Przechowywanie dokumentacji powypadkowej przez pracodawcę i przechowywanie dokumentacji BHP z terminem w rejestrze
Przechowywanie dokumentacji powypadkowej trwa 10 lat: tyle pracodawca trzyma protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy razem z pozostałą dokumentacją powypadkową (art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy). Szkolenia BHP i orzeczenia lekarskie idą do akt osobowych, a karty badań czynników szkodliwych zostają nawet 40 lat. Archiwizacje zapisuje każdy protokół z datą końca przechowywania i przepisem, wstrzymuje niszczenie, gdy trwa spór z ZUS albo pracownikiem, i drukuje protokół brakowania, gdy termin minie.
Sprawdź, do kiedy trzymać protokół wypadku
Rodzaj „Dokumentacja BHP i wypadkowa" jest już wybrany. Wpisz datę sporządzenia protokołu powypadkowego i dodaj go do rejestru: zobaczysz koniec okresu przechowywania i podstawę prawną. Protokół z marca 2015 roku można wybrakować od 1 stycznia 2026 roku, protokół z 2016 roku jeszcze nie. W koncie tak samo zapisujesz cały segregator wypadków z danego roku.
Rejestr i terminarz brakowania
Wybierz rodzaj dokumentu, wpisz datę i zobacz, do kiedy trzeba go przechowywać.
Dodaj do rejestru- Pozycji w rejestrze
- 0
- Do brakowania w ciągu 12 miesięcy
- 0
Nic nie znaleźliśmy. Spróbuj innej nazwy dokumentu.
Rok obrotowy firmy
| Dokument | Podstawa prawna | Przechowuj do | Status |
|---|
Rejestr jest pusty. Wybierz rodzaj dokumentu i kliknij Dodaj do rejestru.
Wyliczenie opiera się na przepisach ogólnych. Przepisy szczególne (na przykład dłuższy termin z umowy o dofinansowanie) mogą wydłużać okres, dlatego w systemie ustawiasz też reguły własne firmy.
Dlaczego dokumentacja powypadkowa leży w zakładzie dłużej, niż trzeba
W zakładzie produkcyjnym, magazynie czy na budowie dokumentacja wypadkowa rośnie co roku: protokoły, wyjaśnienia poszkodowanego, zeznania świadków, szkice miejsca, zdjęcia, opinie lekarskie, korespondencja z ZUS, rejestr wypadków przy pracy. Po dziesięciu latach to kilka segregatorów, które nikt nie chce ruszać, bo nie wiadomo, który protokół jest jeszcze potrzebny.
- Jeden termin, kilka dat. Protokół, korespondencja z ZUS i wyrok sądu w tej samej sprawie mają różne daty. Bez zapisanej daty protokołu nikt nie wie, od kiedy liczyć 10 lat.
- Sprawa w toku. Poszkodowany odwołuje się od decyzji ZUS albo pozywa pracodawcę o zadośćuczynienie. Teczka tej sprawy nie może trafić do niszczarki, nawet jeśli minęło 10 lat od protokołu.
- Zmiana specjalisty BHP. Osoba z zewnętrznej firmy BHP odchodzi, a razem z nią wiedza, co gdzie leży. Nowa osoba dostaje szafę bez spisu.
- Dane o zdrowiu. Protokoły zawierają opis urazów i dane medyczne. Trzymanie ich po terminie bez podstawy to ryzyko z RODO, a nie tylko zajęte miejsce.
Inspektor PIP pyta najpierw o rejestr wypadków przy pracy i protokoły z ostatnich lat. Rejestr archiwum z terminem przy każdej sprawie pokazuje od razu, co jest, gdzie leży i kiedy zostanie zniszczone.
