Jak długo producent przechowuje dokumentację techniczną maszyny
Co najmniej 10 lat. Dyrektywa maszynowa 2006/42/WE w załączniku VII, wdrożona w Polsce rozporządzeniem w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn, liczy ten okres od daty wyprodukowania maszyny, a przy produkcji seryjnej od wyprodukowania ostatniej jednostki. Tyle samo przechowuje się oryginał deklaracji zgodności WE.
Od 20 stycznia 2027 roku zaczyna się stosować rozporządzenie (UE) 2023/1230 w sprawie maszyn. Jego art. 10 ust. 3 każe producentom trzymać dokumentację techniczną i deklarację zgodności UE do dyspozycji organów nadzoru rynku przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu maszyny do obrotu albo oddaniu jej do użytku. Liczba lat się nie zmienia, zmienia się punkt startu: liczy się wprowadzenie konkretnej maszyny na rynek.
W praktyce różnica jest mała, bo przy produkcji seryjnej ostatnia sztuka modelu trafia na rynek niedługo po wyprodukowaniu. Duża jest za to różnica między modelem, który produkujesz od 2009 roku i dalej sprzedajesz, a modelem wycofanym w 2015 roku. Pierwszy ma termin otwarty, drugi kończy się w 2025 roku.
Okresy przechowywania dokumentacji technicznej dla innych wyrobów
Ta sama zasada 10 lat obowiązuje większość wyrobów z oznakowaniem CE, ale nie wszystkie. Tak wygląda zestawienie, które producent wielu grup wyrobów powinien mieć w jednym miejscu:
| Wyrób | Okres przechowywania | Od kiedy liczyć | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Maszyny do 19 stycznia 2027 roku | 10 lat | od wyprodukowania maszyny albo ostatniej sztuki serii | dyrektywa 2006/42/WE, załącznik VII |
| Maszyny od 20 stycznia 2027 roku | co najmniej 10 lat | od wprowadzenia maszyny do obrotu albo oddania do użytku | rozporządzenie (UE) 2023/1230, art. 10 ust. 3 |
| Sprzęt elektryczny niskonapięciowy | 10 lat | od wprowadzenia sprzętu do obrotu | dyrektywa 2014/35/UE, art. 6 ust. 3 |
| Urządzenia objęte kompatybilnością elektromagnetyczną | 10 lat | od wprowadzenia aparatury do obrotu | dyrektywa 2014/30/UE, art. 7 ust. 3 |
| Wyroby budowlane | 10 lat | od wprowadzenia wyrobu do obrotu | rozporządzenie (UE) 305/2011, art. 11 ust. 2 |
| Wyroby medyczne | 10 lat, implanty 15 lat | od wprowadzenia do obrotu ostatniego wyrobu objętego deklaracją | rozporządzenie (UE) 2017/745, art. 10 ust. 8 |
Importer, który sprowadza wyrób spoza Unii, przechowuje kopię deklaracji zgodności przez ten sam okres i musi umieć dostarczyć dokumentację techniczną na żądanie organu. Upoważniony przedstawiciel producenta ma taki sam obowiązek, jeśli tak stanowi jego pełnomocnictwo.
Co wchodzi do dokumentacji technicznej maszyny
Załącznik VII dyrektywy wymienia między innymi opis ogólny maszyny, rysunek ogólny i schematy obwodów sterowania, szczegółowe rysunki i obliczenia, dokumentację oceny ryzyka, listę zastosowanych norm, sprawozdania z badań, instrukcję obsługi i kopię deklaracji zgodności. Przy produkcji seryjnej dochodzą środki wewnętrzne, które zapewniają zgodność kolejnych egzemplarzy, czyli zapisy kontroli jakości.
Przepis nie wymaga, żeby to wszystko leżało w jednym segregatorze ani w formie papierowej. Wymaga, żeby komplet dało się zebrać i przedstawić w czasie odpowiednim do jego złożoności. W zakładzie, w którym rysunki są w systemie CAD, ocena ryzyka w dziale BHP, a sprawozdania z badań w laboratorium, właśnie to bywa najtrudniejsze.
Kto pyta o dokumentację techniczną i co się dzieje, gdy jej nie ma
Pyta organ nadzoru rynku. Dla maszyn przeznaczonych do pracy jest nim zwykle Państwowa Inspekcja Pracy, a sprawdzenie często zaczyna się od wypadku przy maszynie u klienta albo od skargi. Inspektor prosi o ocenę ryzyka, listę norm i deklarację dla konkretnego numeru seryjnego. Producent, który nie przedstawi dokumentacji, nie wykaże zgodności, a organ może nakazać wycofanie wyrobu z rynku i nałożyć karę pieniężną.
Drugie źródło pytań to spory z klientami. Roszczenie z tytułu szkody wyrządzonej przez produkt niebezpieczny przedawnia się najpóźniej po 10 latach od wprowadzenia produktu do obrotu (art. 449 ze znakiem 8 Kodeksu cywilnego). Dokumentacja techniczna i zapisy z produkcji to wtedy główny dowód producenta, więc termin dokumentacji i termin odpowiedzialności idą w parze.
Dlaczego w zakładzie produkcyjnym trudno to upilnować
Problem nie leży w samej liczbie 10 lat, tylko w tym, że każdy model i każda istotna wersja ma własny początek biegu. Zakład, który od 2008 roku wypuścił 40 modeli w trzech wersjach każdy, ma około 120 kompletów dokumentacji i 120 dat ostatniej produkcji. Część modeli dalej się sprzedaje, część wycofano dawno, a niektóre wróciły po modernizacji pod tą samą nazwą handlową.
