Okres przechowywania nie zależy od nośnika
Dokument elektroniczny przechowuje się tak długo, jak jego papierowy odpowiednik. Faktura w PDF ma ten sam okres co faktura papierowa: do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Akta osobowe prowadzone elektronicznie mają ten sam okres 10 albo 50 lat. Zmienia się sposób przechowywania, a nie czas.
Trzy wymagania, czyli autentyczność, integralność i czytelność
Art. 112a ustawy o VAT wymaga, żeby faktury przechowywać w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także łatwe odszukanie. To dobry standard dla każdego dokumentu elektronicznego w firmie:
- autentyczność: wiadomo, kto dokument wystawił albo dodał do archiwum,
- integralność: treść nie została zmieniona od chwili dodania,
- czytelność: dokument da się otworzyć i przeczytać przez cały okres przechowywania,
- łatwe odszukanie: dokument znajduje się po numerze, dacie, kontrahencie albo treści, bez przeglądania folderów.
Ustawa o rachunkowości dodaje obowiązek ochrony przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem albo zniszczeniem oraz obowiązek tworzenia kopii zapasowych.
Formaty plików
Wybieraj formaty, które będzie można otworzyć za 10 lat. Do dokumentów tekstowych i skanów najlepiej nadaje się PDF, a przy długim okresie przechowywania PDF/A, przeznaczony do archiwizacji. Faktury ustrukturyzowane zachowuj w oryginalnym pliku XML obok wizualizacji. Unikaj formatów zależnych od jednej wersji programu.
Skan a oryginał
Samo zeskanowanie dokumentu nie zawsze pozwala zniszczyć papier.
- Dokumentacja pracownicza: Kodeks pracy pozwala zmienić postać papierową na elektroniczną, jeśli pracodawca sporządzi odwzorowanie cyfrowe i opatrzy je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pracownika informuje się o zmianie postaci dokumentacji.
- Faktury papierowe: przepisy pozwalają przechowywać je elektronicznie, ale organy podatkowe różnie oceniały skany bez zabezpieczenia integralności. Ostrożne podejście to trzymanie oryginału do końca okresu i skanu do codziennej pracy.
- Dowody księgowe: ustawa o rachunkowości dopuszcza przechowywanie w postaci elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia ochrony i czytelności przez cały okres.
W każdym przypadku rejestr powinien mówić, gdzie leży oryginał i czy wolno go zniszczyć.
Faktury z KSeF
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Firma nie musi ich archiwizować osobno, ale powinna mieć ich rejestr razem z resztą dokumentacji danego roku: dowodami wewnętrznymi, umowami, wyciągami i fakturami spoza systemu. Tylko wtedy przy kontroli widać komplet.
Kopie zapasowe i dostęp
Archiwum elektroniczne potrzebuje kopii zapasowych w innej lokalizacji niż dane główne i regularnego sprawdzania, czy kopie da się odtworzyć. Dostęp powinny mieć tylko osoby, które potrzebują go do pracy, a każda operacja na dokumencie powinna zostawiać ślad: kto dodał, zmienił, pobrał albo usunął plik.
Brakowanie dokumentów elektronicznych
Po upływie okresu dokumenty elektroniczne brakuje się tak samo jak papierowe: spis, zatwierdzenie, protokół. Usunięcie pliku musi objąć także kopie zapasowe po ich naturalnym wygaśnięciu. Protokół jest dowodem, że dane osobowe usunięto zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania z RODO. Wzór opisujemy w poradniku protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Lista kontrolna
- Jeden rejestr dokumentów papierowych i elektronicznych z terminami.
- Formaty trwałe: PDF/A i oryginalne pliki XML.
- Suma kontrolna albo inny sposób potwierdzenia integralności.
- Kopie zapasowe w osobnej lokalizacji.
- Uprawnienia i ścieżka audytu.
- Informacja, gdzie leży oryginał papierowy.