Kto odpowiada za dokumenty firmy w upadłości
Od dnia ustanowienia syndyk przejmuje obowiązki kierownika jednostki z ustawy o rachunkowości. Oznacza to, że odpowiada za księgi, dowody księgowe, dokumentację pracowniczą i korespondencję upadłego, także tę, którą zastał w nieładzie albo rozrzuconą po kilku lokalizacjach. Zarząd upadłej spółki zwykle nie pomaga, a magazyn akt, w którym firma trzymała pudła, przestaje dostawać płatności.
W praktyce syndyk zaczyna od ustalenia, gdzie fizycznie są dokumenty: w siedzibie, w biurze rachunkowym, u zewnętrznego przechowawcy, w domu byłego prezesa. Bez spisu nie da się ani zabezpieczyć dokumentów, ani wycenić ich dalszego przechowania. Ta sama zasada obowiązuje przy likwidacji, którą opisuje tekst o przechowywaniu dokumentów po likwidacji firmy. Różnica polega na tym, że w upadłości pieniądze na przechowanie pochodzą z masy, a każdy wydatek widzi sędzia-komisarz i wierzyciele.
Co syndyk musi zrobić z dokumentacją pracowniczą
Przepisy ustawy archiwalnej są tu najbardziej konkretne. Syndyk:
- porządkuje dokumentację pracowniczą przed przekazaniem, czyli kompletuje akta i rozdziela je według okresu przechowywania,
- wskazuje przechowawcę wpisanego do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej prowadzonego przez marszałka województwa,
- zapewnia środki na przechowanie do końca okresu, czyli płaci z góry za cały pozostały czas, a nie za miesiąc,
- przekazuje dokumentację przed wykreśleniem pracodawcy z KRS albo CEIDG,
- przekazuje byłym pracownikom informację, gdzie leżą ich akta i jak odebrać dokumenty.
Jeśli masa jest pusta i środków nie da się zabezpieczyć, syndyk występuje do sądu rejestrowego o stwierdzenie braku środków. Wtedy dokumentację przejmuje organ nadzorujący byłego pracodawcę albo właściwe archiwum państwowe. To wyjątek, a nie wygodna droga: sąd najpierw sprawdza sytuację majątkową, także przez opinię urzędu skarbowego.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty upadłej firmy
Upadłość nie skraca terminów. Każdy zbiór ma swój okres, liczony tak samo jak w działającej firmie.
| Dokumenty | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć |
|---|---|---|
| Akta osobowe i płacowe pracowników zatrudnionych od 2019 roku | 10 lat | od końca roku, w którym ustał stosunek pracy |
| Akta pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem | 50 lat | od zakończenia pracy u pracodawcy |
| Akta pracowników z lat 1999 do 2018 | 50 lat albo 10 lat po złożeniu raportu ZUS RIA | od końca roku złożenia raportu RIA przy wariancie 10 lat |
| Księgi rachunkowe i dowody księgowe | co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku obrotowym |
| Dokumenty podatkowe | do przedawnienia zobowiązania, zasadniczo 5 lat | od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Zatwierdzone sprawozdania finansowe | co najmniej 5 lat | od początku roku następującego po roku zatwierdzenia |
Raport ZUS RIA to najczęściej pomijana oszczędność. Jeśli upadły pracodawca złożył raporty dla pracowników z lat 1999 do 2018, ich akta schodzą z 50 do 10 lat, a koszt przechowania tej części archiwum spada kilkukrotnie. Szczegóły zbiera strona o archiwizacji akt osobowych z terminem 10 albo 50 lat, a pojedyncze daty policzysz w kalkulatorze przechowywania akt osobowych.
Ile kosztuje przechowanie akt upadłej firmy
Przechowawcy w upadłości zwykle wyceniają usługę jednorazowo, za cały pozostały okres. Stawka zależy od liczby metrów bieżących albo teczek i od tego, ile lat dokumenty mają jeszcze leżeć. Opublikowane cenniki magazynów akt zaczynają się od około 9 zł netto za metr bieżący miesięcznie, a do tego dochodzą opracowanie, odbiór i wydawanie kopii byłym pracownikom. Zebraliśmy je w tekście o cenniku przechowywania dokumentów.
Najwięcej kosztuje czas, a nie metry. Przechowawca, który dostaje pudła bez dat, wycenia całość na najdłuższy możliwy okres, bo jedna teczka pracownika zatrudnionego przed 1999 rokiem może wymagać 50 lat. Rachunek dla spółki z 20 metrami akt w tekście o likwidacji pokazuje różnicę między 114 000 zł a 14 250 zł netto dzięki rozdzieleniu teczek według terminów, zniszczeniu dokumentów po terminie i raportom ZUS RIA. W upadłości działa to tak samo, tyle że pieniądze pochodzą z masy.