Okres przechowywania dokumentacji BHP w jednej tabeli
Dokumentacja powypadkowa to tylko część papieru, który dział BHP i kadry mają w szafach. Pozostałe dokumenty mają inne terminy i liczy się je od innych dat. Tak wygląda zestawienie, które rejestr stosuje albo pozwala zapisać jako własną regułę:
| Dokument | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy z dokumentacją powypadkową | 10 lat | rejestr liczy od końca roku sporządzenia protokołu | art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy |
| Rejestr wypadków przy pracy | przepis nie podaje osobnego terminu, bezpiecznie co najmniej 10 lat jak protokoły | od końca roku ostatniego wpisu w księdze | art. 234 § 3 Kodeksu pracy (obowiązek prowadzenia rejestru) |
| Karta szkolenia wstępnego, zaświadczenia o szkoleniach okresowych | jak akta osobowe, 10 albo 50 lat | od końca roku ustania zatrudnienia | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy (część B akt osobowych) |
| Orzeczenia lekarskie z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych | jak akta osobowe, 10 albo 50 lat | od końca roku ustania zatrudnienia | art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy |
| Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych | co najmniej 3 lata | od dnia wykonania pomiaru | rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia |
| Rejestr i karty badań i pomiarów czynników szkodliwych | 40 lat | od ostatniego wpisu | to samo rozporządzenie |
| Dokumentacja narażenia na czynniki rakotwórcze lub mutagenne | 40 lat | od ustania narażenia | rozporządzenie w sprawie czynników rakotwórczych lub mutagennych w środowisku pracy |
Przepis o dokumentacji powypadkowej nie mówi, od jakiej daty liczyć 10 lat. Rejestr liczy je od końca roku sporządzenia protokołu, czyli o kilka miesięcy dłużej niż od samej daty. To bezpieczniejsze przy kontroli niż liczenie od dnia wypadku. Terminy 40-letnie zapisujesz w planie Firma jako własną regułę przechowywania i rejestr pilnuje ich tak samo jak 10 lat.
Program do przechowywania dokumentacji powypadkowej i BHP
Termin przy każdym protokole
Każda sprawa wypadkowa, segregator albo pudło dostaje datę końca przechowywania i podstawę prawną. Nie liczysz niczego w kalendarzu.
Blokada prawna na sprawę w sądzie
W planie Firma sprawę z odwołaniem od decyzji ZUS albo pozwem pracownika oznaczasz blokadą. Nie trafi do brakowania, dopóki blokady nie zdejmiesz.
Własne reguły dla pomiarów i czynników rakotwórczych
W planie Firma dodajesz regułę 40 lat dla kart pomiarów i dokumentacji narażenia. Rejestr stosuje ją do każdej nowej pozycji tego rodzaju.
Skan protokołu przy pozycji
Do sprawy dołączasz skan protokołu i zdjęcia z miejsca wypadku. Pliki leżą zaszyfrowane, każda wersja ma sumę kontrolną, a podmiana tworzy nową wersję.
Terminarz i protokół brakowania
Lista spraw, którym termin minie za 30, 90 i 365 dni, przypomnienie mailem, a potem spis i protokół brakowania w PDF do podpisu.
Uprawnienia i ścieżka audytu
Dostęp do spraw wypadkowych tylko dla BHP i kadr. Każde otwarcie, zmiana i zniszczenie zostaje w historii z datą i osobą.
Spisz segregatory wypadkowe
Jeden wiersz na sprawę albo na segregator z rokiem. Istniejący arkusz wczytujesz z Excela lub CSV i dopasowujesz kolumny.
Oznacz sprawy, których nie wolno ruszać
Odwołania do sądu, sprawy z ZUS w toku i wypadki ciężkie z roszczeniami dostają blokadę. Reszta ma zwykły termin 10 lat.
Dodaj pomiary i karty z terminem 40 lat
Karty badań czynników szkodliwych i dokumentacja narażenia dostają własną regułę. Nie zginą w jednym pudle z protokołami do zniszczenia.
Raz w roku wybrakuj to, co po terminie
Terminarz wyciąga sprawy po 10 latach bez blokady. Drukujesz spis dla firmy niszczącej i protokół brakowania do podpisu.
Segregator w dziale BHP, program BHP czy rejestr archiwum
| Segregator i arkusz | Program do obsługi BHP | Archiwizacje | |
|---|---|---|---|
| Rejestr wypadków i protokoły bieżące | ręcznie | tak, to jego główne zadanie | nie, przyjmuje zamknięte sprawy |
| Termin przechowywania przy sprawie | wpisany ręcznie albo wcale | rzadko | tak, z przepisem |
| Blokada sprawy w sporze | kartka na segregatorze | rzadko | tak, w planie Firma |
| Akta osobowe, płace i księgowość w tym samym miejscu | nie | nie | tak, jeden rejestr dla całej firmy |
| Protokół brakowania | pisany od zera | rzadko | spis i protokół w PDF |
| Koszt | czas pracownika | licencja programu BHP | od 349 zł netto miesięcznie |
Program BHP prowadzi wypadek od zgłoszenia do protokołu. Archiwizacje zaczyna, gdy sprawa jest zamknięta: pilnuje, gdzie leży, jak długo ją trzymać i kiedy można ją zniszczyć. Te same zasady obejmują archiwizację dokumentów kadrowych, w których leżą zaświadczenia o szkoleniach BHP i orzeczenia lekarskie.
Kto przechowuje dokumentację powypadkową w Archiwizacjach
Zakład produkcyjny albo magazyn
Kilka wypadków w roku, sprawy z ZUS i pomiary czynników szkodliwych. Jeden rejestr dla BHP, kadr i księgowości.
Firma budowlana
Wypadki na wielu budowach, dokumenty w biurze i w kontenerach. Rejestr pokazuje, gdzie leży każda sprawa i kiedy wolno ją zniszczyć.
Zewnętrzna firma BHP obsługująca kilku klientów
Każdy klient jako osobny dział w rejestrze. Po zmianie specjalisty spis zostaje, a nie odchodzi razem z nim.
Kadry i inspektor ochrony danych
Protokoły z danymi o zdrowiu niszczone w terminie i z protokołem, zamiast trzymania ich bez końca.
Pytania o przechowywanie dokumentacji powypadkowej
Ile lat przechowywać dokumentację powypadkową?
10 lat. Art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy nakazuje pracodawcy przechowywać protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat. Po tym okresie dokumentację można wybrakować z protokołem, chyba że sprawa jest jeszcze w sądzie albo w ZUS.
Od kiedy liczyć 10 lat przechowywania dokumentacji powypadkowej?
Przepis tego nie precyzuje. Najczęściej przyjmuje się datę sporządzenia protokołu powypadkowego. Bezpieczniej liczyć od końca roku, w którym protokół sporządzono, bo wtedy wszystkie sprawy z jednego roku mają ten sam termin i można je wybrakować razem. Tak liczy rejestr w Archiwizacjach.
Co wchodzi w skład dokumentacji powypadkowej?
Protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy z załącznikami: zawiadomienie o wypadku, wyjaśnienia poszkodowanego, informacje i zeznania świadków, szkic albo zdjęcia miejsca wypadku, opinie lekarskie, dokumenty o stanie maszyn, a także korespondencja z ZUS i wpis do rejestru wypadków przy pracy.
Kto przechowuje dokumentację powypadkową?
Pracodawca, u którego doszło do wypadku przy pracy. Może przechowywać ją sam albo oddać do zewnętrznego magazynu akt, ale odpowiedzialność za dostępność dokumentów przez 10 lat i za ich zniszczenie w terminie zostaje przy nim. Przy likwidacji firmy dokumentacja trafia do przechowawcy razem z innymi aktami.
Czy dokumentacja powypadkowa jest częścią akt osobowych?
Nie w całości. Protokół powypadkowy przechowuje się osobno, przez 10 lat. Do akt osobowych pracownika trafiają dokumenty dotyczące jego zatrudnienia, w tym karta szkolenia wstępnego BHP, zaświadczenia o szkoleniach okresowych i orzeczenia lekarskie, które mają termin akt osobowych, czyli 10 albo 50 lat.
Jak długo przechowywać dokumentację BHP?
Zależy od dokumentu. Dokumentacja powypadkowa 10 lat, szkolenia i badania lekarskie tak jak akta osobowe, wyniki pomiarów czynników szkodliwych co najmniej 3 lata, a rejestr i karty badań i pomiarów oraz dokumentacja narażenia na czynniki rakotwórcze 40 lat. Pełna lista terminów jest w tabeli na tej stronie.
Ile kosztuje program do przechowywania dokumentacji BHP z terminami?
Archiwizacje kosztuje od 349 zł netto miesięcznie w planie Start: do 10 000 pozycji w rejestrze, 5 kont, terminarz i protokół brakowania w PDF. Plan Firma za 790 zł netto dodaje blokadę prawną, własne reguły przechowywania i wypożyczenia teczek. Przy płatności rocznej płacisz połowę tej kwoty. Szczegóły są w cenniku.
Sprawdź, które protokoły wypadkowe wolno już zniszczyć
Wczytaj spis segregatorów BHP, zablokuj sprawy w toku i wydrukuj protokół brakowania dla reszty.