Typowe błędy wyglądają tak:
- cała dokumentacja konstrukcyjna leży bezterminowo, bo nikt nie umie wskazać, co już wygasło,
- ktoś porządkuje archiwum i niszczy komplety starszych wersji, które wciąż obejmuje 10 lat od ostatniej sztuki,
- deklaracja zgodności jest w dziale sprzedaży, ocena ryzyka u konstruktora, który odszedł z firmy, a sprawozdania z badań u zewnętrznego laboratorium,
- po zmianie przepisów w 2027 roku nowe maszyny są liczone od wprowadzenia do obrotu, stare dalej od produkcji, a w arkuszu jest jedna kolumna z datą.
Do tego dochodzi zwykła dokumentacja firmy: faktury sprzedaży maszyn trzymasz 5 lat, umowy z klientami 8 lat od wymagalności roszczeń, a akta osobowe konstruktorów 10 albo 50 lat. Wszystko to bywa w tym samym archiwum zakładowym.
Ile kosztuje archiwizacja dokumentacji technicznej
Policzmy to na przykładzie producenta z 120 kompletami dokumentacji, z których każdy zajmuje średnio dwa segregatory, czyli razem około 24 metrów bieżących akt. Do tego dochodzi typowe archiwum takiej firmy: około 40 metrów dokumentów księgowych, kadrowych i umów.
| Pozycja | Bez rejestru | Z rejestrem w Archiwizacjach |
|---|---|---|
| Przechowanie 64 metrów akt w magazynie zewnętrznym po około 9,50 zł netto za metr miesięcznie | około 7 300 zł netto rocznie, bez końca | około 4 900 zł netto rocznie, jeśli jedna trzecia akt jest już po terminie i trafi do brakowania |
| Szukanie kompletu dla inspektora albo w sporze | dzień lub dwa pracy konstruktora i administracji | wyszukanie po modelu i numerze, spis z lokalizacją |
| Ryzyko zniszczenia dokumentacji z trwającym terminem | realne przy każdym porządkowaniu | blokada w rejestrze, protokół brakowania z podstawą |
| Rejestr z terminami | czas pracownika na arkusz | plan Firma 790 zł netto miesięcznie z własną regułą 10 lat od ostatniej sztuki |
Stawka magazynowa pochodzi z opublikowanych cenników firm archiwizacyjnych, które zebraliśmy w tekście o cenniku przechowywania dokumentów. Oszczędność na magazynie zależy od tego, ile modeli jest już wycofanych, ale prawdziwa wartość leży gdzie indziej: w tym, że komplet dla konkretnego modelu znajdziesz w kilka minut, a nie w dwa dni.
Wersję elektroniczną dokumentacji, czyli rysunki i obliczenia z CAD, warto trzymać poza komputerem konstruktora, na serwerze firmy albo w hostingu dla firm z kopią zapasową. Rejestr w Archiwizacjach wskazuje wtedy, gdzie leży papier, a gdzie pliki, i do kiedy trzeba trzymać jedno i drugie.
Jak prowadzić rejestr dokumentacji technicznej w Archiwizacjach
W planie Firma ustawiasz własną regułę dla dokumentacji technicznej: 10 lat od daty ostatniej produkcji albo od wprowadzenia do obrotu. Każdy komplet to pozycja z modelem, wersją, numerem seryjnym ostatniej sztuki, miejscem segregatora i ścieżką do plików. Gdy model wychodzi z produkcji, wpisujesz datę i rejestr liczy koniec przechowywania.
Komplety modeli wciąż produkowanych mają termin otwarty, więc nie trafią do brakowania. Komplet objęty sporem z klientem albo postępowaniem organu dostaje blokadę prawną. Raz w roku terminarz pokazuje komplety, którym minęło 10 lat, a ty drukujesz spis i protokół brakowania, jak opisujemy na stronie o brakowaniu dokumentacji. Ten sam rejestr prowadzi resztę archiwum zakładu: faktury, umowy i akta kadrowe, z terminami liczonymi automatycznie, jak na stronie o archiwum zakładowym w firmie.
Pytania o archiwizację dokumentacji technicznej
Jak długo przechowywać dokumentację techniczną maszyny?
Co najmniej 10 lat. Według dyrektywy maszynowej liczy się je od wyprodukowania maszyny, a przy produkcji seryjnej od wyprodukowania ostatniej sztuki. Od 20 stycznia 2027 roku rozporządzenie 2023/1230 liczy 10 lat od wprowadzenia maszyny do obrotu albo oddania jej do użytku.
Czy dokumentacja techniczna musi być w wersji papierowej?
Nie. Przepisy nie wymagają papieru ani trzymania całości w jednym miejscu, także poza Unią. Wymagają, żeby producent mógł zebrać komplet i przedstawić go organowi w rozsądnym czasie. Dlatego ważniejszy od formy jest spis, który mówi, gdzie leży każda część dokumentacji.
Kto przechowuje dokumentację techniczną maszyny sprowadzonej spoza Unii?
Producent spoza Unii odpowiada za dokumentację, ale importer przechowuje kopię deklaracji zgodności przez 10 lat i musi zapewnić, że dokumentację techniczną da się udostępnić organowi na żądanie. Upoważniony przedstawiciel producenta przechowuje dokumentację, jeśli wynika to z jego pełnomocnictwa.
Co po zakończeniu produkcji modelu maszyny?
Od daty wyprodukowania ostatniej sztuki zaczyna biec 10 lat przechowywania kompletu tego modelu. Warto zapisać tę datę i numer seryjny ostatniego egzemplarza od razu, bo po kilku latach odtworzenie jej z dokumentów sprzedaży zajmuje dni.