Dla syndyka to nie tylko oszczędność. Każda złotówka wydana z masy na pudła, które można było wybrakować, to złotówka mniej dla wierzycieli, a wierzyciele i sędzia-komisarz mogą zapytać, skąd taka kwota.
Jak przygotować spis akt przed przekazaniem przechowawcy
Spis zdawczo-odbiorczy jest podstawą umowy z przechowawcą i dowodem, co przekazałeś. Dobrze przygotowany spis ma przy każdej pozycji:
- rodzaj dokumentów i dział, z którego pochodzą,
- lata albo nazwisko pracownika przy aktach osobowych,
- datę zdarzenia, od którego liczy się termin, na przykład koniec roku obrotowego albo ustanie zatrudnienia,
- datę końca przechowywania i podstawę prawną,
- numer pudła i miejsce, w którym leży.
W arkuszu taki spis łatwo zepsuć jedną złą formułą, a przy kilku tysiącach teczek nikt nie sprawdzi dat ręcznie. Rejestr Archiwizacje liczy datę końca z wybranej reguły, pokazuje przepis i generuje spis oraz protokół brakowania w PDF. Dokumenty, którym termin już minął, możesz wybrakować przed przekazaniem, zamiast płacić za ich przechowanie z masy. Procedurę opisuje strona o brakowaniu dokumentacji z terminarzem i protokołem.
Jak wybrać przechowawcę dokumentów upadłej firmy
Przechowawca dokumentacji pracowniczej musi mieć wpis do rejestru u marszałka województwa. Bez wpisu przekazanie akt jest nieskuteczne i problem wraca do syndyka. Poza wpisem sprawdź trzy rzeczy: czy cena obejmuje cały okres bez późniejszych dopłat, ile kosztuje wydanie kopii byłemu pracownikowi i co stanie się z aktami, gdy sam przechowawca zakończy działalność. Kondycję firmy łatwo sprawdzić, śledząc upadłości i zmiany w KRS przed podpisaniem umowy na kilkadziesiąt lat. Pełną listę pytań do takiej firmy zawiera tekst o tym, jak wybrać firmę archiwizacyjną.
Pytania o przechowywanie dokumentów po upadłości
Kto przechowuje dokumenty po upadłości firmy?
Dokumentację pracowniczą przechowuje przechowawca wskazany przez syndyka i opłacony z masy upadłości do końca okresu przechowywania. Księgi i dowody księgowe trafiają do miejsca wskazanego przez syndyka, który zawiadamia o nim sąd rejestrowy i urząd skarbowy. Gdy w masie nie ma środków, akta pracownicze przejmuje organ nadzorujący albo archiwum państwowe.
Kto płaci za przechowywanie dokumentów upadłej firmy?
Koszt pokrywa masa upadłości. Syndyk płaci z płynnych środków masy, a gdy ich brakuje, może za zgodą sądu spieniężyć składnik majątku na ten cel (art. 365 Prawa upadłościowego). Dopiero gdy sąd rejestrowy stwierdzi brak środków, ciężar przechowania dokumentacji pracowniczej przechodzi na organ nadzorujący albo archiwum państwowe.
Gdzie były pracownik odbierze dokumenty z upadłej firmy?
U przechowawcy, któremu syndyk przekazał dokumentację pracowniczą. Informację o przechowawcy syndyk przekazuje byłym pracownikom, a jeśli jej nie mają, mogą zapytać syndyka albo sąd prowadzący upadłość. Przechowawca wydaje kopie akt i zaświadczenia potrzebne do emerytury, często za opłatą z jego cennika.
Czy syndyk może zniszczyć dokumenty upadłej firmy?
Może zniszczyć tylko dokumenty, którym upłynął okres przechowywania i które nie są potrzebne w toczących się sprawach. Musi to udokumentować spisem i protokołem brakowania. Nie wolno brakować akt pracowniczych ani ksiąg przed terminem tylko po to, żeby obniżyć koszt przechowania. Wcześniejsze wybrakowanie dokumentów po terminie jest natomiast rozsądne i obniża wydatek z masy.
Ile kosztuje przechowanie dokumentacji pracowniczej po upadłości?
Przechowawcy liczą najczęściej jednorazową opłatę za cały pozostały okres, zależną od liczby teczek albo metrów bieżących i liczby lat. Akta z okresem 50 lat są najdroższą częścią archiwum. Dlatego przed zamówieniem wyceny warto rozdzielić akta według terminu i sprawdzić raporty ZUS RIA, bo skracają okres do 10 lat.