Skąd bierze się podział
Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dzieli dokumentację na materiały archiwalne, które mają trwałą wartość historyczną, i dokumentację niearchiwalną, która ma znaczenie praktyczne przez określony czas. Materiały archiwalne oznacza się kategorią A, dokumentację niearchiwalną kategorią B z liczbą lat, na przykład B5 albo B10, a dokumentację do oceny po upływie okresu kategorią BE.
Jednostki, w których powstają materiały archiwalne, tworzą archiwum zakładowe. Pozostałe podmioty przechowują dokumentację w składnicy akt.
Kto prowadzi archiwum zakładowe
Archiwum zakładowe prowadzą przede wszystkim organy i jednostki państwowe i samorządowe oraz podmioty, którym archiwum państwowe wskazało, że ich dokumentacja wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego. Archiwum zakładowe przejmuje materiały archiwalne z komórek organizacyjnych, przechowuje je, a po określonym czasie przekazuje do archiwum państwowego. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w takiej jednostce wymaga zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
Składnica akt w firmie prywatnej
Większość firm prywatnych nie wytwarza materiałów archiwalnych w rozumieniu ustawy. Ich dokumentacja to faktury, dowody księgowe, umowy, akta osobowe i dokumenty BHP, wszystkie z określonym okresem przechowywania. Takie firmy prowadzą składnicę akt. Nie przekazują niczego do archiwum państwowego i nie potrzebują jego zgody na brakowanie, ale muszą przestrzegać okresów przechowywania z przepisów o rachunkowości, podatkach i dokumentacji pracowniczej.
Zadania są podobne
Niezależnie od nazwy miejsce, w którym firma przechowuje akta, wykonuje te same czynności:
- przyjmuje akta z działów na podstawie spisu zdawczo odbiorczego,
- prowadzi ewidencję: sygnatury, tytuły teczek, lata, kategorie, lokalizacje,
- przechowuje dokumenty w warunkach, które chronią je przed zniszczeniem i dostępem osób nieuprawnionych,
- udostępnia akta pracownikom i organom kontroli, zapisując wypożyczenia i zwroty,
- przygotowuje brakowanie dokumentacji, której okres minął.
Zewnętrzna składnica akt
Firmy coraz częściej oddają pudła zewnętrznemu przechowawcy. To rozwiązuje problem miejsca i warunków, ale nie problem wiedzy: przechowawca nie wie, co jest w środku ani kiedy wolno to zniszczyć. Rejestr z terminami i numerami pudeł zostaje po stronie firmy.
Osobną kategorią są przedsiębiorcy przechowujący dokumentację osobową i płacową pracodawców, którzy kończą działalność. Prowadzenie takiej działalności wymaga wpisu do rejestru działalności regulowanej prowadzonego przez marszałka województwa.
Co wybrać w firmie
Prywatna firma zwykle nie wybiera nazwy, tylko sposób organizacji. Najważniejsze decyzje to:
- Kto odpowiada za składnicę akt i kto ma do niej dostęp.
- Jak działy przekazują akta: jak często i z jakim spisem.
- Gdzie leżą dokumenty: w biurze, w magazynie własnym czy u przechowawcy.
- Jak prowadzona jest ewidencja: arkusz, papierowy rejestr czy system.
- Jak często i według jakiej procedury odbywa się brakowanie.
Te zasady warto spisać w instrukcji archiwalnej. Wzór opisujemy w poradniku procedura archiwizacji dokumentów w firmie.
Jednolity rzeczowy wykaz akt w firmie prywatnej
JRWA nie jest obowiązkowy w firmie prywatnej, ale ułatwia pracę. Dzięki niemu każdy dokument ma symbol, kategorię i okres przechowywania przypisane z góry, a nie ustalane za każdym razem od nowa. Wykaz może być krótki: kilkanaście haseł obejmujących księgowość, kadry, umowy i sprawy administracyjne.