumentów bez terminu w przepisach ustaw regułę własną zgodną z instrukcją spółdzielni. Dokumentację budynków oznacz jako przechowywaną przez okres istnienia obiektu.
Zapisuj wydania kopii i wypożyczenia
Gdy członek, lustrator albo prawnik prosi o dokument, odnotuj wydanie w karcie udostępnień. Przypomnienie o zwrocie przychodzi mailem.
Brakuj z protokołem po decyzji zarządu
Terminarz pokaże rozliczenia, którym minął termin. Wyłącz sprawy w toku, zatwierdź listę i wydrukuj protokół. Procedurę opisuje brakowanie dokumentacji z terminarzem i protokołem.
Czy spółdzielnia mieszkaniowa musi mieć archiwum zakładowe
Spółdzielnia jest jednostką niepaństwową. Obowiązki archiwum zakładowego w rozumieniu ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, takie jak w urzędzie czy spółce komunalnej, dotyczą jej tylko wtedy, gdy jej dokumentację włączono do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Wtedy dochodzą kategorie A i B oraz uzgodnienia z archiwum państwowym.
Każda spółdzielnia musi jednak przechowywać dokumenty tak, żeby dało się je odszukać i wydać. Członek ma prawo do kopii uchwał, protokołów, sprawozdań, faktur i umów z osobami trzecimi. Przy kilku tysiącach członków takich wniosków jest sporo, a każdy wymaga szybkiego odnalezienia papieru. Organizację opisuje prowadzenie archiwum zakładowego, a różnice między zbiorami składnica akt w firmie.
Spółdzielnia jako zarządca wspólnot mieszkaniowych
Po wyodrębnieniu lokali wiele spółdzielni zarządza budynkami jako zarządca wspólnot. Dokumenty wspólnoty należą do wspólnoty i przy zmianie zarządcy trzeba je wydać w komplecie. Osobne konto albo osobna kategoria w rejestrze dla każdej wspólnoty pozwala wydać spis bez przeszukiwania całego archiwum. Szczegóły w tekście o tym, jak wygląda archiwizacja dokumentów wspólnoty mieszkaniowej.
Piwnica, magazyn akt i rejestr Archiwizacje
| Obszar | Piwnica albo pokój archiwum | Magazyn akt firmy zewnętrznej | Rejestr Archiwizacje |
|---|---|---|---|
| Miejsce na papier | zapewnia spółdzielnia | zapewnia przechowawca | lokalizacja zapisana w rejestrze |
| Termin z przepisem | ustala pracownik | zależy od umowy | liczony z reguły przy teczce |
| Wydanie kopii członkowi | szukanie w pudłach | zamówienie i opłata za wypożyczenie | wyszukiwanie po lokalu i karta udostępnień |
| Brakowanie | organizuje spółdzielnia | usługa dodatkowa | terminarz, spis i protokół PDF |
| Koszt | powierzchnia i czas pracy | stawka za metr bieżący lub pudło | abonament według planu |
Magazyn daje miejsce, rejestr daje terminy i ewidencję. Można je łączyć: w rejestrze zapisujesz numer pudła u przechowawcy. Ceny magazynów porównuje tekst o cenniku przechowywania dokumentów.
Pytania o archiwizację dokumentów w spółdzielni mieszkaniowej
Jak długo spółdzielnia mieszkaniowa przechowuje dokumenty?
Nie ma jednego terminu dla całego archiwum. Księgi i dowody księgowe spółdzielnia trzyma co najmniej 5 lat, dokumenty podatkowe do przedawnienia, akta pracowników 10 albo 50 lat, a dokumentację budynków przez cały okres ich istnienia. Statut, rejestr członków i uchwały zachowuje przez cały czas działania. Termin trzeba ustalić osobno dla każdego zbioru.
Jak długo przechowywać rozliczenia mediów i opłat za lokale?
Rozliczenia wody, ciepła i opłat eksploatacyjnych to dowody księgowe, więc minimum to 5 lat od początku roku po roku obrotowym. Gdy rozliczenie dotyczy sporu z lokatorem albo zaległości dochodzonej w sądzie, teczkę trzeba zatrzymać do końca sprawy. W rejestrze blokada prawna wstrzymuje wtedy brakowanie.
Czy spółdzielnia mieszkaniowa musi udostępnić dokumenty członkowi?
Tak. Członek ma prawo otrzymać odpis statutu i regulaminów oraz kopie uchwał, protokołów obrad organów, protokołów lustracji, sprawozdań finansowych, a także faktur i umów zawieranych z osobami trzecimi (art. 8¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych). Koszt kopii może pokryć członek. Dlatego archiwum musi pozwalać szybko odnaleźć konkretny dokument.
Jak długo przechowywać dokumentację techniczną budynku?
Dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą i książkę obiektu budowlanego zarządca przechowuje przez cały okres istnienia budynku (art. 63 i 64 Prawa budowlanego). Dotyczy to także protokołów okresowych kontroli i projektów późniejszych robót. Tej dokumentacji nie brakuje się po 5 latach razem z fakturami za remont.
Czy spółdzielnia mieszkaniowa musi mieć archiwum zakładowe?
Zwykle nie w rozumieniu ustawy archiwalnej, bo spółdzielnia jest jednostką niepaństwową. Obowiązki wobec archiwum państwowego pojawiają się, gdy jej materiały włączono do ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Niezależnie od tego spółdzielnia musi przechowywać dokumenty bezpiecznie i tak, żeby je wydać członkom, lustratorowi i urzędom.
Ile kosztuje program do archiwizacji dokumentów dla spółdzielni?
Rejestr Archiwizacje w planie Firma kosztuje 395 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej albo 790 zł przy miesięcznej i mieści do 100 000 dokumentów oraz 20 kont. Mniejsza spółdzielnia zacznie od planu Start za 174 zł netto miesięcznie + 23% VAT rocznie. Zakres porównasz w cenniku rejestru dokumentów.
Uporządkuj archiwum spółdzielni i terminy każdej teczki
Wczytaj spis z Excela, ustaw reguły dla teczek lokali i budynków, a terminarz pokaże, co wolno wybrakować. Plan Firma z kartą udostępnień i blokadą prawną kosztuje 395 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej.