Ile kosztuje porządkowanie dokumentacji za metr bieżący
Firmy archiwizacyjne wyceniają porządkowanie za metr bieżący akt, czyli za tyle dokumentów, ile mieści się na metrze półki. To mniej więcej 12 do 13 segregatorów z grzbietem 7,5 cm albo kilka pudeł archiwalnych. Stawka zależy od kategorii dokumentacji, bo akta kategorii A opisuje się dokładniej niż dokumenty, które za kilka lat i tak trafią do niszczarki.
Poniżej stawki z trzech publicznych cenników firm archiwizacyjnych. Wszystkie kwoty netto.
| Usługa | Stawki w cennikach | Jednostka |
|---|---|---|
| Porządkowanie dokumentacji kategorii B (B5, B10, BE10) | od 50 do 700 zł, najczęściej 300 do 650 zł | metr bieżący |
| Porządkowanie dokumentacji kategorii B50 i BE50 | około 700 zł | metr bieżący |
| Porządkowanie dokumentacji kategorii A | od 1 500 zł albo stawka godzinowa | metr bieżący |
| Dokumentacja techniczna | od 300 do 500 zł | metr bieżący |
| Porządkowanie akt osobowych (podział na części) | od 12 do 100 zł | teczka |
| Brakowanie dokumentacji kategorii B | od 100 do 250 zł | metr bieżący |
| Niszczenie z protokołem | od 31 do 220 zł albo od 0,90 do 4,80 zł za kg | metr bieżący lub kilogram |
| Praca godzinowa archiwisty | około 120 zł | godzina |
| Dopłata za pracę u klienta | 30 do 50% | do stawki podstawowej |
Rozrzut jest duży, bo pod tą samą nazwą firmy sprzedają różny zakres pracy. Najtańsza stawka zwykle oznacza ułożenie dokumentów w pudłach i spis pudeł. Najdroższa to pełne opracowanie: teczki archiwalne, opis każdej jednostki, kwalifikacja do kategorii i spis zdawczo-odbiorczy.
Co obejmuje porządkowanie dokumentacji archiwalnej
Zanim porównasz ceny, sprawdź, co wykonawca rzeczywiście robi za metr. Pełne porządkowanie dokumentacji składa się zwykle z sześciu czynności:
- Segregacja dokumentów według komórek, rodzajów spraw i lat.
- Kwalifikacja do kategorii archiwalnej (A, B z liczbą lat, BE, Bc) według wykazu akt albo przepisów.
- Wyłączenie dokumentów po terminie przechowywania do brakowania.
- Usunięcie metalowych elementów i przełożenie do teczek lub pudeł archiwalnych.
- Opis każdej jednostki: sygnatura, tytuł, daty skrajne, kategoria.
- Spis zdawczo-odbiorczy albo spis jednostek w wersji elektronicznej.
Punkty 3 i 6 decydują o tym, ile zapłacisz teraz i za kilka lat. Jeśli wykonawca porządkuje także dokumenty po terminie, płacisz za opisanie papieru, który zaraz zniszczysz. Jeśli spis trafia do szuflady jako wydruk, za pięć lat firma znowu nie wie, co gdzie leży, i zamawia porządkowanie drugi raz.
Przykład wyceny dla firmy z 40 metrami akt
Firma handlowa działa od 2008 roku. W archiwum ma 40 metrów bieżących akt: faktury, wyciągi, księgi, umowy, dokumentację kadrową i 180 teczek osobowych byłych pracowników. Przyjmijmy 500 zł netto za metr kategorii B i 40 zł za teczkę osobową.
