Grupa 1, zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku
Okres wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Jeśli pracownik odszedł w kwietniu 2025 roku, jego akta trzymasz do 31 grudnia 2035 roku.
Grupa 2, zatrudnieni w latach 1999 do 2018, pracodawca złożył raport ZUS OSW
Pracodawca, który złożył oświadczenie ZUS OSW i raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie, przechowuje ich akta przez 10 lat, ale liczonych od końca roku, w którym złożył raport ZUS RIA, a nie od roku odejścia pracownika. Raporty składa się od 2019 roku, więc dla osoby, która odeszła w 2012 roku, termin nie może skończyć się wcześniej niż z końcem 2029 roku. Raport przekazuje do ZUS dane o przebiegu kariery i wynagrodzeniach, więc dokumenty w firmie nie muszą ich zabezpieczać przez pół wieku.
Grupa 3, zatrudnieni w latach 1999 do 2018, bez raportu
Bez raportu obowiązuje dawna zasada: 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Tę grupę najłatwiej przeoczyć, bo jej akta wyglądają tak samo jak akta pracowników z raportem.
Grupa 4, zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku
Zawsze 50 lat od dnia zakończenia pracy. Raport ZUS OSW nie skraca tego okresu.
Co jeszcze wchodzi w okres przechowywania
Okres dotyczy całej dokumentacji pracowniczej: akt osobowych, ewidencji czasu pracy, kart wynagrodzeń, dokumentów urlopowych. Ten sam termin obejmuje pisemne wyniki ocen okresowych, które pracodawca odkłada zwykle do części B akt, więc warto, żeby wszystkie miały jeden układ, na przykład przygotowany w generatorze formularza oceny okresowej pracownika. Osobne okresy mają dokumentacja wypadkowa i rejestr wypadków przy pracy (10 lat) oraz dokumenty, dla których przepisy szczególne przewidują dłuższy czas, na przykład dotyczące pracy w szczególnych warunkach albo narażenia na czynniki szkodliwe.
Kiedy zaczyna biec okres
Okres zaczyna biec dopiero po ustaniu zatrudnienia. Akta obecnych pracowników nie mają terminu. Gdy pracownik wraca do firmy po przerwie, jego dokumentacja jest kontynuowana, a okres liczy się od zakończenia ostatniego zatrudnienia. W rejestrze archiwum warto zapisywać datę ustania zatrudnienia od razu po wydaniu świadectwa pracy, bo to ona uruchamia terminarz.
Informacja dla pracownika
Razem ze świadectwem pracy pracodawca informuje pracownika o okresie przechowywania jego dokumentacji i o możliwości odbioru jej po upływie tego okresu. Informacja powinna wskazywać okres właściwy dla tej osoby: 10 albo 50 lat. Treść z datą końca, terminem odbioru i zniszczenia dla konkretnego pracownika przygotujesz w generatorze informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Co po upływie okresu
Po upływie okresu dokumentację, której były pracownik nie odebrał, niszczy się w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści, a zniszczenie dokumentuje protokołem. Przechowywanie akt dłużej, niż wymagają przepisy, nie zwiększa bezpieczeństwa firmy. Zwiększa ilość danych osobowych, za które firma odpowiada na podstawie RODO.
Praktyczna lista kontrolna dla kadr
- Dla każdej teczki zapisz datę zatrudnienia i datę jego ustania.
- Sprawdź, czy i za kogo złożono raport ZUS OSW i raporty RIA.
- Przypisz okres: 10 lat od końca roku albo 50 lat od dnia zakończenia pracy.
- Dopisz lokalizację teczki, żeby odnaleźć ją przy prośbie o zaświadczenie.
- Raz w roku przejrzyj listę akt z upływem okresu i przygotuj brakowanie.
Datę dla konkretnej osoby policzysz w kalkulatorze przechowywania akt osobowych. Szersze omówienie tych samych zasad, z przykładami liczenia, znajdziesz w tekście przechowywanie dokumentacji pracowniczej: 10 czy 50 lat.