| Pozycja | Bez spisu terminów | Ze spisem terminów przed wyceną |
|---|---|---|
| Porządkowanie dokumentacji kategorii B | 40 mb x 500 zł = 20 000 zł | 22 mb x 500 zł = 11 000 zł |
| Brakowanie i niszczenie dokumentów po terminie | wliczone w porządkowanie | 18 mb x około 220 zł = 3 960 zł |
| Porządkowanie akt osobowych | 180 teczek x 40 zł = 7 200 zł | 180 teczek x 40 zł = 7 200 zł |
| Razem netto | 27 200 zł | 22 160 zł |
Różnica, ponad 5 000 zł, bierze się z dokumentów księgowych i podatkowych. Faktury, wyciągi i deklaracje z 2019 roku i wcześniejszych mają już za sobą 5 lat liczonych od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, więc idą do zniszczenia, a nie do opisu. Teczki osobowe zostają w obu wariantach: w 2026 roku praktycznie żadnej nie da się jeszcze wybrakować, bo najwcześniejsze dziesięcioletnie okresy kończą się z końcem 2029 roku, a pięćdziesięcioletnie dotyczą osób, które odeszły z pracy przed 1977 rokiem. Ile metrów jest po terminie w twoim archiwum, zależy od lat działalności i rodzajów akt. Terminy dla poszczególnych rodzajów dokumentów zebraliśmy w tabeli okresów przechowywania dokumentów.
Spis z terminami to także lepsza pozycja w rozmowie z wykonawcą. Wysyłasz mu liczbę metrów do uporządkowania i osobno liczbę metrów do zniszczenia, zamiast zdjęć szafy i prośby o wycenę na oko.
Jak obniżyć cenę porządkowania dokumentacji
- Zmierz archiwum. Policz metry półek i pudła, osobno dla działów. Bez tego każda wycena jest orientacyjna i zwykle zawyżona o margines bezpieczeństwa.
- Spisz pozycje z latami i rodzajem dokumentu. Wystarczy poziom segregatora albo pudła, nie pojedynczej faktury. Z rodzaju i lat wynika termin przechowywania.
- Wybrakuj dokumenty po terminie, zanim zamówisz porządkowanie. Niszczenie metra kosztuje kilka razy mniej niż jego opracowanie. Jak przygotować spis i protokół, opisujemy na stronie o brakowaniu dokumentacji.
- Oddziel akta osobowe. Są wyceniane za teczkę, a ich termin (10 albo 50 lat) liczy się dla każdej osoby osobno. Zapisz przy każdej teczce rok końca okresu i zapytaj wykonawcę, co dokładnie robi z teczką za tę stawkę. Teczka, której okres kończy się w 2030 roku, i teczka trzymana do lat 60. tego wieku to różne decyzje o tym, ile warto w nią włożyć.
- Ustal, gdzie wykonawca pracuje. Porządkowanie w magazynie wykonawcy jest tańsze niż u ciebie, ale oznacza transport i czas bez dostępu do dokumentów.
- Poproś o spis w pliku. Spis w Excelu albo CSV da się wczytać do rejestru i prowadzić dalej. Wydruk trzeba przepisywać.
- Porównaj co najmniej trzy oferty na ten sam zakres. Wyślij każdej firmie tę samą liczbę metrów, kategorie i oczekiwany wynik. Przy kilku wykonawcach i różnych jednostkach (metr, kilogram, godzina) pomaga zestawienie porównania ofert od kilku dostawców w jednej tabeli, zanim podpiszesz zlecenie.
Szersza lista pytań do wykonawcy, w tym o wpis do rejestru przechowawców i koszt wyjścia z umowy, jest w tekście o wyborze firmy archiwizacyjnej.
Firma archiwizacyjna czy porządkowanie we własnym zakresie
Zlecenie ma sens, gdy w archiwum jest dokumentacja kategorii A, firma podlega nadzorowi archiwum państwowego albo przekazuje akta do archiwum państwowego. Tam opis jednostek i spis zdawczo-odbiorczy muszą spełniać formalne wymagania, a doświadczony archiwista zrobi to szybciej i bez poprawek.
Większość prywatnych firm ma jednak głównie dokumentację niearchiwalną: faktury, księgi, umowy, kadry. Taka firma nie potrzebuje opisu każdej teczki na poziomie archiwum państwowego. Potrzebuje wiedzieć, co ma, gdzie to leży i kiedy wolno to zniszczyć. To da się zrobić siłami administracji albo księgowości, jeśli ma narzędzie, które liczy terminy za nich. Przy stawce archiwisty około 120 zł za godzinę każdy dzień pracy wykonawcy to blisko 1 000 zł netto, więc warto zlecić tylko część, która naprawdę wymaga specjalisty.
Częsty i rozsądny podział wygląda tak: firma sama spisuje segregatory i pudła z rodzajem i latami, brakuje to, co jest po terminie, a firmie archiwizacyjnej zleca porządkowanie akt osobowych z długim terminem i dokumentacji kategorii A, jeśli ją ma.
Po porządkowaniu, czyli jak nie płacić drugi raz
Uporządkowane archiwum zaczyna się rozjeżdżać po pierwszym roku. Przybywają nowe roczniki, ktoś wypożycza teczkę i jej nie oddaje, a lista od wykonawcy leży w segregatorze, którego nikt nie aktualizuje. Po pięciu latach firma znowu płaci za to samo.
Archiwizacje to rejestr archiwum firmy, w którym ta lista żyje dalej. Spis od wykonawcy albo własny arkusz wczytujesz z Excela, a rejestr dla każdej pozycji liczy okres przechowywania z przepisu i zapisuje miejsce.
- Terminarz pokazuje, co dojdzie do końca okresu za 30, 90 i 365 dni.
- Spis i protokół brakowania w PDF powstają z rejestru, bez ponownego przeglądania szaf.
- Wypożyczenia i zwroty zapisują się z datą i osobą.
- Nowe roczniki dopisujesz na bieżąco, więc kolejne porządkowanie nie jest potrzebne.
Jak wygląda sama ewidencja z polami, sygnaturami i lokalizacją, pokazujemy na stronie o ewidencji dokumentów w firmie. Abonament zaczyna się od 349 zł netto miesięcznie, czyli mniej niż jeden metr porządkowania (zobacz archiwizacja dokumentów, cennik abonamentu).
Pytania o porządkowanie dokumentacji
Ile kosztuje uporządkowanie archiwum zakładowego?
Firmy archiwizacyjne liczą zwykle od 300 do 700 zł netto za metr bieżący dokumentacji kategorii B i od 1 500 zł netto za metr kategorii A, a akta osobowe od 12 do 100 zł za teczkę. Archiwum zakładowe średniej firmy to kilkadziesiąt metrów, więc koszt to najczęściej kilkanaście do kilkudziesięciu tysięcy złotych netto.
Jak zmierzyć metr bieżący akt?
Metr bieżący to dokumentacja ułożona na jednym metrze półki, mierzona wzdłuż grzbietów. Zmierz długość zajętych półek w szafach i regałach i zsumuj. Pudła liczy się według ich szerokości na półce. Orientacyjnie metr to 12 do 13 segregatorów z grzbietem 7,5 cm.
Czy dokumenty po terminie przechowywania trzeba porządkować przed zniszczeniem?
W prywatnej firmie, która nie jest pod nadzorem archiwum państwowego, nie ma takiego obowiązku. Dokumenty po terminie spisujesz na poziomie segregatorów albo pudeł, sporządzasz protokół brakowania i przekazujesz do zniszczenia. Porządkowanie ich przed niszczarką to zbędny koszt.
Ile trwa porządkowanie dokumentacji?
Zależy od liczby metrów, stanu papieru i zakresu opisu. Wykonawca podaje termin po oględzinach albo zdjęciach. Czas skraca się wyraźnie, gdy firma przed zleceniem odłoży dokumenty do zniszczenia i przekaże spis z rodzajami i latami.
Czy porządkowanie akt osobowych jest w cenie za metr?
Zwykle nie. Cenniki wyceniają akta osobowe osobno, za teczkę, bo każdą trzeba podzielić na części A do E i opisać. W 2026 roku prawie żadna teczka nie jest jeszcze po terminie, ale termin każdej warto znać przed zleceniem, bo teczka z końcem okresu w 2030 roku i teczka na 50 lat to różne decyzje o koszcie. Termin pojedynczej teczki policzysz w kalkulatorze przechowywania akt osobowych.